仮払金と立替金について知りたい！それぞれの特徴と合わせてわかりやすく解説。

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仮払金と立替金はどちらも一時的に出金したときに発生する勘定科目です。一時的に計上した後に正しい科目に振り替える点でも共通しており、非常に混同しやすい科目と言えます。

それぞれの科目の意味をきちんと区別して理解していないと、誤った会計処理をしてしまう恐れがあります。

本記事では仮払金と立替金の違いや特徴について詳しく解説していきますので、正しい会計処理ができるようにしていきましょう。

仮払金と立替金の意味を解説

はじめに仮払金と立替金の違いについて詳しく解説します。違いが理解できれば正しい判断基準を持つことができます。

仮払金とは

仮払金は、会社の経費として支出が発生する場合、使い道や金額が明確に決まっていないときに使用される勘定科目です。

例えば、以下のようなものがあげられます。

• 従業員の出張時に、事前に交通費や宿泊代を概算支給する。
• 取引先と接待時に、事前に食事代を概算支給する。

仮払金は会社の経費を従業員が支払う際に、従業員の金銭的負担を軽減するために会社が一時的に概算で支給するものです。

使い道や金額が確定した後は、「旅費交通費」や「交際費」など正しい勘定科目へ振り替える処理をしなければならないことを覚えておきましょう。

立替金とは

立替金は、経費にはならない支出を会社が一時的に立て替えたときに使用する勘定科目です。

例えば、以下のようなものがあげられます。

• 従業員が負担する雇用保険料を、会社が一時的に立て替える。
• 取引先が負担する郵送料を、会社が一時的に立て替える。

会社が立て替えたお金はあくまで一時的なものであり、将来的に回収する必要があります。

回収して現金が入金になったら、立替金を消す仕訳を起こします。立替金は「一時的」ということがポイントになるため、貸付金とは区別し利息は発生しません。

仮払金と立替金の共通点と相違点

仮払金と立替金の共通点

仮払金と立替金の共通点をまとめると、以下のとおりです。

• 一時的に支払いが発生する。
• 計上した後に正しい勘定科目へ振り替える。
• 貸借対照表上の「資産の部」に属する。
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仮払金と立替金の相違点

仮払金と立替金の相違点をまとめると、以下の表のとおりです。

仮払金と立替金の仕訳例

ここからは仮払金と立替金の仕訳について、具体的な例示をもとに詳しく解説します。

仮払金の仕訳例

例1．従業員の出張旅費として事前に5万円を現金支給した。

例2-1．実際の経費が仮払金より多くかかった（交通費に2万円、宿泊費に1万5千円、会議費に2万円発生した）。

※出張では5万5千円かかり、事前に支給された5万円の仮払金では5千円不足したので、貸方に不足分の金額を計上します。

例2-2．実際の経費が仮払金より少なかった（交通費に2万円、宿泊費に1万円、会議費に1万円発生した）。

※出張では4万円かかり、事前に支給された5万円の仮払金では1万円余ったので、借方に余った分の金額を計上します。

立替金の仕訳例

例1．従業員が負担すべき雇用保険料を会社が代わりに立て替えた（雇用保険料のうち、会社負担分が5万円、従業員負担分が2万円発生した）。

※雇用保険料総額7万円を会社が一時的に支払います。会社負担分は法定福利費に5万円、従業員負担分は立替金に2万円計上します。

例2．従業員の給与30万円から従業員負担分の雇用保険料2万円を天引きする。

※会社が立て替えた従業員負担分の雇用保険料2万円を貸方に計上します。従業員の手取り分28万円が現金預金から引き出されます。

仮払金と立替金の決算時の注意点

上述のように、仮払金と立替金はそれぞれ意味が違うため仕訳も異なります。そのため決算時の取り扱いについても注意が必要です。ここからは、仮払金と立替金の決算時の注意点について詳しく解説します。

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仮払金の決算時の注意点

仮払金はあくまで一時的に計上する勘定科目なので、決算時に残高があるのは望ましい状態とは言えません。仮払金残高がある場合、決算書を開示する相手である「金融機関」と「税務署」からの見方に特に注意が必要です。

金融機関の見方

金融機関から融資を受ける場合には決算書の提出が必要です。金融機関は貸し付けたお金が確実に回収できるかどうか、会社の経営状態を財務諸表を見て審査します。

仮払金の残高が少額であれば特に問題はありませんが、多額の残高があると金融機関からは使途不明金とみなされてしまうことがあります。仮払金の支払先に不正な流出が行われていないかなどの疑いがもたれるでしょう。

金融機関から確実に融資を受けるために、本来経費で処理しなければいけないものを仮払金として赤字を避けるような会計処理をしていれば、粉飾決算とみなされます。

税務署の見方

税務署は、正しく損益計算がなされ納税額が正しいかどうか財務諸表を確認します。もし多額の仮払金残高があると、役員や従業員に対する貸付金や給与を疑われます。

貸付金と疑われる場合は、貸し付けた利息について収益への計上漏れが指摘され過少申告になります。給与と疑われる場合は、源泉所得税の徴収漏れが指摘されます。

法人税の申告の際には、申告書の添付資料として仮払金残高の内訳明細書を提出する必要があります。仮払金の相手先の「名称（氏名）」「所在地（住所）」「法人・代表者との関係」「期末現在高」「取引の内容」を記載しなければなりません。

立替金の決算時の注意点

立替金は、通常相手先から返金されるものです。決算を迎えるまでには立て替えたお金を返してもらい、残高を残さないでおく必要があります。残高が残ってしまうケースは仮払金と同様に望ましいものではありません。

立て替えた相手先、金額、取引内容を確実に管理する必要があります。また、立て替えた際に契約書を取り交わしているかなどの確認も必要です。

まとめ

仮払金と立替金は非常に似ている勘定科目ですが、内容は異なります。一時的な出金が発生した時は、どちらの科目が適切な処理になるか正しい知識を身につけて判断しなければなりません。

決算を迎えるまでには残高の確認を行い、出張などの業務終了後は速やかに精算して、できるだけ残高がなくなるように努めましょう。

決算時に残高がある場合は、金融機関や税務署からの見方に多大な影響を与えるため、内訳の中身をきちんと把握しておくことが大切です。

経理部門の負担は、会社の規模が大きくなればなるほど大きくなってしまいます。可能な限り仮払金や立替金の残高を無くして経費精算業務を効率化し、経理部門の負担を軽減していくことが求められます。

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