これからオンラインミーティングを始めたい人向け、用途別ツール5選！

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テレワークの拡大により、業務の多くがオンライン上で行われるようになりました。それに伴い、オンラインでのミーティングにも注目が集まっています。しかし、オンラインミーティングのためのツールは様々なものがあり、どれを使うか迷ってる人も多いのではないでしょうか。

この記事では、オンラインミーティングのメリットと、ミーティングツールそれぞれの特徴について解説します。ツール選びのお役に立てれば幸いです。

オンラインミーティングのメリット

オンラインミーティングは良さそうとなんとなく思っていても、どのような利点があるかわからない人もいるかと思います。具体的にどのようなメリットがあるのか、代表的なものをご紹介します。

場所を選ばずに開催できる

オンラインミーティングは、インターネット環境さえあれば場所を選ばずに参加できます。同じ場所に集まる必要がないため、時間の調整も容易です。ミーティングのための部屋の確保が不要になるため、他のミーティングとバッティングを気にする必要がなくなります。

交通費・移動時間の削減になる

従来のミーティングでは、移動が何よりの問題でした。費用面では交通費だけでなく、移動時間分の人件費が大きな問題となります。さらに、多忙な時期は移動時間の関係で参加できない人が増えるという、参加率の低下も無視できません。

オンラインミーティングは好きな場所で参加できるので、交通費も移動時間も発生しません。移動にかかるコストを削減できる上に、参加率の向上も期待できます。

迅速な意思決定を促進できる

ミーティングを開くハードルが下がることで、必要な時に素早く開催できるようになります。参加メンバーが遠隔地に居る、会議室が埋まっている…、従来のミーティングは様々な理由で開催できないことが多々ありました。意思決定が遅くなってしまうと、必要な業務もそれに合わせてスタートが遅くなってしまいます。

オンライン化による意思決定の迅速化は、円滑な経営に極めて有効と言えます。

ツールを選ぶ前に、利用する状況を想定しておこう！

ミーティングツールには様々な種類があり、それぞれに特徴があります。そのため、ミーティングの形態によって、適したツールは変わります。自社のミーティングはどのような形で行われているのかを把握し、最適なツールを選べるようにしましょう。重要なポイント３つをご説明します。

利用は多人数か・少人数か

ツールによって、ミーティングに参加できる人数は異なっています。多くのサービスは50人程度が上限になっています。小規模なミーティングには十分対応できますが、部署全体でのミーティングや社内研修ではやや不足です。利用する最大人数がどれほどになるか、事前に調査しておきましょう。

社内用か、社外用か

ミーティングへの参加方法はツールによって異なっています。ミーティングツールを社内でのみ利用するのか、社外の人間も交えて利用するのかは、参加方法を決めるための重要なポイントです。

最も一般的な参加方法は、URLにアクセスする方法です。配布されたURLにアクセスするだけでミーティングに参加できるため、非常にシンプルで利用しやすいのが特徴です。しかし、いたずら目的の他者がミーティングに参加するなどのリスクがあります。

もう一つが、アカウントを作成してミーティングに参加する方法です。主催者は参加者アカウントを招待することでミーティングを開催します。URLアクセス式に比べてセキュリティは高いですが、アカウントを作成する手間があります。

営業などで社外の人と一緒に利用するのであれば、参加が容易なURLアクセス式がおすすめです。アカウント作成式の場合、取引先の社内規則でアカウントが作成できない、作成のための申請が必要など、余計な負担を強いてしまうかもしれません。いたずら目的の入室を防ぐために、パスワード設定を行うとよいでしょう。

内のみの利用であれば、アカウント式も検討してみましょう。ミーティングのスケジュールを参加者アカウントに通知するなど、アカウント式だからできる便利な機能が利用できます。

ミーティングは長時間か短時間か

サービス・プランによって利用可能時間が変わります。たとえば、無償版Zoomは３人以上の利用は40分までになっています。それ以上続ける場合はミーティングを開催し直す必要があります。

１時間以上のミーティング、またはどれだけ続くかわからないミーティングで利用するなら、時間制限のないものがよいでしょう。一方、毎朝のミーティングなど、短時間で終わるとわかっているものは時間制限があるもので事足ります。

おすすめのオンラインミーティングツール5選！

ここでは代表的なオンラインミーティングツール5つをご紹介します。どれも優れたツールですが、それぞれに特徴があります。利用用途に合っている、最適なツールを選びましょう。

Zoom

Zoomはオンラインミーティングツールの中でも、最も有名なものです。利用したことはないが、名前は聞いたことがあるという人も多いのではないでしょうか。

・参加方法
URLアクセス式

・参加人数
無料版100人
有料版（Businessプラン）300人
 有料版（Enterpriseプラン）500人

・時間制限
無料版は3人以上の利用が40分まで
有料版は24時間まで

・利用方法
ブラウザ・アプリ

社外の人を交えて利用するなら、Zoomは最適なツールです。

世界的に名前が知られた有名なツールのため、抵抗感なく利用してもらうことができます。また、URLアクセス式のため、参加までに事前準備が必要ありません。さらに、画面共有機能を活用して、デモンストレーションを行うこともできます。

一方で、いたずら入室などの問題もあります。パスワードを設定するなどして、入室を制限するなどの対策は事前に講じておきましょう。

Messenger Rooms

Messenger RoomsはMeta Platforms, Inc. （Facebook）が運営するミーティングツールです。

・参加方法
URLアクセス式

・参加人数
50人

・時間制限
無制限

・利用方法
ブラウザ・アプリ

Messenger RoomsはURLアクセス式のため、社外とのミーティングにも適しています。

Messenger Roomsの特徴は、無料で時間制限がないという点です。参加も容易にできるため、導入のハードルの低さが魅力です。

しかし、参加人数は50人までとなっており、大規模なミーティングには向きません。また、主催者はFacebookアカウントの作成が必須となっています。Facebookは本名での登録が必須なので、それを好まない社員もいるかもしれません。そのため、主催者になれる人間が制限されてしまうことには、留意しておきましょう。

Meet Now

Meet Nowはマイクロソフトが提供する、Skypeの新機能です。

・参加方法
URLアクセス式

・参加人数
50人

・時間制限
無制限

・利用方法
ブラウザ・アプリ

Meet Nowは開始のハードルがとても低いため、社外・社内利用のどちらにも向いています。

Meet Nowの特徴はなんといっても、アカウントの作成が不要という点です。アカウント式のツールは、社内規則によっては利用が難しいことがあります。Meet Nowは主催者もアカウントが必要ないため、すぐに導入することができます。

参加人数が50人と他サービスより少ない点がネックですが、それ以外に不便なはありません。少人数での利用であれば、Zoomよりも使いやすいサービスと言えます。

Google meet

Google meetはGoogleが提供するミーティングツールです。

・参加方法
URLアクセス式

・参加人数
無償版100人
有料版（Google Workspace Individual）100人
有料版（Google Workspace Enterprise）250人

・時間制限
無料版　60分
有料版　24時間

・利用方法
ブラウザ・アプリ

Google Meetは、セキュリティを重視する場合におすすめです。

URLアクセス式には、いたずら目的のユーザーがURLに総当りしてミーティングに侵入してくる危険があります。しかし、Google Meetはミーティング用のIDを25 種類の文字10列で生成しており、総当りでは侵入が難しいほど複雑にしています。そのため、参加が容易で、なおかつセキュリティの高い環境を実現しています。

LINE meeting

・参加方法
アカウント式

・参加人数
500人

・時間制限
なし

・利用方法
アプリ

LINE meetingは、小規模な社内での利用に適しています。

無償にもかかわらず、利用時間は無制限で、参加人数は500人と大規模なミーティングが可能です。画面共有もできるなど、基本的なミーティングツールの機能を抑えています。

しかし、いくつか不便な点もあります。

一つは、利用にはLINEアカウントが必須という点です。LINEはプライベートでも広く利用されているため、従業員の私用スマートフォンではプライベートのアカウントを使って、ミーティングに参加しなければなりません。これに抵抗を示す人は少なくないため、社用のスマートフォンが必要になるかもしれません。同様の理由で、社外とのミーティングでも利用が難しいと言えます。

もう一つは、利用にはLINEでの年齢認証が必要な点です。格安SIMを利用しているスマートフォンでは、年齢認証ができない場合があります。その場合、LINE meetingを利用することが出来ません。

LINE meetingは参加可能人数は多いですが、上記の理由から会社全体で利用するのは難しいかもしれません。そのため、プロジェクトチームなどの小規模なグループで、希望者だけが打ち合わせなどに利用するというのが、現実的な利用方法だと言えます。

利用形態に合ったオンラインミーティングツールを選ぼう！

オンラインミーティングツールは、移動にかかっていた時間やコストを削減することで、開催に必要だったハードルを大きく下げることができます。これにより、迅速な意思決定が可能となり、スムーズで柔軟な経営を実現します。

しかし、適切なツールを選ばなければ、思うように運用できずに、逆に不便なものになってしまいます。各ツールの特徴をよく理解し、どれを利用するかじっくり検討しましょう。

まとめ 

いかがでしたか？ 

オンラインミーティングをうまく活用すると、効率的で便利であることがお分かりいただけたと思います。 それぞれのツールの特性ををうまく使い分けて効率的に利用することで、さらに業務効率化を図ることができるでしょう。

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