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まずは経費精算の概要についてです。より基礎的な部分である、そもそも経費とは何かというところにも触れていきます。
経費精算とは、最初に少し触れたように、従業員が立て替えた事業関連の支出分を払い戻すことです。
会社の事業活動や経営のために要する費用は、当然会社が負担するべきものです。そのため原則として、会社の現金や預金口座などから支出します。
しかし会社に関する費用を、リアルタイムで会社の現金預金から支払えるとは限りません。急に必要となった備品を従業員が立て替えて支払うケースや、事前にいくらになるか判断できないケースなども有り得ます。このような場合、一旦従業員による立て替え払いが必要になることがあります。
一時的には従業員が支払うものの、最終的に費用を負担するのは会社です。したがって会社関連の支出は、後に精算・払い戻しを行う必要があります。
そもそも経費とは、事業や業務のために使用された費用を意味する用語です。
事業は収益・利益獲得のために行いますが、事業を行ううえで支出は避けられません。商品の仕入れや店舗運営、従業員の人件費など、さまざまな場面で支出が発生します。
このように事業を行うため、すなわち収益を得るために要した支出は経費となり、会社の費用として扱われます。
大切なのは、事業のために要した支出という点です。たとえば会社の休憩時間に一人で食事をした支出は、個人の生活に関する支出のため、経費には該当しません。会社に置く備品でも、事業との関係性や必要性を明確に説明できないものは、経費として扱えないケースがあります。
経費精算で多くみられる項目として、以下の例があげられます。
・旅費交通費：通勤費や取引先への移動に要した費用、出張関連費用など
・消耗品費：会社用のコピー用紙や文房具など
・接待交際費：取引先への手土産や、取引先との食事代など
・会議費：カフェでミーティングを実施した際の飲み物代など
・通信費：切手代、宅急便代、業務に関する電話代など
これらはあくまで頻出例です。上記に該当しない項目でも事業に関連すれば経費として扱えます。反対に費用項目が同じでも、事業と関係ない支出は経費として認められません。
経費精算は会社ごとのルールに沿って行いますが、基本的な流れに大きな違いはありません。
１．従業員が立替払いをする
２．立替払いに関する証憑と併せて経費精算書を提出する
３．上席や経理担当者などが内容を確認する
４．規定の方法で払い戻しを行う
ステップごとに詳しく解説します。
経費精算はすでに発生した支出を払い戻す行為ですから、最初に従業員による立替払いが発生します。
なお会社関連の収入・支出を会計に反映させるには、レシートなどの証憑類が必要不可欠です。経費も同様に証憑類が必須のため、従業員はレシート・領収書などを保管する必要があります。
経費精算は多くの場合、証憑類の提出のみで実施できるわけではありません。証憑と併せて、経費精算書の提出が求められます。
経費精算書は従業員が各自で作成する、立て替えた経費の日付・内容・発生理由・金額などをまとめた書類です。従業員ごとの経費合計などを効率的かつ確実に把握するために必要です。
経費精算書は会社ごとに決められたフォーマットやルールに則って作成します。
提出された経費精算書や証憑類を、経費精算を実施する上席や経理担当者が確認する段階です。内容に問題がなければ払い戻しの準備を進めます。
提出された経費精算書の書き方が誤っている、経費に該当しない支出であるなど、何らかの問題がみられるケースは珍しくありません。正しい会計処理を行うためにも、経費精算書と証憑類の確認は欠かせない作業です。
提出された経費精算書や証憑類に問題がなければ、従業員に対して規定の方法で払い戻しを行います。払い戻し方法は会社によって異なりますが、以下の方法が多くみられます。
・給与支給日に一緒に支払う
・毎月特定のタイミングで支払う（給与とは別）
・経費精算書などの確認が済み次第、都度支払う
都度精算・支払いを行う会社もありますが、毎月1回まとめて払い戻しを実施するのが一般的です。
経費精算は経理処理のひとつであり、正しい方法での実施が求められます。特に注意したいポイントは以下の3点です。
・経費に関する明確なルールを定める
・会計処理・仕訳の方法をおさえる
・証憑や経費精算書は一定期間の保管が必要
注意点についてそれぞれ詳しく解説します。
経費精算を正しく実施するためには、最初の段階で、経費に関する明確なルールの確立が必要です。
会計処理はやり方が明確に決まったものもあれば、ある程度のルールさえ守れば会社ごとで自由に設定できるものもあります。たとえば会社用の文房具を購入した際に、ある会社では消耗品費、別の会社では事務用品費の勘定科目を使うケースなどです。どちらの処理方法でも問題ありません。請求書などの書類についても、会社によって項目やデザイン、処理方法に違いがあるのが一般的です。
大切なのは、会社として一度定めた会計処理の方法を、みだりに変更しないことです。ひとつの会社内で同じ内容の取引に関して、複数の処理方法が混在する状態は避ける必要があります。
経費精算についても、会社が確立した明確なルールに則った運用が重要です。
会計処理・仕訳の方法をおさえることも大切です。
経費精算に関する仕訳と聞くと難しいイメージを持つかもしれませんが、使用する勘定科目は、一般的な費用科目と変わりません。例を用いて紹介します。
＜例＞従業員が立て替えた経費（消耗品500円、タクシー代600円、取引先との飲食代700円）を現金で払い戻した
・消耗品費 500 ／ 現金 1,800
・旅費交通費 600
・会議費 700
仕訳自体は上記で問題ありませんが、これだけでは会社の現金で直接店に支払ったのか、従業員による立替払いなのかは判断できません。そのため摘要欄などに「経費精算」など、何らかのメモを入れるとわかりやすいです。
レシートなどの証憑や経費精算書は、一定期間の保管が必要です。
証憑類など取引の証拠となる書類は、法人税法で7年間の保存が義務付けられています。証憑類をもとに作成した帳簿や決算書類なども同様です。
書類を保存せずにいると、税務調査で指摘をうけるだけでなく、取引の証拠がないため経費として認められない恐れもあります。この場合は決算申告の修正や、経費が認められなかった分利益が大きくなるために、追徴課税も生じる可能性があります。
経費関連の書類は大切な会計資料です。必ず保存するようご注意ください。
2021年生まれ。 BPOや業務効率化など企業成長のためになることがすき。 特にスタートアップやベンチャーなど新しいことに挑戦している人たちを応援するのが生きがい。 知りたい情報のリクエストも受け付けてます！
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