オンラインミーティングとは？スムーズに進めるために押さえたいポイントを解説！

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リモートワークの浸透や技術の発展により、Web上で行うオンラインミーティングの注目度が高まっています。オンラインミーティングの利用比率は年々高まっているため、経験したことのある方も多いでしょう。
オンラインミーティングにはさまざまなメリットがありますが、スムーズに進めるために押さえたいポイントも存在します。
ちょっとした工夫が、ミーティング全体のクオリティはもちろん、ミーティング相手との関係性にも影響を与える可能性が高いです。

本記事では、オンラインミーティングについて、知っておきたい内容を解説します。

オンラインミーティングとは

オンラインミーティングとはオンライン、すなわちネット上で行うミーティングです。

物理的な距離に関係なく、会議ツールで作成したルームなどに集まってミーティングを開催できます。

近年はリモートワークの浸透により、時間や場所を問わない働き方をする人が増えています。また社会情勢の変化により、県を跨ぐ移動や人との接触を最小限にするべきという考えを持つ人も多いです。
このような変化により、物理的な対面ではなく、Webで実施できるオンラインミーティングが急速に広まりました。

オンラインミーティングには、物理的な対面によるミーティングには存在しないメリットが多数あります。
上手く活用できれば、より効率的な業務や関係性の構築ができる可能性が高いです。

オンラインミーティングのメリットとは

オンラインミーティングには以下のようなメリットがあります。

・ミーティングのために移動する手間がなくなる
・資料の共有がしやすい
・メモや議事録がとりやすい

それぞれ詳しく解説します。

ミーティングのために移動する手間がなくなる

オンラインミーティングの大きなメリットは、ミーティングのために移動する手間がなくなる点です。
時間や交通費の節約はもちろん、移動そのものに対する労力の消費も抑えられます。

会場まで移動が必要な場合、ミーティング前後でも時間をとられてしまいます。移動時間が長くなると、その分業務の調整や時間の確保が必要です。また忘れ物をしてしまった場合の対処が困難です。

オンラインミーティングであれば、ミーティングのために移動する必要がありません。そのため移動における手間が発生せずに済みます。

オンラインミーティングならではの手間は存在しますが、移動が必要な場合に比べトータルでの労力が小さい場合が多いです。

資料の共有がしやすい

資料の共有がしやすい点も、オンラインミーティングの大きなメリットです。

直接対面で行うミーティングの場合、、スムーズな情報共有のためには、紙資料やプロジェクター用資料などの用意が求められます。資料を作成するだけでなく、紙の場合は印刷して参加者分を用意、プロジェクターの場合は文字や色などの調整も必要です。
このように資料を共有するためには、大きな労力がかかってしまいます。

オンラインミーティングならメールで資料を送るなど、資料の共有が容易です。
Web会議ツールによってはミーティング中に画面共有ができるため、何かを見せながらの説明も簡単に行えます。

このように資料の共有がしやすいため、ミーティングにおける負担の大幅な削減が可能です。

メモや議事録がとりやすい

メモや議事録の取りやすさも、オンラインミーティングのメリットとして挙げられます。

直接対面してミーティングを行う際、PCでメモする際のタイピング音が気になる場面があります。
リアクションを求められることも多いため、ミーティングしながらのメモは難しいです。
紙でメモする場合は、より難易度が上がります。

オンラインミーティングはPCを操作しながら進めるのが前提なため、メモや議事録の作成で必要以上に気を使わずに済みます。
Webで共有された資料のスクリーンショットができれば、より手軽なメモや記録が可能です。

円滑なミーティングの実現につながる要素です。

オンラインミーティングをスムーズに進めるためのポイントとは

オンラインミーティングをスムーズに進めるために押さえたいポイントとして、以下の4点が挙げられます。

・目的や条件に合ったツールを選ぶ
・入念な事前準備をする
・端末・ネット環境を整える
・話し方やちょっとした雑談などが大切

それぞれ詳しく解説します。

目的や条件に合ったツールを選ぶ

オンラインミーティング用のツールにはさまざまなものがありますが、その中から目的や条件に合ったツールを選ぶことが大切です。
自社に適したツールの活用は、円滑で有意義なオンラインミーティングの実現に役立ちます。

事前に明確化したいポイントとして以下が挙げられます。

ミーティングの参加人数

ツールによって最大参加者数や安定した通信が可能な人数が違う可能性があります。
オンラインミーティングの開催頻度：有料プランを利用する場合、頻度によってお得なプランやツールが異なります。

ミーティングで必要な機能

ミーティングのイメージをしながら機能の絞り込みをしましょう。

操作性

手軽さを重視するか、多少難しくても機能性を重視するかによって、適したツールが異なります。

数あるオンラインミーティングツールから適切なものを選ぶためには、まずは目的・条件の明確化を行うと効率的です。

入念な事前準備をする

スムーズなオンラインミーティングのためには、入念な事前準備も必要です。

オンラインミーティングは効率的に進めやすい会議手法ですが、準備不足ではむしろ手間が増えてしまう恐れがあります。
準備の手間は対面のミーティングより小さいですが、だからこそ入念かつ確実な対応が必要です。

オンラインミーティングに向けて実施したい準備を紹介します。

議題共有

通常のミーティングと同様、参加者間での議題共有が必須です。

ミーティングルームの用意

事前にルームの設定ができる場合、ミーティング予定日までに用意しておくとスムーズです。URLの共有も行います。

リマインダーの設定

移動や大かがりな準備が必要ないからこそ、ミーティングを忘れてしまう恐れがあります。ミーティングが決まり次第、リマインダーを設定すると安心です

オンラインミーティングでのトラブルを防ぐうえで、準備は非常に重要です。

端末・ネット環境を整える

オンラインミーティングの前に、端末やネット環境を整える必要があります。

オンラインミーティングはスマートフォンでも行えるケースが多いです。しかし画面共有やミーティングと並行したメモなどを行う場合、PCやタブレットの方が便利です。
オンラインミーティングを不便なく行うには、適切な端末を用意する必要があります。

またネット回線が不安定では、スムーズなオンラインミーティングができません。
そのため事前に通信速度などの確認を行い、もし不安定であれば設備の見直しをする必要があります。

余裕を持って準備できるよう、ミーティングが決まり次第なるべく早めに行うのがおすすめです。

話し方やちょっとした雑談などが大切

オンラインミーティングは、話し方や雑談などを意識することが大切です。

オンラインミーティングは対面と比べると表情や仕草による非言語情報が少なく、どうしても冷たい印象を与えやすくなります。ミーティングの内容に関係なく良くない印象を持たれてしまうのは非常に勿体無いです。
そのためオンラインミーティングでは、明るい声や優しい語尾など、普段よりも話し方に注意すると効果的です。ただしミーティング相手や内容によるため、その場に合わせた話し方を意識しましょう。

またオンラインミーティングは、どうしても雑談が生まれにくい環境です。しかし良好な関係は、雑談によって生まれるケースも少なくありません。
オンラインミーティングでは対面のミーティングより、あえて意識的に雑談を行うようにしましょう。
ただし、当然ですが雑談のし過ぎは逆効果です。雑談と本題の上手いバランスを取るためには、オンラインミーティングの場数を踏んで慣れていく必要があります。

まとめ

オンラインミーティングは労力の削減や効率化の実現などを期待できるミーティング方法です。
一方で事前準備や話し方など、オンラインミーティングならではの注意点も存在します。

スムーズなオンラインミーティングを実施するためには、コツやポイントを押さえることが大切です。

オンラインミーティングの実施に際して、本記事が参考になれば幸いです。

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