バックオフィス業務とは？業務内容や現在の傾向を解説。

近年、企業経営においてバックオフィス業務の効率化に注目が集まっています。バックオフィス業務の効率化が、コア業務へのリソースの集中やコスト削減などにつながり、結果的に企業の売上や利益の向上に寄与するからです。

今回はバックオフィス業務とは何かを説明しながら、具体的な業務内容や効率化のメリットなどを紹介します。

バックオフィス業務とは？

バックオフィス業務とは、顧客と直接対峙することのない経理や総務、人事、法務、財務などの業務を指します。

一方、営業や販売など、顧客と直接対峙してやりとりを行う業務はフロントオフィス業務と呼びます。

フロントオフィス業務は会社の利益や売上に直結する業務が多く、バックオフィス業務はフロントオフィス業務をサポートする役割を果たします。また、バックオフィス業務による事務手続きなどは、会社の維持や運営にも欠かせません。

バックオフィス業務の職種例

経理 

経理は、会社の収支や支出を管理する業務です。具体的には、売上、仕入、給与、税金、保険などを管理します。また、会社の事業活動における利益や資産、負債をまとめた決算などを行うことも、経理業務のひとつです。

財務

財務は、会社の運営資金を確保するための業務です。具体的には、銀行からの融資や株式の発行、投資などを行います。経理業務と混同されることが多いですが、経理はすでに使った過去のお金を管理し、財務は将来使うためのお金を管理するという違いがあります。

人事 

人事は、社員の採用、教育、評価、配置など人材に関する業務全般を担います。人と接するためフロントオフィス業務と思われがちですが、利益や売上に直接つながる業務ではないため、バックオフィス業務になります。

法務

法務は、会社の法律関連の事務業務を担当します。法律に基づく契約や取引、コンプライアンス対応、顧客や取引先とのトラブルへの法的応対、社内規定の整備などが主な業務です。

総務

総務は、福利厚生や情報セキュリティの管理、株主総会の運営など、会社のさまざまな業務を担います。他部署では扱わない業務はすべて総務業務が担当していると言っても過言ではないほど、業務のカバー範囲は広いです。

営業事務

営業事務は、メインの営業担当者が営業活動に集中できようサポートする役割を果たします。見積書や資料の作成をしたり、顧客からの問い合わせに対応したりするのが主な業務です。

バックオフィス業務の課題

人手不足

バックオフィス業務では、人手不足が課題となっています。バックオフィス業務のなかでも、経理や財務、法務などの業務は専門的な知識が必要ですが、スキルを持った優秀な人材を採用するのは簡単ではありません。

多くの人材が集まる大企業では人材不足が問題になることは少ないですが、スタートアップ企業やベンチャー企業、中小企業では、スキルを持った人材の採用に苦慮しているのが現状です。これから労働人口が減少していけば、人材確保もますます難しくなっていくでしょう。

問い合わせ対応などでの業務中断

バックオフィス業務は、フロントオフィス業務のサポートや事務作業を担う業務なので、当然フロントオフィス業務を行う人からの問い合わせにも対応しなければなりません。また、急な資料作成やトラブルの対応などを頼まれることも。

そういった問い合わせや依頼が来れば、その都度、自分が行っている業務を中断して対応する必要があります。その結果、バックオフィス業務の担当者が多くの業務を抱え込んでしまうケースもあります。

バックオフィス業務を効率化するメリット

コア業務への集中

バックオフィス業務を効率化すれば、コア業務に集中できるようになります。バックオフィス業務は売上に直結するわけではありませんが、面倒な手続きが必要な業務や、期限が決まっている業務が多く、どうしても業務の優先度が高くなってしまうケースが多いです。その結果、売上や利益につながるコア業務に充てる時間が少なくなってしまいます。

そういうときには、後ほどご紹介するオンラインアシスタントやアウトソーシングを上手く活用することでバックオフィス業務を効率化し、コア業務に集中して売上の向上や事業の拡大につなげましょう。

コスト削減

バックオフィス業務を効率化には、コストを削減できるというメリットもあります。例えば、オンラインアシスタントやアウトソーシングを活用してバックオフィス業務を効率化する場合、イニシャルコストはかかりますが、バックオフィス業務の担当者を採用するための採用活動費や、採用したあとの人件費などがかからなくなるため、中・長期的に見るとコストの削減につながるのです。

従業員満足度の向上

バックオフィス業務の効率化は、従業員満足度の向上にもつながります。バックオフィス業務は集中力や作業量を要する業務が多いため、心理的にも肉体的にも負担を強いられます。人材不足によって、バックオフィス業務の担当者が少なければ尚更です。

心理的・肉体的な負担が大きいと、従業員満足度が下がり、作業効率も悪くなってしまうでしょう。

しかし、バックオフィス業務の効率化ができれば、担当者の負担が減り、労働時間が短くなってライフワークバランスを改善でき、従業員の満足度が向上するはずです。

バックオフィス業務を効率化する方法

業務の自動化

業務効率化の方法に、業務の自動化があります。業務の自動化を行う方法として、近年はRPAの導入が進んでいます。RPAは（ロボティック・プロセス・オートメーション）の略称で、ルールエンジンやAIなどの技術を備えたソフトウェアのロボットです。データの収集・集計・入力などの単純な事務作業を自動化できるので、誤入力や入力漏れなどのヒューマンエラーをなくしながら、業務をスピーディーに進めることができます。

アウトソーシング

社外の優秀な人材に代行してもらうアウトソーシングを導入し、経理・財務・総務業務などのバックオフィス業務を効率化する企業も増えています。

企業でアウトソーシング（＝外部委託）を活用すれば、専門知識を必要とするバックオフィス業務でも専門のアウトソーシング業者に委託することが可能。バックオフィス業務を外部に委託すれば、自社の従業員がコア業務に集中できるようになります。

オンラインアシスタント

オンラインアシスタントを利用すると、バックオフィス業務をオンライン上でサポートしてくれます。サービスによっては、定型業務のアウトソースだけでなく、未整備の業務フローを一緒に構築してくれるケースもあります。とくに起業時や新規プロジェクトの発足時などに利用すれば、コア業務に集中しつつ、バックオフィス業務の効率化やフローの構築を進められますよ。

バックオフィス業務の効率化なら『グランサーズ株式会社』に相談！

税理士法人を母体に持つ『グランサーズ株式会社』は、バックオフィス業務効率化の相談をするのに最適です。オンラインアシスタントの運営もアウトソーシングサービスの提供も行っています。

オンラインアシスタント『SUPPORT+iA』は、公認会計士や税理士が業務のサポートを監修しています。専門性の高いスタッフによる、ハイクオリティな成果を期待できます。また、月3万円からの小ロット依頼ができるのもグランサーズならでは。初めてオンラインアシスタントを使う方にもおすすめです。

社内リソースだけで業務効率化に取り組めない場合は、グランサーズの常駐型アウトソーシング」を導入してみましょう。優秀な人材が自社内に常駐して業務に対応してくれるのがうれしいポイント。訪問頻度や回数、時間などの希望を相談することもでき、さまざまなご要望に柔軟にお応えすることができますよ。

まとめ

今回は、バックオフィス業務について紹介しました。

バックオフィス業務は顧客対峙する業務ではなく、売上や利益に直結するわけではありません。しかし、会社の運営をサポートする重要な役割を果たします。効率化する際は、しっかりとメリットなどを見定め、適切な方法で効率化を行うようにしましょう。