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【解説】支払通知書とは？インボイス制度開始で変更点は？

2023年10月にインボイス制度が導入されます。
インボイス制度の導入開始に伴い、「支払通知書」に変更点はあるのでしょうか。

支払通知書の役割やインボイス制度開始での変更点、注意すべきことなどをわかりやすく解説していきます。
インボイス制度とはどういう制度なのかを事前に理解して、制度が開始されてから慌てることがないように準備をしておきましょう。

支払通知書とは

支払通知書とは、ビジネスの取引きの対価に対して、代金の支払いを行う側（買手）が、受け取る側（売手）に、支払いの内容を通知するための書類です。
受け取る側（売手）が発行するのが「請求書」、支払う側（買手）が発行するのが「支払通知書」です。

例えるならば、フリーランスの記者が雑誌編集部に記事を売り込む場合は、記者が売手、雑誌編集部が買手となります。

買手が支払いをする前に、日付やビジネスの取引の内容、金額などを通知します。
そうすることで、売手とのやり取りをスムーズに進めることができます。

支払通知書は、買手と売手がお互いに内容や認識の相違がないか確認し合うという意味で大きな役割を果たします。

発行時期は？

支払い通知書は、基本的に「納品を終えたあと、請求書が発行される前」に発行します。

支払い予定の内容を先に通知することで、お互いの取引に対する認識（内容や金額など）を確認することができ、請求書のミスも防げます。

発行義務は？

支払通知書の発行義務はありません。

発行することのメリットは、取引先と交わした取引の内容や単価をお互いで再確認することができるということです。
事前に内容のすり合わせをしておけば、金額が支払われる前に取引の内容を確認し、お互いの認識を見える化できるのがメリットです。

発行する義務はありませんが、スムーズな取引ができるので円滑なコミュニケーションにつながります。

支払通知書の記載項目

支払通知書に記載する内容は以下の通りです。

・書類のタイトル
　一番上に分かりやすく記載します。

・発行年月日
　支払通知書を発行した日付を記載します。

・企業名および連絡先
　発行元の企業名や連絡先を記載します。

・宛名
　取引先の宛名を記載します。

・支払金額
　支払予定の総合計を記載します。

・取引年月日
　取引を行った日付を記載します。

・取引内容
　取引の内容を記載します。
　いくつかの取引がある場合は、１件ごとに取引内容を記載します。

・単価
　取引の単価を記載します
　いくつかの取引がある場合は、１件ごとにその単価を記載します。

・消費税額
　消費税の金額を記載します。
　いくつかの取引がある場合は、１件ごとにその消費税を記載します。

・備考
　注意事項や、その他伝えておきたいことを記載します。

・小計
　金額、消費税額の各小計を記載します。

・総合計
　単価と消費税額を合計した総合計を記載します。

・請求書の締切日

インボイス制度による変更点は？

インボイス制度の導入にあたり、仕入額控除を受けるには適格請求書（インボイス）の提出が必要となります。

適格請求書（インボイス）とは、売手が買手に正確な適用税率や消費税額などを伝える書類です。
今の請求書に、「登録番号」「適用税率」「消費税額など」の記載を追加した書類やデータのことをいいます。

では、支払通知書もインボイス制度による変更点があるのでしょうか。

詳しくみていきましょう。

インボイス制度とは？

インボイス制度とは、新しく導入される消費税の仕入税額控除の方式です。

仕入額控除とは、生産時、流通時などの取引の過程で２重３重に税がかかることのないようにするものです。
売上にかかる消費税から、仕入れにかかる消費税の金額を控除して、税が重複してかからないようにします。

この仕入額控除を受けるには、適格請求書（インボイス）が必要なのですが、適格請求書（インボイス）を発行するためには税務署に適格請求書発行事業者の登録申請をしなければなりません。

売手がインボイス制度に対応しないと、適格請求書（インボイス）を発行できませんし、適格請求書（インボイス）を受け取れなかった買手は仕入額控除ができず、納付税額が高くなってしまいます。

支払通知書の変更点

支払う側（買手）が発行する支払通知書も、請求書と同じように、仕入税額控除を受ける上で有効です。

ただし、取引相手（受手）の登録番号などの記載が必要になってきます。

適格請求書（売手が買手に対して、正確な適用税率や消費税額等を伝えるもの）としての要件を満たすことが必要になるので注意が必要です。

2024年1月からは電子帳簿保存法の改正も

「保存義務者は、国税関係帳簿の全部又は一部について、自己が最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成する場合には、一定の要件の下で、その電磁的記録の備付け及びCOMの保存をもってその帳簿の備付け及び保存に代えることができることとされています（電子帳簿保存法5①）。
(注)　「COM」とは、電子計算機を用いて電磁的記録を出力することにより作成するマイクロフィルムをいいます。電子帳簿保存法では、「電子計算機出力マイクロフィルム」という用語で定義されています（電子帳簿保存法2七）。」
引用元：国税庁「電子帳簿保存法の概要」｜国税関係帳簿書類のCOMによる保存等の制度の概要

上記のように、「電子的に受け取る取引データ」は電子データでの保存が義務付けられるのです。
支払通知書もこの対象となるため、電子メールでPDFなどで受け取った支払通知書を紙に出力した場合、そのまま紙で保存というのは認められません。

スキャナで読み取るなど、必ず電子化して保存しましょう。

まとめ

今回は、支払通知書の役割や2023年にスタートするインボイス制度に伴う変更、注意点について解説しました。

支払通知書は、その名のとおり、お金のやりとり（支払い）を通知する役割をします。
発行義務や書式、内容などは法では定められていませんが、お互いの取引内容を確認し合うときにとても役立つ書類ということが分かりました。
買手だけではなく売手にとってもスムーズで効率的な経理業務ができるので活用すると便利です。

ただ、インボイス制度がスタートした際に、売手の登録番号を事前に確認して記載したり、適格請求書の要件を満たすことが大変であれば、一度経理業務を見直してみるとよいでしょう。

この記事の監修者

筧智家至

グランサーズ株式会社代表取締役CEO
公認会計士・税理士

1980年愛知県生まれ。慶應義塾大学商学部卒。
2004年に監査法人トーマツ（現：有限責任監査法人トーマツ）に入社。 2012年に税理士法人グランサーズの前身となる筧公認会計士・税理士事務所を設立。 2013年にグランサーズ株式会社の前身となるMeguro Growth Consulting Partners株式会社を設立。
スタートアップからIPO(上場)準備会社まで、あらゆる成長企業のサポートをしており、税務会計顧問にとどまらない経営を強くするためのコンサルティング、経理を中心としたバックオフィス支援サービスにより中小企業経営者の信頼と定評を得ている。
また、経理未経験者を積極的に採用し、学習と実務を同時に提供できる環境づくりに注力。経理未経験者を育て上げ、東証プライム（東証一部上場）企業へ転職させた実績多数。これまでに延べ100名以上の経理人材を育てている。

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