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賃金台帳とは?給与台帳との違いや書き方を解説。

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「賃金台帳」と「給与台帳」

似ている言葉ですが、役割が分からずに困っていませんか?

定義や書き方、注意点から給与の管理には欠かせない知識まで、わかりやすく解説していきます。

基本知識をしっかり身につけて、信頼できる管理体制を作っていきましょう。

目次[非表示]

  1. 1.そもそもなぜ必要なのか?
  2. 2.賃金台帳とは?
    1. 2.1.給与台帳との違い
    2. 2.2.保存期間は?
    3. 2.3.誰が作成するの?
  3. 3.賃金台帳に記載する内容は?
    1. 3.1.従業員の氏名
    2. 3.2.性別
    3. 3.3.賃金(賞与・各手当)計算期間
    4. 3.4.労働日数
    5. 3.5.労働時間数
    6. 3.6.時間外(休日・深夜)労働時間数
    7. 3.7.基本給や各手当の種類と金額
    8. 3.8.各種控除と金額
  4. 4.注意点
    1. 4.1.給与明細で代替できない
    2. 4.2.作成が義務付けられている
  5. 5.まとめ
  6. 6.経理業務でお悩みのときは、グランサーズにご相談ください!
  7. 7.関連記事

そもそもなぜ必要なのか?

労務管理は、従業員を雇ったときから始まります。

労働時間や賃金、業務内容などを正しく管理していかなければなりません。

労務管理をする上で最も重要な部分が、従業員に支払う給与の管理です。


賃金台帳とは?

労働者の賃金や労働時間、休暇などの主な労働条件について、最低限の基準を定めたものが『労働基準法』です。

その中に定められているものが、労働者を雇用したら『法定帳簿』を準備・保存する義務です。

この『法定帳簿』のひとつが、「賃金台帳」です。

『法定三帳簿(労働者名簿・賃金台帳・出勤簿)』とも言われ、労務管理においてとても重要な役割を果たします。


給与台帳との違い

給与の計算など、その情報を記入した帳簿のことを「給与台帳」といいます。

企業が任意で作成するもので、必ず作らないといけないわけではありません。

作成するか否かはそれぞれの企業が、自由に決めます。

作成も保存も企業が任意でおこなうのが「給与台帳」で、作成と保存が法律で義務付けられているのが「賃金台帳」です。

記入項目も「賃金台帳」があればカバーできますので、多くの企業が「賃金台帳」のみを作成します。


保存期間は?

「給与台帳」の保存期間は、自由にそれぞれの企業が決めます。
3年間のところもあれば、5年や10年のところもあります。
法に定められている書類ではないので、保存期間も自由です。

これに対して、「賃金台帳」の保存期間は3年と法律で定められています。
労働者の最後の賃金について記入した日を、起算日とします。
もし、賃金を支払った日が記入した日よりも遅ければ、その支払った日から起算します。

2020年の法改正により、賃金台帳の保存期間は5年に延長されることになりました。
しかし、当面は3年の据え置きとなっています。


誰が作成するの?

事業主に作成する義務があります。

個人事業主の場合でも、従業員が一人でもいる場合は作成しましょう。


賃金台帳に記載する内容は?

賃金台帳の書き方に、決まった形式はありません。
必須記載項目がカバーされていれば、大丈夫です。
日雇い労働者と管理監督者については、記載する内容に除外項目があるので注意が必要です。

それでは、賃金台帳に記載する内容を順にみていきましょう。

 ・従業員の氏名
 ・性別
 ・賃金(賞与・各手当)計算期間
 ・労働日数
 ・労働時間数
 ・時間外(休日・深夜)労働時間数
 ・基本給や各手当の種類と金額
 ・各種控除と金額


従業員の氏名

従業員の氏名を記載します。
パート・アルバイト・日雇いスタッフも含めます。


性別

氏名と共に、性別も記載します。


賃金(賞与・各手当)計算期間

賃金計算期間とは、賃金を計算するときに対象となる期間です。

例えば、毎月27日を締め日と設定している会社の7月分の賃金台帳は、「6月28日から7月27日」と記載します。
日雇い労働者は、この項目は記載不要です。


労働日数

労働日数は、従業員が上記の賃金計算期間内に働いた日数を記載します。
休日出勤も含めて、実際に働いた日数を記載しましょう。
就業規則で定められている所定日数ではありませんので注意が必要です。

なお、年次有給休暇の日数は、通常の労働とみなされるので、労働日や労働時間に含めます。
年次有給休暇の取得と分かるように括弧で囲むなど、判別できるように記載しましょう。


労働時間数

労働時間数は、社員が上記の賃金計算期間内に働いた時間を記載します。


時間外(休日・深夜)労働時間数

労働時間数のうち、休日・早出・深夜労働をした時間を記載します。
夜22時から翌朝5時は深夜手当が発生しますので、深夜労働時間数に記載します。

残業代の未払いがないか、正当な賃金が支払わているかのチェック項目となりますので、慎重に記載する必要があります。


基本給や各手当の種類と金額

社員へ支払う賃金の内訳を記載します。
基本給や通勤手当や家族手当などの各種手当、残業代などの合計額です。


各種控除と金額

健康保険料や厚生年金保険料、介護保険料、所得税などの各種控除額など給与から控除されるものを記載します。


注意点

給与明細での代替は可能か、「賃金台帳」の作成義務などについて注意点を詳しくみてみましょう。


給与明細で代替できない

「給与明細」は、会社から社員へ支払う賃金額や保険料などの控除額を記載した通知書のことで、『社員が給与額の内訳を確認するための書類』です。

「賃金台帳」は、会社が作成・保存するものですので、給与明細での代替はできません。


作成が義務付けられている

「賃金台帳」は、
 ・賃金を支払う都度
 ・遅滞なく
 ・各労働者ごとに

作成することが、義務付けられています。

「賃金台帳」を規定のとおりに作成しなかったときや、保存期間を守れなかった場合などは、法令違反となってしまいます。
是正勧告や30万円以下の罰金刑などが科せられる可能性があるので注意が必要です。

一方で、台帳の書式には特定の決まりがありません。

社労士や会計士のソフトもあるので、便利なものを利用すると良いでしょう。


まとめ

給与台帳と賃金台帳のちがいと、書き方や注意点について解説しました。

「賃金台帳」が正しく作成・保存されていない場合は、各種助成金の支給が受けれない場合もあります。

また、
「残業しても、手当がつかない」
「説明のないものが給与から控除されている」

こんなことがないように、賃金台帳を正しく理解して作成し、従業員が安心して働くことのできる労務管理を目指しましょう。


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グランサーズラボ|編集部
2021年生まれ。 BPOや業務効率化など企業成長のためになることがすき。 特にスタートアップやベンチャーなど新しいことに挑戦している人たちを応援するのが生きがい。 知りたい情報のリクエストも受け付けてます!
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