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帳票とは?言葉の意味から知っておきたい情報までをわかりやすく解説。

事務担当者がおさえておくべき用語のひとつに帳票があります。帳票は経営活動に関するさまざまな書類を意味する用語で、特に経理業務において扱う場面が多いです。

業務の不明点をなくしスムーズに進めるには、基礎的な内容からおさえることが大切です。本記事では帳票について詳しく解説します。

目次

帳票とは

はじめに帳票の意味について解説します。帳票と似たイメージの用語および違いについても取り上げました。

経営活動に関する書類の総称

帳票は経営活動に関する書類の総称です。事業に関する取引やお金の流れを記録した書類のため、一般事務や経理との関係が深いです。

帳票と呼ばれる書類は、役割ごとにそれぞれ個別の名称がついています。そのため特定の書類を指す場合は具体的な名称を、書類全般を指す場合には帳票という呼び方をします。

なお帳票は「帳簿」と「伝票」それぞれから一文字をとって組み合わせた用語です。帳簿は会計取引やお金の管理・記録に、伝票は個々の取引の管理・記録に用いる書類です。それぞれの詳しい意味については後述します。

伝票との違い

帳票と伝票は同じような場面で使われることの多い用語ですが、正確な意味は異なります。

帳票は前述したように、経営活動に関する書類全般を意味する用語です。伝票・帳簿の両方を含む、より広い範囲の書類を指しています。

伝票は個々の取引の管理・記録に用いる書類です。伝票もさまざまな書類を総称する意味でも使われますが、帳票よりも狭い範囲を表す用語です。個々の取引を管理・記録する書類全般を単に「伝票」と呼び、それぞれの性質によって「◯◯伝票」のように細かな名称が設定されています。

このように、帳票と伝票の大きな違いは、用語が意味する範囲といえるでしょう。

証憑との違い

証憑(しょうひょう)は、取引の証拠となる書類全般を意味する用語です。具体的には以下のような書類が該当します。

 ・レシートや領収書
 ・見積書
 ・契約書
 ・請求書
 ・発注書
 ・納品書
 ・履歴書
 ・健康診断書

お金の動きを伴う会計取引に限らず、総務や人事に関する取引の書類も当てはまります。

証憑は取引の事実や結果が表された書類です。取引内容を示す証拠として活用できるもので、会計取引に関する証憑類は、記帳などの経理業務を行う際に用いられます。なお個々の取引内容を示す証憑は、伝票にも該当します。

証憑も帳票の一部といえる書類ですが、後に証拠書類として活用される点が大きな特徴です。

帳票の種類

帳票は経営活動に関する書類の総称と紹介しました。そんな帳票は、さらに以下2つのカテゴリーに分類できます。

 ・帳簿
 ・伝票

帳簿・伝票それぞれの意味や、具体的な書類の例を紹介します。

帳簿

帳簿とは企業で発生した会計取引やお金の流れを管理・記録する書類です。伝票や証憑類を用いて、企業で作成します。

帳簿は「主要簿」と「補助簿」の2種類に分けられます。主要簿とは簿記の基礎であり、貸借対照表・損益計算書などを作成するもとになる書類です。

主要簿に該当するのは以下の2種類です。

 ・仕訳帳:日々の取引を発生順に記録する書類。簿記のルールに則った仕訳を記載する
 ・総勘定元帳:取引を勘定科目別にまとめた書類。
   仕訳帳の内容を、勘定科目ごとに転記する方法で作成するのが一般的

事業主が青色申告を行う条件のひとつに、仕訳帳・総勘定元帳の作成および一定期間の管理があげられます。

補助簿とは主要簿に付随する情報をまとめ、経理業務をスムーズにするために用いられる帳票です。仕訳帳や総勘定元帳を助ける性質や、取引をより詳しく表す役割を有します。

主な補助簿として以下の6種類があげられます。

 ・現金出納帳:現金の取引をまとめた書類
 ・預金出納帳:預金口座の取引をまとめた書類。口座別に作成する
 ・固定資産台帳:パソコンや什器類など、減価償却を伴う固定資産に関して記載する書類
 ・経費帳:経費(仕入以外の支出など)を記録する書類
 ・売掛帳:掛による売上を管理・記録する書類
 ・買掛帳:掛による仕入を管理・記録する書類

なお主要簿と異なり、補助簿に作成・管理の義務は特にありません。あくまで主要簿を補う目的のため、必要性が高いものや、自社にとって役に立つもののみ作成するのが一般的です。

帳簿のなかで特に重要なのは、主要簿に該当する仕訳帳と総勘定元帳です。これらは簿記や会計のルールに従う必要があります。補助簿もある程度のルールは存在しますが、必要事項を記載し主要簿を補う役割を果たせていれば、ある程度自由なフォーマットで作成できます。

伝票

伝票は前述したように、個々の取引の管理・記録に用いる書類です。主な種類として、以下の5つがあげられます。

 ・入出金伝票:お金の出入りを伴う取引を記録する書類。
   掛の発生ではなく、お金が出入りした時点で作成する
 ・見積書:取引の内容や費用などが記載された書類
 ・請求書:代金を請求するタイミングで発行する書類。
   見積書と似た内容になるが、最終的な請求内容は請求書に基づく
 ・納品書:商品を納品した際に発行する書類。個数や種類など納品の内容が記載されている
 ・領収書:代金・報酬などを受け取った際に発行する書類

なお上記5種類のなかでも、お金の出入りを示す入出金伝票を、伝票として表現することが多いです。ほかの書類は伝票ではなく、それぞれの名称で呼ばれるのが一般的です。

帳票管理の注意点

帳票の管理にあたって、以下の2点に注意する必要があります。

 ・保存期間
 ・保存方法

帳簿管理の方法を誤ってしまうと、トラブルを招く恐れが大きいです。

保存期間

帳票は事業年度が終わったら処分していいわけではありません。法律で保存期間が定められています。

法人税法における帳票の保存期間は原則として7年間です。ただし青色申告を行なっている法人で欠損金が発生した場合、欠損金発生年の帳票は9年間保存する必要があります。

会社法上は欠損金の発生有無などの状況に限らず、帳票の保存期間は10年です。法人税法と会社法で保存期間が異なりますが、より長い期間である10年は保存しておくと安心です。

保存期間より前に処分してしまうと、ペナルティの対象になる恐れがあります。保存期間より前に会計帳簿を処分した場合、税務調査において指摘され、その年の確定申告が取り消しとなります。税務署に指示された税額の納付や、加算税が課される可能性が高いです。

会社法上では、保存義務を怠った場合の過料として100万円以下と設定されています。

ペナルティの発生を防ぐためにも、帳票の保存期間を守る必要があります。

保存方法

保存期間だけでなく、保存方法にも注意が必要です。

かつては紙で保存するのが一般的でした。手書きによってもともと紙の状態だった資料はもちろん、パソコンで作成した請求書や各種帳簿などのデータは、紙に出力したうえで保存する方法が求められていたのです。

ただし現代は、紙の帳票をスキャンによってデータ化したうえでの保存や、パソコンで作成した資料をデータのまま保存することもできます。電子データでの保存にはさまざまな要件があるため、しっかりとした確認が必要です。

紙・データいずれの場合も、要件を満たした適切な方法での保存が求められます。

まとめ

帳票とは経営取引に関する書類全般を意味する用語です。一般事務や総務、経理など、書類を扱うことが多い職種と深く関係します。

帳票はあくまでも書類の総称であり、さまざまな性質の書類が存在します。帳票を適切に扱うには、それぞれの書類の意味や特徴などをおさえることが大切です。また保存期間・保存方法にも注意が必要です。

帳票は経営活動に関する、重要性が高い書類です。事務や経理担当の方には、帳票に関する正しい知識と理解が欠かせません。

この記事の監修者

筧 智家至

グランサーズ株式会社 代表取締役CEO
公認会計士・税理士

1980年愛知県生まれ。慶應義塾大学商学部卒。
2004年に監査法人トーマツ(現:有限責任監査法人トーマツ)に入社。 2012年に税理士法人グランサーズの前身となる筧公認会計士・税理士事務所を設立。 2013年にグランサーズ株式会社の前身となるMeguro Growth Consulting Partners株式会社を設立。
スタートアップからIPO(上場)準備会社まで、あらゆる成長企業のサポートをしており、税務会計顧問にとどまらない経営を強くするためのコンサルティング、経理を中心としたバックオフィス支援サービスにより中小企業経営者の信頼と定評を得ている。
また、経理未経験者を積極的に採用し、学習と実務を同時に提供できる環境づくりに注力。経理未経験者を育て上げ、東証プライム(東証一部上場)企業へ転職させた実績多数。これまでに延べ100名以上の経理人材を育てている。

スタディジョブ 運営部

2021年生まれ。 BPOや業務効率化など企業成長のためになることがすき。 特にスタートアップやベンチャーなど新しいことに挑戦している人たちを応援するのが生きがい。 知りたい情報のリクエストも受け付けてます!

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