働き方改革は業務効率化から！生産性を向上させるポイントをご紹介

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働き方改革を推進するためには、業務効率化に取り組む必要があります。業務効率化に取り組むことで労働時間が減り、長時間労働を是正できるからです。

そして、ただ労働時間を減らすだけでなく、生産性を向上させることが働き方改革の重要なポイントです。しかしながら、業務時間を短縮させつつ生産性を向上させるのは簡単ではありません。

そこで今回は、働き方改革の目的や業務効率化との関係に焦点を当てながら、生産性を向上させるためのポイントを紹介します。

働き方改革とは

「働き方改革」は、「一億総活躍社会」を実現させるために2016年8月に閣議決定された経済政策の一つです。長時間労働を是正し、労働時間を短くして効率よく働くことを目標としています。働き方改革によって、残業時間の上限は原則月45時間・年360時間と定められました。

働き方改革の目的

働き方改革の目的は、「一億総活躍社会」の実現です。「一億総活躍社会」とは、年齢や性別、身体の特徴に関わらず、多様な人材が活躍できる社会を意味します。少子高齢化によって労働人口の減少が進む日本では、家庭・職場・地域など、さまざまな場所で活躍できる仕組み作りが必要です。

誰もが活躍できる社会にするためには、仕事と生活が調和し、多様な働き方や生き方が選択できる「ワークライフバランスの実現」が求められます。これまでの日本で行われていた、オフィスや事務所に長時間拘束されるような働き方を変えなければならないのです。

働き方改革が必要な背景

働き方改革の推進には、日本の労働生産性の低下が背景にあります。他の先進国と比べて労働生産性が低いため、働き方の効率を良くして生産性を向上させなければなりません。また、長時間労働によって心身の健康を損なう人が増えており、それが自殺者の増加にもつながっています。

さらに、知識やスキルのある優秀な人材が、過酷な労働環境を強いられる日本から海外に活躍の場を移してしまうことも問題となっています。

長時間労働を是正してワークライフバランスを実現することは、こうした社会問題を解決するための施策でもあるのです。

業務効率化と働き方改革の関係

業務効率化は、働き方改革実現のための手段です。働き方改革によって長時間労働を是正するためには、残業時間を減らす必要があります。残業時間を減らすためには、業務の効率性を上げるのが得策。業務効率がアップすれば、労働時間が短くなって必然的に残業時間も短くなります。業務効率を上げるためには、業務の「ムリ・ムダ・ムラ」を省く業務効率化に取り組む必要があるのです。

現場の業務効率化が働き方改革の近道

業務効率化を進めて働き方改革を実現するためには、現場のバックオフィス業務を効率化するのが近道といえます。バックオフィス業務は面倒な作業が多く、手作業で行うと膨大な時間がかかってしまいます。まずはこうした業務を効率化させることが、労働時間・残業時間の削減につながるのです。

業務効率化が生産性の向上につながる

業務効率化は、生産性を向上させるための手法の一つです。業務の無駄や手間を省き、少ないコストで高い成果を上げることが生産性の向上につながります。

業務効率化は業務の無駄を取り除くことが全てだと思われがちですが、あくまで目的は生産性の向上。生産性を上げて成果を出したいという意識がないと、業務効率化は失敗してしまいます。

業務効率化は、生産性の向上を最終目標に置いて取り組むようにしましょう。

生産性を向上させる業務効率化のポイント

ワークスタイルの自由度を高める

業務効率化のために、ワークスタイルの自由度を高めてみてはいかがでしょうか。近年、フレックスタイム制や週休3日制を導入する企業も見られます。

フレックスタイム制は、社員が自分自身で始業時間と終業時間を決めるワークスタイルです。一人ひとりが効率的に働けるようになるため、業務を無駄に進めることがなくなり、業務効率化につながります。

週休3日制も限られた時間内で仕事をこなす必要があるため、効率的に業務を進められるようになります。休日が増えればワークライフバランスの実現にもつながり、社員のモチベーションや仕事への満足度も向上するでしょう。

ワークライフバランスが実現して効率的に働けるようになれば、一人ひとりの生産性向上も見込めます。

業務フローの可視化と見直し

業務効率化を進めるためには、業務フローの可視化と見直しが必要です。社内で行われている業務の流れを可視化してみると、無駄が生じている部分・ボトルネックとなっている部分が見えてきます。

まずは1日の業務の流れを書き出し、どのように業務が進められているのか1つずつ確認してみてください。業務の全体像を把握できたら、効率化しやすい業務から見直していきましょう。業務内容を見直すときは、効率化しやすいか・効率化しにくいかを見極めて、優先順位をつけるのがポイントです。

ツール・システムの導入

業務効率化による生産性向上を実現するために、ツール・システムも活用しましょう。近年は社内のコミュニケーションや情報共有をスムーズにするツール・システムが増えています。

中でも利用者が急増しているのが、ビジネスチャットツールやグループウェアです。

ビジネスチャットツールとして有名なのが「Chatwork」や「Slack」。

Chatworkは、利用者数は国内No.1を誇るビジネスチャットで、「チャット」「タスク管理」「ファイル管理」「ビデオ／音声通話」機能を備えています。

一方Slackは、世界約150カ国で利用されています。部署やプロジェクトごとに複数のチャンネルを作れるので、メールのようにフォルダの振り分けを行う必要がありません。

また、グループウェアとして人気なのが「サイボウズOffice」。

「スケジュール」「掲示板」「ファイル管理」「メッセージ」などの複数機能を搭載し、データの共有、社内のドキュメント共有、スケジュール管理などの効率化に貢献してくれます。

業務のデジタル化

業務のデジタル化も、業務効率化による生産性向上のための有効な手段です。これまで手作業で行っていた業務をデジタルに移行するだけで、大幅な効率アップが期待できます。

例えば、印鑑による契約を電子サインにしたり、給与明細、稟議書、経費精算などのデータをクラウドシステムで管理したりするだけで、業務のムダを省くことができます。

また、RPAを導入すれば経理などのバックオフィス業務を自動化することも可能。RPAは、定型タスクをPCが自動で処理してくれるのが特徴です。経理業務の場合、RPAによって伝票の記帳、月末処理、帳票出力、データの保管などを自動化できます

もしRPAの導入目的や効果が分からない場合は、導入支援やRPAツールの選定を行ってくれるRPAコンサルタントに相談してみましょう。『グランサーズベンチャーサポート株式会社』では、クライアント向けのRPA自動化支援に積極的に取り組んでいます。

オンラインアシスタント・アウトソーシングサービスの活用

最近では、オンラインアシスタントやアウトソーシングサービスを利用して業務効率化を行う企業も増えています。

業務効率化にお悩みの方は、税理士法人が母体となっている『グランサーズベンチャーズサポート株式会社』に相談してみましょう。オンラインアシスタントやアウトソーシングサービスを提供しており、特にスタートアップ企業やベンチャー企業の支援に強みを持っています。

オンラインアシスタントは、バックオフィス業務全般をサポートしてくれる『サポーティア（SUPPORT+iA）』を運営。総務、経理、人事などのバックオフィスの業務をオンライン上でサポートして、業務効率化に貢献してくれます。月3万円の小ロット依頼もできるので、お試しで利用することも可能です。

アウトソーシングサービスを利用すれば、専門性の高いスタッフがバックオフィス業務を代行してくれます。優秀な人材が会社に常駐してくれるので、スピーディーに業務効率化を進められるでしょう。社内リソースだけで業務効率化を進められないときに活用してみてください。

どちらのサービスも公認会計士や税理士が監修しているので、クオリティの高い成果が期待できます。

まとめ

今回は、働き方改革の目的や生産性を向上させる業務効率化のポイントなどを紹介しました。

少子高齢化によって労働人口の減少が進む日本では、働き方改革によって業務を効率化し、生産性を向上させることが急務といえるでしょう。

働き改革に取り組むときは、既存の業務内容や働き方を見直し、業務の無駄を省いて生産性の向上に取り組んでください。