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【必見】請求書の電子化するメリット・デメリットを徹底解説!

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請求書を紙で管理することが大変だと感じて、電子化に切り替えようと考えている方も多いのではないでしょうか。

そのため、こちらでは請求書を電子化する際のメリットやデメリットについて詳しく解説します。

また、併せて請求書を電子化する方法についても紹介しますので、最後まで目を通してみてください!

この記事を読んで分かること
 ・請求書を電子化するとは
 ・請求書を電子化するメリット・デメリット
 ・請求書を電子化する方法

目次[非表示]

  1. 1.請求書の電子化とは
  2. 2.請求書を電子化するメリット
    1. 2.1.メリット①:セキュリティ対策が万全
    2. 2.2.メリット➁:配送費や紙代などの経費を削減できる
    3. 2.3.メリット③:今まで発行した請求書をすぐに確認できる
    4. 2.4.メリット④:修正依頼にすぐに対応できる
  3. 3.請求書を電子化するデメリット
    1. 3.1.デメリット①:システムの導入費がかかる
    2. 3.2.デメリット➁:取引先企業次第では紙ベースを求められる
    3. 3.3.デメリット③:新しいシステムを社内に浸透させる必要がある
  4. 4.請求書を電子化する方法
    1. 4.1.方法①:ExcelやWordなどで作成する
    2. 4.2.方法➁:クラウドシステムを導入する
  5. 5.請求書を電子化して作業効率を高めよう!
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請求書の電子化とは

まずは、請求書を電子化するとは、どういうことなのか確認していきましょう。

請求書を電子化するということは、紙媒体ではなく、ネット上で請求書を発行し、PDFで取引先企業に請求書を送ることを言います。

そのため、PDF化した請求書をメールに添付したり、専用のダウウンロードページを経由したりして取引先企業に確認してもらうことになるでしょう。

また、請求書を電子化することで、作業効率化の改善など自社や取引先企業の双方において、さまざまなメリットが得られるため、次で詳しく紹介します。


請求書を電子化するメリット

こちらでは、請求書を電子化する際のメリットについて詳しく紹介します。

請求書を電子化するメリットを事前に知っておくと、請求書を電子化した方が良いかを再確認できるでしょう。

請求書を電子化するメリット
 ①:セキュリティ対策が万全
 ➁:配送費や紙代などの経費を削減できる
 ③:今まで発行した請求書をすぐに確認できる
 ④:修正依頼にすぐに対応できる


メリット①:セキュリティ対策が万全

請求書を電子化すると、セキュリティ対策を強化できます。

なぜなら、請求書を電子化すると、専用のサーバーを経由して取引相手に請求書を送れるからです。

例えば、請求書のやり取りをオンライン上のクラウドサーバーを経由すると、万が一間違えた相手に請求書を送ってしまっても、クラウドサーバーから請求書を削除するだけなので、アクシデントを未然に防げます。

また、請求書を保管するクラウドサーバーのセキュリティ対策も万全なので、情報漏洩の心配はないでしょう。


メリット➁:配送費や紙代などの経費を削減できる

請求書を電子化すると、配送費や紙代などの経費を削減できます。

特に取引先相手が多い企業や個人事業主の場合、会社ごとに封筒を用意して発送する必要があるため、思いのほか配送費がかかってしまうこともあるでしょう。

しかし、請求書を電子化することで、これら費用の大半を削減できるため、経費削減に期待できます。


メリット③:今まで発行した請求書をすぐに確認できる

請求書を電子化すると、これまでに発行した請求書をすぐに確認できます。

そのため、取引先相手から請求書の確認を依頼されたり、税務署調査で請求書の確認をされたりした際に、特定の請求書をすぐに確認できると言えるでしょう。

請求書の保管期間として、個人事業主で5〜7年間、法人で7〜10年間と定められています。

したがって、紙媒体で請求書を保管していると、請求書の保管枚数が多くなってしまい、見つけられないなどの問題が発生してしまいます。


メリット④:修正依頼にすぐに対応できる

請求書を電子化すると、修正依頼を頼まれた際にすぐに対応できます。

なぜなら、請求書を電子化した場合、請求書のフォーマットや作成履歴がデータとして保存されているため、簡単に修正できるからです。

そのため、取引先相手から修正依頼が来てもすぐに対応できるでしょう。


請求書を電子化するデメリット

次に請求書を電子化するデメリットを紹介します。請求書を電子化しようと考えている方は、デメリットも事前に知っておくと良いでしょう。

なぜなら、デメリットを知らないまま請求書を電子化した場合、後悔してしまう可能性があるからです。

請求書を電子化した際に後悔しないためにも、こちらで紹介するデメリットは事前に確認しておきましょう。

請求書を電子化するデメリット
 ①:システムの導入費がかかる
 ➁:取引先企業次第では紙ベースを求められる
 ③:新しいシステムを社内に浸透させる必要がある


デメリット①:システムの導入費がかかる

請求書を電子化する際は、基本的にシステムの導入費がかかります。そのため、電子化する際は一時的な出費は避けられないでしょう。

しかし、中長期的な目線で削減できるコストを確認すると、電子化した方がトータルコストが抑えられます。

したがって、目先のシステム導入費を気にするのではなく、中長期的な人件費や配送費などの経費を考えたうえで検討すると良いでしょう。


デメリット➁:取引先企業次第では紙ベースを求められる

取引先相手によっては、請求書を電子版ではなく、紙媒体で求めてくるところもあるでしょう。その場合は、あなたが電子版を導入しても、一度紙媒体にしてから発送する必要があります。

取引先の相手次第では、紙での請求書が必要となるケースがあることを覚えておきましょう。


デメリット③:新しいシステムを社内に浸透させる必要がある

これまで紙媒体で請求書を発行していると、電子版で発行するために新しい作業を覚える必要があります。

したがって、在籍している社員に、今までのやり方とは違うやり方で請求書を発行してもらわなければなりません。

新しいやり方に抵抗を覚える従業員や、不満を感じる従業員も少なからずいるでしょう。


請求書を電子化する方法

最後に請求書を電子化する方法を紹介します。

請求書を電子化する方法は、大きく分けて2つあります。自分で請求書のフォーマットを作成するか、クラウドシステムを利用するかです。

請求書の電子化を検討している方は、あなたに合った方法を考えておくと良いでしょう。

請求書を電子化する方法
 方法①:ExcelやWordなどで作成する
 方法➁:クラウドシステムを導入する


方法①:ExcelやWordなどで作成する

請求書のフォーマットをあなた自身で作る方法として、ExcelやWordを利用する方法があります。

マイクロソフトのオフィスに登録して請求書のフォーマットを作成すると、半永久的に電子版の請求書を発行できます。

そのため、ExcelやWordの使い方に慣れている方は、あなた自身で一度作成してみるのも良いでしょう。


方法➁:クラウドシステムを導入する

次に、クラウドシステムを利用して請求書を電子化する方法です。

クラウドシステムでは、事前に請求書のフォーマットがあるため、必要な項目を入力するだけで簡単に請求書を発行できます。

また、会社によっては、請求書の発行から管理まで全て担当してくれるところもあるくらいです。

例えば、クラウドシステムである「SUPPORT+iA」を導入すると、手間のかかる請求書の発行から長期間の保管まで全て税理士や公認会計士などの有資格者監修の元で管理してくれます。

そのため、裏方業務を全て任せたいと考えている方は、請求書の電子化以外も任せられるクラウドシステムがおすすめです。


請求書を電子化して作業効率を高めよう!

今回は、請求書の電子化についてまとめました。

請求書を電子化することで、以下のメリットが得られます。
 ①:セキュリティ対策が万全
 ➁:配送費や紙代などの経費を削減できる
 ③:今まで発行した請求書をすぐに確認できる
 ④:修正依頼にすぐに対応できる

そのため、紙媒体で請求書を作成している方は、電子化することを前向きに検討してみてはいかがでしょうか。

また、請求書の発行以外にも庶務・財務・経理・人事(労務)・総務などの裏方業務に不安を感じている方は、これら全てのサポートに対応している「SUPPORT+iA」に一度問い合わせてみても良いでしょう。


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グランサーズラボ|編集部
2021年生まれ。 BPOや業務効率化など企業成長のためになることがすき。 特にスタートアップやベンチャーなど新しいことに挑戦している人たちを応援するのが生きがい。 知りたい情報のリクエストも受け付けてます!
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