業務効率化の進め方を徹底解説！効率化しやすい業務を中心におすすめのツールをご紹介
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昨今の日本では、少子高齢化や人手不足によって、企業のあり方や働き方を大きく変える必要が出てきています。新型コロナウイルスの流行によって、その流れはさらに加速していくことでしょう。
企業が取り組まなければいけない課題の一つに、「業務効率化」があります。業務効率化によって「ムリ・ムダ・ムラ」を省くことで、生産性の向上も期待できます。
しかし、「実際にどうやって業務効率化を進めたらよいのか」とお悩みの経営者の方もいるのではないでしょうか？
そこで今回は、業務効率化の進め方や、手法・アイデア、成功のポイント、そしておすすめのツールも紹介したいと思います。
業務効率化に取り組まれる経営者の方は、ぜひ参考にしてください。
業務効率化とは
「業務効率化」とは、その名のとおり、社内の業務を効率的に行えるようにする取り組みです。
業務を効率化させるためには、業務の「ムリ・ムダ・ムラ」を排除することが重要といわれています。
膨大な業務量によって従業員に大きな負担がかかっている「業務のムリ」。
余計な業務プロセスが多い「業務のムダ」。
業務を行う部署や季節によって、業務量に偏りが出てしまう「業務のムラ」。
この3つを軽減することで、業務を効率的に進められるようになります。
なお、「業務効率化」と「生産性の向上」は目的が異なるので注意してください。生産性の向上は、限られたリソースや時間で最大限の成果を生み出すことに焦点を当てています。生産性を向上し、企業の業績を改善するための手段の一つが、業務効率化だと理解しましょう。
業務効率化のメリット
業務効率化に取り組むことによって、主に2つのメリットが期待できます
1つ目は、労働時間・労働コストの削減です。業務効率化でムリ・ムダを省くことにより、従業員の負担が軽減して残業を減らすことができます。残業が減れば必然的に労働時間も減り、さらに残業代を支払う必要もなくなるでしょう。また、従業員が会社にいる時間を減らすことで、電気代やエアコン代などの光熱費も削減できます。
2つ目は、従業員の満足度アップです。業務の負担や残業が減れば、従業員のワークライフバランス実現につながりやすくなるはず。ワークライフバランスを実現できれば、従業員のモチベーションが上がるのはもちろん、優秀な人材を確保しやすくなり、結果的に会社の事業拡大や売上アップに結びつくことになるでしょう。
業務効率化の手法・アイデア
時短テクの活用
業務でパソコンを使用するときは、ショートカットキーを活用しましょう。社内研修やセミナーを開いて、従業員に指導するのも一案です。
ちなみ、下記のショートカットキーは初心者でもすぐに覚えられるので、すぐに取り入れてみてください。
「Ctrl」＋「A」 → 文章を全選択
「Ctrl」＋「Z」 → 操作を元に戻す
「Ctrl」＋「S」 → ファイルの保存
「Alt」＋「Tab」 → アプリやウィンドウを切替
業務マニュアルの効率化
業務マニュアルは、誰が読んでも理解しやすいような内容にしましょう。
業務マニュアルで業務全体の流れを理解できないと、業務の効率化は図れません。文章だけのマニュアルにするのではなく、写真や絵、図や表などを用いることも、マニュアルのわかりやすさにつながります。
また、1日の業務の流れを把握しやすいよう、業務フローチャートを作ることもおすすめです。業務フローチャートがあれば、1日のうち、どのタイミングでどんな業務があり、どのように作業すればよいのか、マニュアル・フローチャートの双方から確認することができます。
ツール・システムの導入
業務効率化を進めるためには、ツールやシステムを導入することも有効な手段です。社内でのコミュニケーションや、情報共有に時間がかかっているのなら、チャットツールやグループウェアを導入しましょう。
チャットツールを導入すれば、専用のチャットで簡単に社内外とのやりとりが取れるようになり、メッセージ送信やデータ共有などの時間を削減できます。
また、グループウェアを使えば、社内全体でのドキュメント共有やスケジュール管理などをオンライン上で行えるため、業務効率化に一役買ってくれるでしょう。
さらに、勤怠管理や営業管理、生産管理ができるシステムを利用することも可能です。予算や目的にあったツール・システムを選択して、うまく活用してみてください。
業務の自動化
繰り返し行うような単純な業務は、自動化しておくと便利です。
例えば、業務でExcelやWordなどを使用する機会が多い場合には、「マクロ機能」を活用しましょう。自分が行った操作をExcelに記録させたりすることができ、ボタン1つで作業を完結させることが可能となります。作業効率を格段に上げられるでしょう。
アウトソーシングの活用
経理・財務・総務業務などのバックオフィス業務に追われて、コア業務に集中できない環境であれば、社外の優秀な人材に代行してもらう「アウトソーシング」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
多様なアウトソーシングの中でも、業務のクオリティの高さや信頼性を重視する場合には、『グランサーズ株式会社』がおすすめです。
『グランサーズ株式会社』は、税理士法人を母体に持ち、公認会計士が運営している経理アウトソーシングです。経理・財務業務はもちろん、人事・労務、総務などのバックオフィス業務全般を代行してくれます。
『グランサーズ株式会社』は、オンライン・オフラインの双方から業務をサポートしてくれるのが魅力。
オンラインでは、財務・経理業務に強いオンラインアシスタント・秘書サービス『サポーティア（SUPPORT+iA）』を利用できます。『SUPPORT+iA』は、公認会計士や税理士の監修によるクオリティの高さと信頼感のある業務代行が特徴です。
また、専門性の高いスタッフが会社に常駐してオフライン業務にも対応してくれます。訪問頻度や回数、時間などの希望を相談することも可能。優秀な人材が会社に常駐してくれれば、業務効率化も進めやすくなるでしょう。
業務効率化成功のポイント
業務フローの可視化
業務効率化を実現するために、まずは業務フローの可視化を行いましょう。自社の業務が実際にどのような手順で進められているのかをしっかり把握しなければ、どの業務を効率化すべきなのかわかりません。
業務フローを可視化して、業務内容を社内全体で把握できれば、自ずと改善すべきポイントが見えてくるはずです。
業務マニュアルの統一
また、業務マニュアルの統一化を図ることも重要です。マニュアルのフォーマットやテンプレートを同じにしておけば、それぞれのマニュアルで内容を比較したり、資料を流し込んだりできるので、資料を一から作る手間が省けます。
また、マニュアルが統一されていれば従業員が理解しやすくなるので、業務のミスが減って作業のクオリティアップが期待できるでしょう。
効率化できそうな業務の洗い出し
業務内容をすべて効率化しようとすると膨大な時間や工数がかかるので、かえって非効率になってしまいます。そういう事態を避けるためにも、まずは効率化したい業務を洗い出しましょう。
業務を洗い出す際には、前述した「業務フローの可視化」を行った上で、効率化できそうな業務をピックアップしてください。また、従業員にヒアリングを行って、省略したい業務や、無駄だと感じている業務の内容を聞き出すのも有効な手段といえます。
まとめられる業務はまとめる
別々の部署で似たような業務を行っている場合には、思い切って業務内容を一方に集約してみてください。
そうすれば、もう一方の部署に余裕ができるので、別の業務を振り分けられるようになります。また、業務を集約することで、情報共有しやすくなるというメリットもあります。
ちなみに、会議などに時間を取られている会社は、会議も一つにまとめてしまいましょう。会議や移動に要する時間を短縮すれば、その分の時間を業務に充てられます。
効率化できそうな業務から効率化を着手
業務効率化を行う際には、効率化しやすいか・効率化しにくいかを見極めて、優先順位をつけましょう。そして、効率化しやすい業務から着手するようにしてください。なぜなら、効率化しにくい業務は成果に結びつきにくいため、途中でやる気が失われて業務効率化を断念してしまう可能性があるからです。
まずは、フォーム記入、申請・承認関連、顧客対応などの効率化しやすい業務から効率化に取り組むのがおすすめです。
業務効率化を行う際の注意点
業務の効率化は一気に進めない
ここまで業務効率化の手法・アイデアや、成功のポイントをお伝えしてきましたが、すべての方法を一気に着手しないようにしてください。一度にすべてを実行してしまうと、どんなに有効なアイデアや手法も中途半端に終わってしまい、結果的に何の成果も得られないという最悪の事態を招く可能性があります。
まずは、自社の環境や従業員の人数などを踏まえた上で、現実的なプランを遂行するようにしましょう。
目標や目的を明確にする
業務効率化の目標や目的を明確にし、きちんと社内で共有しましょう。
目的がはっきりしていないと、業務効率化のための手段・アイデアを実行することが「目的化」されてしまいます。いわゆる、「手段の目的化」が起こってしまうのです。
業務効率化の先にある労働時間・労働コストの削減や従業員満足度の向上、そしてそれらが事業拡大や業績アップにつながるというところまで見据えることが重要です。
効果を検証する
業務効率化を行うときは、必ずPDCAサイクルを回して効果を検証しましょう。業務効率化に取り組みさえすれば、必ず成果を上げられるわけではありません。場合によっては、業務のクオリティが下がったり、業務が機能しなくなったりする可能性も否定できません。
作業時間や人件費は削減できているのか、ミスの発生頻度は減っているのか、それとも増えているのかといった観点から、業務効率化の効果を確かめてください。
過度な成果を求めない
業務効率化に過度な成果を求めると、従業員のプレッシャーになる恐れがあります。その結果、ミスを頻発するようになり、顧客からのクレームにつながってしまう可能性もあります。
短期的な成果にはあまりこだわらず、中長期的な視点をもって少しずつ業務効率化を進めるようにしましょう。
業務効率化におすすめのツール
グループウェア
オンライン上でドキュメントの共有やスケジュール管理などができるグループウェアは、従業員が出社しているときだけでなく、リモートワーク時の業務効率化にも役立ちます。
グループウェアとして最も有名なサービスとしては、「サイボウズOffice」が挙げられるでしょう。中小企業を中心に、6万9,000社以上で導入されています。
「サイボウズOffice」には、「スケジュール」「掲示板」「ファイル管理」「メッセージ」などの豊富な機能が搭載されています。一つのツールで複数の役割を果たしてくれるのが嬉しいポイントです。「サイボウズOffice」を導入するだけで、さまざまな業務を効率化できるかもしれません。
チャットツール
メッセージの送信やファイルの共有をスムーズに行いたい場合は、ビジネスチャットの導入がおすすめです。社内外とのコミュニケーションがスピーディーになり、業務の効率化につながります。
チャットツールで代表的なのは、「Chatwork」と「Slack」です。
Chatworkでは、「チャット」「タスク管理」「ファイル管理」「ビデオ／音声通話」などが可能。30万社以上が利用しており、利用者数は国内No.1となっています。
一方Slackは、世界の約150カ国で、75万社以上の会社に利用されているのが特徴。複数のチャンネルを作ることができ、部署やプロジェクトごとにわけてコミュニケーションを取ることができます。また、ほかのツール・アプリと連携できるのも便利です。
RPA
RPAを利用すれば、定型業務を自動化できます。RPAとは「Robotic Process Automation」の略語で、「ソフトウェアロボット」のことを指します。バックオフィス業務などの単純作業をロボットが正確に処理してくれるため、業務の時間や負担を大幅に軽減することが可能です。
RPAにはプログラミングが必要なく、パネルを使うだけで簡単に操作できます。
ただし、デスクトップ型、サーバー型によって動作環境が異なるため、事前に確認したほうがよいでしょう。
ちなみに、アウトソーシングの活用でご紹介した『グランサーズ株式会社』でも、クライアント向けにRPAによる自動化支援を積極的に取り入れています。
タスク・プロジェクト管理サービス
タスク・プロジェクト管理サービスを用いれば、部署やチーム単位でのタスクやプロジェクトを可視化できます。タスクの管理だけでなく、カレンダーやチャット機能も搭載しているため、タスクの進捗状況やスケジュールの共有をスムーズに行うことが可能です。
タスク・プロジェクトの状況について社内の関係者全員が把握できれば、連携ミスなど減って作業効率が改善されるでしょう。
タスク・プロジェクト管理サービスでは、「Backlog」や「Trello」などが多くの企業に導入されています。
まとめ
今回は、業務効率化について紹介しました。
業務を効率化するためには、自社に適した手法・アイデアを実践する必要があります。自社に合わない方法を行ってしまうと、逆に業務が非効率になり、会社経営のボトルネックになりかねません。会社や従業員の状態や雰囲気、現場のニーズなどをしっかりと見極めた上で、業務効率化を進めてみてください。
