帳票とは？言葉の意味から知っておきたい情報までをわかりやすく解説。
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事務担当者がおさえておくべき用語のひとつに帳票があります。帳票は経営活動に関するさまざまな書類を意味する用語で、特に経理業務において扱う場面が多いです。
業務の不明点をなくしスムーズに進めるには、基礎的な内容からおさえることが大切です。本記事では帳票について詳しく解説します。
目次[非表示]
帳票とは
はじめに帳票の意味について解説します。帳票と似たイメージの用語および違いについても取り上げました。
経営活動に関する書類の総称
帳票は経営活動に関する書類の総称です。事業に関する取引やお金の流れを記録した書類のため、一般事務や経理との関係が深いです。
帳票と呼ばれる書類は、役割ごとにそれぞれ個別の名称がついています。そのため特定の書類を指す場合は具体的な名称を、書類全般を指す場合には帳票という呼び方をします。
なお帳票は「帳簿」と「伝票」それぞれから一文字をとって組み合わせた用語です。帳簿は会計取引やお金の管理・記録に、伝票は個々の取引の管理・記録に用いる書類です。それぞれの詳しい意味については後述します。
伝票との違い
帳票と伝票は同じような場面で使われることの多い用語ですが、正確な意味は異なります。
帳票は前述したように、経営活動に関する書類全般を意味する用語です。伝票・帳簿の両方を含む、より広い範囲の書類を指しています。
伝票は個々の取引の管理・記録に用いる書類です。伝票もさまざまな書類を総称する意味でも使われますが、帳票よりも狭い範囲を表す用語です。個々の取引を管理・記録する書類全般を単に「伝票」と呼び、それぞれの性質によって「◯◯伝票」のように細かな名称が設定されています。
このように、帳票と伝票の大きな違いは、用語が意味する範囲といえるでしょう。
証憑との違い
証憑（しょうひょう）は、取引の証拠となる書類全般を意味する用語です。具体的には以下のような書類が該当します。
・レシートや領収書
・見積書
・契約書
・請求書
・発注書
・納品書
・履歴書
・健康診断書
お金の動きを伴う会計取引に限らず、総務や人事に関する取引の書類も当てはまります。
証憑は取引の事実や結果が表された書類です。取引内容を示す証拠として活用できるもので、会計取引に関する証憑類は、記帳などの経理業務を行う際に用いられます。なお個々の取引内容を示す証憑は、伝票にも該当します。
証憑も帳票の一部といえる書類ですが、後に証拠書類として活用される点が大きな特徴です。
帳票の種類
帳票は経営活動に関する書類の総称と紹介しました。そんな帳票は、さらに以下2つのカテゴリーに分類できます。
・帳簿
・伝票
帳簿・伝票それぞれの意味や、具体的な書類の例を紹介します。
帳簿
帳簿とは企業で発生した会計取引やお金の流れを管理・記録する書類です。伝票や証憑類を用いて、企業で作成します。
帳簿は「主要簿」と「補助簿」の2種類に分けられます。主要簿とは簿記の基礎であり、貸借対照表・損益計算書などを作成するもとになる書類です。
主要簿に該当するのは以下の2種類です。
・仕訳帳：日々の取引を発生順に記録する書類。簿記のルールに則った仕訳を記載する
・総勘定元帳：取引を勘定科目別にまとめた書類。
仕訳帳の内容を、勘定科目ごとに転記する方法で作成するのが一般的
事業主が青色申告を行う条件のひとつに、仕訳帳・総勘定元帳の作成および一定期間の管理があげられます。
補助簿とは主要簿に付随する情報をまとめ、経理業務をスムーズにするために用いられる帳票です。仕訳帳や総勘定元帳を助ける性質や、取引をより詳しく表す役割を有します。
主な補助簿として以下の6種類があげられます。
・現金出納帳：現金の取引をまとめた書類
・預金出納帳：預金口座の取引をまとめた書類。口座別に作成する
・固定資産台帳：パソコンや什器類など、減価償却を伴う固定資産に関して記載する書類
・経費帳：経費（仕入以外の支出など）を記録する書類
・売掛帳：掛による売上を管理・記録する書類
・買掛帳：掛による仕入を管理・記録する書類
なお主要簿と異なり、補助簿に作成・管理の義務は特にありません。あくまで主要簿を補う目的のため、必要性が高いものや、自社にとって役に立つもののみ作成するのが一般的です。
帳簿のなかで特に重要なのは、主要簿に該当する仕訳帳と総勘定元帳です。これらは簿記や会計のルールに従う必要があります。補助簿もある程度のルールは存在しますが、必要事項を記載し主要簿を補う役割を果たせていれば、ある程度自由なフォーマットで作成できます。
伝票
伝票は前述したように、個々の取引の管理・記録に用いる書類です。主な種類として、以下の5つがあげられます。
・入出金伝票：お金の出入りを伴う取引を記録する書類。
掛の発生ではなく、お金が出入りした時点で作成する
・見積書：取引の内容や費用などが記載された書類
・請求書：代金を請求するタイミングで発行する書類。
見積書と似た内容になるが、最終的な請求内容は請求書に基づく
・納品書：商品を納品した際に発行する書類。個数や種類など納品の内容が記載されている
・領収書：代金・報酬などを受け取った際に発行する書類
なお上記5種類のなかでも、お金の出入りを示す入出金伝票を、伝票として表現することが多いです。ほかの書類は伝票ではなく、それぞれの名称で呼ばれるのが一般的です。
帳票管理の注意点
帳票の管理にあたって、以下の2点に注意する必要があります。
・保存期間
・保存方法
帳簿管理の方法を誤ってしまうと、トラブルを招く恐れが大きいです。
保存期間
帳票は事業年度が終わったら処分していいわけではありません。法律で保存期間が定められています。
法人税法における帳票の保存期間は原則として7年間です。ただし青色申告を行なっている法人で欠損金が発生した場合、欠損金発生年の帳票は9年間保存する必要があります。
会社法上は欠損金の発生有無などの状況に限らず、帳票の保存期間は10年です。法人税法と会社法で保存期間が異なりますが、より長い期間である10年は保存しておくと安心です。
保存期間より前に処分してしまうと、ペナルティの対象になる恐れがあります。保存期間より前に会計帳簿を処分した場合、税務調査において指摘され、その年の確定申告が取り消しとなります。税務署に指示された税額の納付や、加算税が課される可能性が高いです。
会社法上では、保存義務を怠った場合の過料として100万円以下と設定されています。
ペナルティの発生を防ぐためにも、帳票の保存期間を守る必要があります。
保存方法
保存期間だけでなく、保存方法にも注意が必要です。
かつては紙で保存するのが一般的でした。手書きによってもともと紙の状態だった資料はもちろん、パソコンで作成した請求書や各種帳簿などのデータは、紙に出力したうえで保存する方法が求められていたのです。
ただし現代は、紙の帳票をスキャンによってデータ化したうえでの保存や、パソコンで作成した資料をデータのまま保存することもできます。電子データでの保存にはさまざまな要件があるため、しっかりとした確認が必要です。
紙・データいずれの場合も、要件を満たした適切な方法での保存が求められます。
まとめ
帳票とは経営取引に関する書類全般を意味する用語です。一般事務や総務、経理など、書類を扱うことが多い職種と深く関係します。
帳票はあくまでも書類の総称であり、さまざまな性質の書類が存在します。帳票を適切に扱うには、それぞれの書類の意味や特徴などをおさえることが大切です。また保存期間・保存方法にも注意が必要です。
帳票は経営活動に関する、重要性が高い書類です。事務や経理担当の方には、帳票に関する正しい知識と理解が欠かせません。
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