ベンチャー企業向け！業務効率化に役立つ情報をご紹介
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ベンチャー企業は、少人数で会社を経営していることが多いですよね。人数が少ない分、一人ひとりの業務負担が大きくなってしまう傾向にあります。しかし、業務の負担が増えて本来コア業務に割くべき時間をバックオフィス業務に取られてしまうと、スピード感のある事業拡大や売上アップの妨げになってしまいます。
そこで今回は、ベンチャー企業の方が本来のコア業務に集中できるよう、ベンチャー企業向けの業務効率化に役立つ情報をご紹介します。
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ベンチャー企業が業務効率化をする理由
ベンチャー企業は、経営資源である「人・モノ・金・情報」が足りていないことが多いです。中でも経営者を悩ますのが「人」と「金」の不足ではないでしょうか。人手やコストの不足によって、本来なら多くの人数でこなすべき業務を少人数で回していたり、自動化やアウトソースすべき仕事を非効率な方法で行っていたりします。こうなると、膨大な仕事に追われて本来時間を割くべきコア業務に集中できず、なかなか売り上げを伸ばすことができません。スピーディーな売上アップや事業拡大が求められるベンチャー企業だからこそ、業務効率化を図ってコア業務に集中する必要があるのです。
ベンチャー企業は人材確保が困難
1995年以降、生産年齢人口は減少の一途をたどり、超少子高齢化社会になった日本。年々、企業の人手不足が深刻になっています。現在は大企業ですら人材確保が困難となっており、知名度やブランド力の低いベンチャー企業はさらに人が集まりにくい状況です。今後ますます超少子高齢化が進んでいくと予想され、ベンチャー企業の人材不足は一層深刻になるでしょう。だからこそ業務効率化を図り、少ない労働力で業務の量と質を保たなければいけません。
ベンチャー企業はコスト削減の必要性も高い
新型コロナウイルスの影響で経済が停滞しており、日本の経済成長は鈍化傾向にあります。日本の経済に停滞感があると、企業は利益を上げにくくなってしまうもの。今後も不況が長続きすると考えられているため、企業は自社の努力によって経営を安定させる必要があります。もともと経営資源の少ないベンチャー企業は、いかに経営資源を増やすかということよりも、いかに経営資源を減らさないかを今後は考えるべきです。そして経営資源を減らさないためには、コストの削減につながる業務効率化の必要性が高いと言えます。
ベンチャー企業が業務効率化を行うための準備
目的・コンセプトの明確化
業務効率化に着手するときは、目的・コンセプトをはっきりさせましょう。「業務効率化は何を目的に行うのか」「業務効率化の結果として何を求めているのか」を明確にする必要があります。もし目的やコンセプトがわからない状態で業務効率化を行ってしまうと、成果がまったく出ず、時間と労力がムダになってしまう可能性があります。
例えば、「労働時間・労働コストの削減」「ワークライフバランスを確保し、人材流出を抑える」というような具体的な目的・コンセプトを掲げましょう。
業務内容の可視化
具体的な目的・コンセプトが決まったら、効率化すべき業務を洗い出しましょう。自社の業務を洗い出し、可視化することによって、どの業務を効率化すべきなのか優先順位を付けることができます。もちろんすべての業務を効率化するのが理想的ですが、それは非現実的です。
可視化した業務の中に関連性の高い業務が複数ある場合は、思い切ってそれらを集約してください。また、洗い出しの段階で無駄と判断できる業務は省略してしまうのがよいでしょう。
業務効率化のポイントは業務のマニュアル化
業務をすべて洗い出し、可視化できたら、業務マニュアルを作りましょう。マニュアルが統一されると従業員が業務内容を理解しやすくなり、業務のミスが減ります。業務のミスが減るということは、業務の無駄が減るということ。つまり、業務効率化に直結するのです。
ベンチャー企業が業務マニュアルを作成するメリット
また、ベンチャー企業が業務マニュアルを作成するメリットもいくつかあります。
・未整備だった業務フローを構築できる
業務マニュアルを作成することで、業務フローが可視化され、業務の前工程や後工程とのつながりが認識できるようになります。業務のつながりを把握できるようになれば、これまで未整備だった業務フローも、さまざまな業務と結びつけながら業務の流れを構築できるでしょう。
また、業務フローが構築できれば、業務の流れの中でボトルネックになっている部分が見つけやすくなり、その無駄を省くことで業務効率化を図ることができます。
・業務の属人化を防げる
従業員の少ないベンチャー企業は、どうしても業務が属人化してしまいがち。そこで、業務のマニュアル化によって業務の属人化を防ぎましょう。業務が属人化されていると、担当者以外その業務を進めることができず、担当者が休職・退職してしまうときにスムーズな引き継ぎができません。しかし、業務のマニュアル化によって業務内容をオープンにすることで、業務をスムーズに引き継げます。また、マニュアルを見れば「誰がいつ、どこで作業しても」同じ成果を出しやすくなります。
・今後の新人教育につながる
自社業務のノウハウが詰まったマニュアルを作成することで、今後の新人教育にもつながります。何をすれば良いのか、どこに気を付ければ良いのか、マニュアルを見ながら説明できるからです。また、マニュアルがあれば未経験の社員でもある程度の業務ができるため、即戦力を求めるベンチャー企業にうってつけ。もちろん、すぐに業務の質が上がらない可能性もありますが、少なくとも致命的なミスは防げるでしょう。
マニュアル作成のポイント
なお、マニュアルを作成する際には、以下のポイントに気をつけるとよいでしょう。
・業務を可視化し、事前に業務フローや手順を見直す
業務の可視化を行う際には、現状ボトルネックとなっている業務内容や業務フローを洗い出し、改善点を明確化してください。ボトルネックを可視化して改善点を見つけないと、マニュアルを作成しても業務効率が上がらず、かえって余計な時間やコストが発生してしまう恐れもあります。
・5W1Hを意識
マニュアルを作るときは、「5W1H」がわかりやすくなるように意識しましょう。「Who（だれが）、When（いつ）、Where（どこで）、What（なにを）、Why（なぜ）、How（どのように）」を載せることで、やるべき業務内容が明確になり、わかりやすいマニュアルになります。
・第三者によるチェック！
マニュアルができたら、業務経験のない第三者がマニュアル通りに業務を行えるか確認してください。それによって、マニュアルの精度やわかりやすさを確かめることができます。何も知らない第三者が業務内容をチェックすることで、現場で感覚的に行っている部分などが浮き彫りになり、マニュアルに欠けている内容を見つけ出せます。
マニュアル作成時はフローチャートを作成しましょう！
業務マニュアルを作成するときは、フローチャートを作成するのがおすすめです。フローチャートは、業務の流れ、業務フローを図で表したもの。常に左⇒右、上⇒下へ要素を配置する点、各ステップに沿った図や記号を使う点などに注意して基本を抑えてしまえば、意外と簡単に作成できますよ。さらに、各部署のフローチャートを組み合わせて会社全体のフローチャートを作成すれば、会社全体の業務における各部署の役割が明確になり、業務内容の整備や運用がしやすくなります。
リソースが足りないときはアウトソーシングサービスを活用
先述したように、ベンチャー企業は少人数で会社を回しているケースが多いです。だからこそ、業務の無駄を省いて一人ひとりの業務負担を減らすべきなのですが、そもそも業務効率化に取り組めないほどリソースが足りていない場合もありますよね。そういうときは、アウトソーシングサービスを活用しましょう。社外の優秀な人材が、バックオフィス業務の代行や業務マニュアル作成のサポートを行ってくれます。会社に常駐してくれるアウトソーシングサービスを利用すればいつでも相談や依頼ができるため、業務効率化をスピーディーに進められますよ。
ベンチャー企業の業務効率化に強みを持つのは『グランサーズ株式会社』
アウトソーシングサービスを利用するなら、ベンチャー企業の業務効率化に強みを持つ『グランサーズ株式会社』がおすすめです。
税理士法人を母体に持ち、公認会計士が運営しているグランサーズ株式会社は、経理アウトソーシングを得意としています。専門性の高いスタッフが会社に常駐しながら、経理・財務業務をはじめとするバックオフィス業務全般を代行。後回しにしている経費の精算なども迅速に処理してくれますよ。スタッフの訪問頻度や回数、時間などの希望にも応じてくれるため、必要なときにだけ依頼すれば、余計なコストを抑えることができます。
また、バックオフィス業務のフローに関する構築支援や改善提案などのコンサルティングを依頼することも可能です。業務効率化にお悩みのベンチャー企業経営者はグランサーズに気軽に相談してみてください。
まとめ
今回は、ベンチャー企業向けに、業務効率化に役立つ情報を紹介しました。
従業員数の少ないベンチャー企業は、一人ひとりの業務負担がどうしても大きくなってしまいます。しかし、業務負担が増えれば増えるほど、業務効率が悪くなるという悪循環に陥ってしまいますよね。今後、人材確保の見通しが不透明なのであれば、業務効率化を図ることで従業員の負担を減らし、コア業務に集中できるような環境をつくり出しましょう。それが会社の売上アップにや成長につながるはずです。
