【2023年最新版】バックオフィス業務をアウトソーシングして効率化しよう！メリットや注意点、押さえておきたいポイントを徹底解説！

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「バックオフィス業務を効率化させたい」

「バックオフィス業務のアウトソーシングを検討している」

このように、バックオフィス業務をアウトソーシングして会社全体の業務を効率化させたいと考えている方もいると思います。

しかし、すべてのバックオフィス業務をアウトソーシングできるとは限りませんので、注意しましょう。アウトソーシングできるバックオフィス業務には、経理や人事（労務）、営業事務などがあります。

本記事では、これらのバックオフィス業務をアウトソーシングするメリットや注意点について解説します。

また、失敗しないアウトソーシング業者の選び方も併せて紹介しますので、アウトソーシングで失敗しないためにも、ぜひ参考にしてください。

バックオフィス業務とは？

バックオフィス業務とは、顧客と直接対峙することのない経理や総務、人事、労務、財務などの業務を指します。

一方、営業や販売など、顧客と直接対峙してやりとりを行う業務はフロントオフィス業務と呼びます。

フロントオフィス業務は会社の利益や売上に直結する業務が多く、バックオフィス業務はフロントオフィス業務をサポートする役割を果たします。また、バックオフィス業務による事務手続きなどは、会社の維持や運営にも欠かせません。

バックオフィス業務は人手不足が課題

バックオフィス業務では、人手不足が課題となっています。バックオフィス業務のなかでも、経理や財務、法務などの業務は専門的な知識が必要ですが、専門知識やスキルを持った優秀な人材を採用するのは簡単ではありません。

特にスタートアップ企業やベンチャー企業、中小企業では、専門スキルを持ったバックオフィス人材の確保が難しく、人手不足は深刻と言えます。

人手不足で経営者がバックオフィス業務に追われてしまい、本来行うべき業務に注力できないケースも珍しくありません。

バックオフィス業務を効率化するにはアウトソーシングが効果的

バックオフィス業務の効率化には、社外の人材に業務を代行してもらうアウトソーシングの活用が効果的です。アウトソーシング業者には専門知識をもったスタッフが揃っており、自社に必要なバックオフィス業務を委託することができ、即戦力として業務にあたってくれます。バックオフィス業務を外部に委託することで、自社の従業員が本来行うべき業務に集中できます。

アウトソーシングできるバックオフィス業務

それでは、アウトソーシングできるバックオフィス業務を確認していきましょう。

アウトソーシングできるバックオフィス業務は、業者によって異なりますので、効率化を目指している業務内容を事前に把握しておくことが大切です。

経理業務のアウトソーシングについて（それに付随する庶務【請求書作成など】）

経理業務は、買掛金（売掛金）の管理や伝票などのデータ入力、それに付随する請求書作成などです。

経理は、会社の経営に関するデータ入力や決算書の作成などを担当する部署ですので、会社の財政状況を把握するための重要な業務内容だと言えるでしょう。

また、簿記などの専門的な知識が必要とされるので、新しい人材を採用して教育するよりも、アウトソーシングでプロに依頼するほうがコスト削減に期待できるバックオフィス業務です。

人事・労務（給与計算等）のアウトソーシングについて

人事・労務の業務内容は、以下のとおりです。

人事・労務業務は、新卒や中途採用や既存社員の研修から、給与計算や社会保険など多岐にわたります。

また、労務業務は、国家資格である「社会保険労務士」が担当しなければならない「1号業務」「2号業務」、そして無資格者が担当できる「3号業務」に分かれています。

• 「1号業務」：「労働社会保険諸法令」に基づいて申請書を作成する業務
• 「2号業務」：「労働社会保険諸法令」に基づいて帳簿書類を作成する業務
• 「3号業務」：「労働社会保険諸法令」に関することを相談して指導するコンサルタント業務

そして、アウトソーシングできるのは「3号業務」です。労務に精通したアウトソーシング業者のコンサルタントが業務効率化の改善案を提示してくれます。

営業事務のアウトソーシングについて

営業事務の業務内容は、以下のとおりです。

営業事務と一般事務の違いは、営業に特化したサポートであるか、です。一般事務は社内の幅広い業務をサポートするのに対して、営業事務は営業担当が効率良く営業活動するためにサポートします。

営業事務をアウトソーシングすることで、会社の売上に直結する営業部門の業務効率化に期待できるため、会社全体の業績向上に貢献できるでしょう。

秘書業務のアウトソーシングについて

秘書業務の仕事内容は、以下のとおりです。

秘書業務は、管理職や重役に付き添い、身の回りのサポートを担当します。

企業経営を担当している管理職や経営者は、秘書にサポートしてもらうことで、担当業務により集中できます。

従業員だけでなく管理職の仕事を効率化させたい、と考えている方は、秘書業務をアウトソーシングして効率化を検討しましょう。

バックオフィスをアウトソーシングするメリット

次に、バックオフィスをアウトソーシングするメリットを4つ紹介します。各業務に精通したプロをアウトソーシングすると、新しい人材の採用・教育コストを大幅に削減できるでしょう。

また、専門性の高い人材をアウトソーシングすると、バックオフィス業務の精度を向上させられます。

コア業務に集中できる（業務を兼務する状況からの解放・生産性向上）

バックオフィス業務を自社で担当すると、バックオフィス業務で時間を取られてしまいコア業務に集中できなくなりがちです。

バックオフィス業務は専門的な知識が必要とされるケースが多いため、一般社員に対応を任せられないと悩んでいる方もいるでしょう。

しかし、アウトソーシング業者には各業務に精通したスタッフが複数在籍しているため、安心して任せられます。

バックオフィス業務をアウトソーシングすると、コア業務に集中して事業の拡大に力を入れたり、新しい事業を展開したりと、経営層で活躍している方はより生産性の高い時間を過ごせるでしょう。

人件費の削減（固定費から変動費へ）

バックオフィス業務をアウトソーシングすると、必要な時期だけ必要な人材を確保できるメリットがあります。

バックオフィス業務ごとに、繁忙期と閑散期が存在します。

例えば、経理であれば、決算対応がある3月～5月や社会保険や労働保険の申請が必要な7月、年末調整がある12月などです。

また、人事であれば、新卒採用や人事異動、新人研修が重なる3月～5月ごろが忙しい時期であると言えます。

このように、バックオフィス業務によって繁忙期は違います。

人材をアウトソーシングすることで、必要なタイミングに必要な人材だけアウトソーシングできるので、人件費を固定費から変動費に変えられ、経費を削減できるのです。

また、アウトソーシングでバックオフィス業務を担当できる仕組みができると、採用費や教育費などの人件費が削減できるため、長期的にみても大幅な経費削減に期待できます。

業務品質の向上（プロが対応、高品質、顧客満足度UP）

アウトソーシング業者に在籍しているスタッフは、各業務に精通したプロです。そのため、依頼する業務の品質向上に期待できます。

バックオフィス業務をアウトソーシングすることで社内業務の効率化や簡略化に期待でき、資料作成のスピードが向上し、取引先の満足度向上にもつながるでしょう。

また、アウトソーシング業者はたくさん存在します。そのため、バックオフィス業務を任せる業者を選べます。

例えば、依頼するアウトソーシング業者で品質向上が見込めない場合は、他のアウトソーシング業者に変更できます。

バックオフィス業務を効率化させたい方は、品質向上にも期待できるアウトソーシング業者に業務内容の改善を依頼してみましょう。

プロのノウハウを学べる（他社事例や助言を受けられることも）

バックオフィス業務をアウトソーシングすることで業務品質の向上だけでなく、プロから業務効率化のノウハウや、これまでの成功事例など、さまざまな助言をもらえる可能性があります。

これまで、バックオフィス業務を自社で担当していた場合、バックオフィス業務の速度基準がわからないまま、業務をこなしがちです。

しかし、アウトソーシング業者に在籍しているプロは、これまで多くの企業に派遣され、業務内容を効率化してきたプロです。そのため、他社のバックオフィス業務を熟知しています。

バックオフィス業務をアウトソーシングすると、さまざまな企業でバックオフィス業務を担当したプロが、自社のバックオフィス業務についてアドバイスしてくれたり無駄を指摘してくれたりします。

プロ目線から業務の改善案を提示してくれることは、今後の人件費や労力の削減に役立つでしょう。

バックオフィス業務をアウトソーシングする際の注意点と対策

バックオフィス業務をアウトソーシングする際の注意点と対策を5つ紹介します。

アウトソーシングすることは、必ずしもメリットばかりではありません。

例えば、社内の機密情報が漏えいしてしまったり、問題が発生した際にトラブルに発展したりと、事前に知っておくべき注意点がいくつかあります。

アウトソーシングを利用する前に、事前に注意点と対策を確認しておきましょう。

情報漏えいのリスク

アウトソーシングすると、社外の人が社内の機密情報を取り扱います。そのため、社内情報が漏えいするリスクは避けられません。

社内の機密情報とは、以下のような内容です。

• 従業員の個人情報
• 取引先の顧客情報
• 社内の経営戦略
• 仕入れ先リスト
• 自社の財務情報など

このように、会社内には外部に漏れてはいけない情報がたくさん存在します。そして、バックオフィス業務であれば、社内の機密情報を直接扱うケースがほとんどであるため、情報漏えいのリスクが高まるでしょう。

万が一、顧客や従業員の情報が社外に漏えいした場合は、自社の責任問題を問われる可能性もあるため、会社の信頼性を守るためにも細心の注意を払う必要があります。

対策

情報漏えいの対策としては、アウトソーシング業者が機密情報の取り扱いに厳密な規約を定めているかを確認することです。

アウトソーシング業者によっては、情報漏えいのリスクを少しでも減らすためにさまざまな機密情報の取り扱いルールを設定しています。

また、アウトソーシング業者との間に「SLA（サービスレベルアグリーメント）」を締結しておく手段もあります。

「SLA」とは日本語で「サービス品質保証」や「サービス合意書」などと呼ばれ、情報漏えいに関する責任問題や、違反した際のペナルティなどを細かく定めておく契約書です。

例えば、機密情報を取り扱う人は誰なのか、社内情報を取り扱う時間帯と場所はいつどこにするのか、などを決められます。

そうすることで、アウトソーシングでの情報漏えいリスクを最小限に抑えられるでしょう。

対応できない業務がある（業者によって、契約によって、追加料金、資格が必要な業務にも注意）

バックオフィス業務には、アウトソーシングでは対応できない業務があります。

例えば、弁護士や社会保険労務士などの有資格者が対応しなければならない独占業務や、サービサー法などの特別な法律で禁じられている業務などです。

すべてのバックオフィス業務をアウトソーシングで任せられるわけではないことを覚えておきましょう。

対策

有資格者が対応しなければならない独占業務などをアウトソーシングしたい場合は、有資格者が在籍しているアウトソーシング業者を選びましょう。

そうすることで、本来であればアウトソーシングできないバックオフィス業務もまとめて任せられる可能性があります。

また、その場合は、オプションとして追加料金がかかったり、契約内容によってサポート内容が異なったりする場合があるため、事前にアウトソーシング業者に確認しておきましょう。

コミュニケーション（連絡者と作業者が違い、連絡に時間がかかることがある【直接やり取りできない】）

バックオフィス業務をアウトソーシングすると、作業者とのコミュニケーションがスムーズに取れず、連絡に手間と時間がかかってしまう可能性があります。

基本的に、社内業務を行う作業者に何かを伝えたい場合は、アウトソーシング業者を介して連絡します。

すぐに伝達したい内容があっても、伝わるまでに時間がかかってしまう点に注意しましょう。

逆に、作業者が何かしらの問題を発生させてしまった際に、自社の担当者にそのことが報告されるまでにも時間がかかってしまう可能性もあります。

対策

アウトソーシングで作業者とのコミュニケーションを円滑に取るためには、事前にアウトソーシング業者に相談しておくことが大切です。

スムーズにコミュニケーションを取りたいのであれば、どの程度の時間で自社の担当者から作業員に物事が伝わるのかを把握しておきましょう。

業務フローや責任の明確化（業務時間・進捗のブラックボックス化、業務の抜け漏れ）

バックオフィス業務をアウトソーシングすると、業務内容が把握できなくなるため、業務フローがつかめず管理しづらくなるでしょう。

これまで社内で決めていたフローや注意点とは違い、アウトソーシング業者の方法でバックオフィス業務が行われるため、業務に抜けや漏れが生じたり、業務のブラックボックス化が発生したりします。

また、業務上で何かしらのミスが発生した際に、自社で責任を取るのか、アウトソーシング業者が責任を取るのか、責任問題のトラブルが発生する可能性も考えられるでしょう。

対策

アウトソーシングで業務の抜けや漏れ、ブラックボックス化を防ぐためには、アウトソーシング業者との連携をしっかり取っていく必要があります。

例えば、どのようなフローや体制で業務を進めるのか、何かしらの問題が発生していないかなどを、定期的にミーティングで打ち合わせをしましょう。

また、併せて問題が発生した際に、自社とアウトソーシング業者のどちらに責任が生じるかなども併せて話をしておくことが大切です。

ミーティングの頻度や責任問題の線引きなどを事前に決めておくことで、ブラックボックス化やトラブル発生を未然に防げます。

社内にノウハウが残らない（マニュアル作成も依頼できるのか）

すべてのバックオフィス業務をアウトソーシングすると、社内にノウハウが残りません。たしかに、アウトソーシング業者に社内業務を任せることで、一時的に社内業務が楽になり業務の効率化に期待できるでしょう。

しかし、社内にはバックオフィス業務を効率化するノウハウが残らないため、この先長い間バックオフィス業務をアウトソーシングに頼らなければなりません。

バックオフィス業務を今後もアウトソーシング業者に任せる、と考えている方であれば、それほど気にする必要はありません。しかし、将来的には自社で業務を完結させたい、と考えている方は、対策が必要です。

対策

アウトソーシングに頼りつつバックオフィス業務のノウハウを社内に蓄積させるためには、アウトソーシング業者に業務フローを教えてもらい、自社内で業務を完結させられる仕組み作りをしていく必要があります。

そのためにも、アウトソーシング業者には定期的に業務報告をしてもらい、そこでノウハウを蓄積していくことが大切なのです。

また、アウトソーシング業者によっては、業務マニュアルを作成してくれる可能性があります。

よって、将来はバックオフィス業務を自社で完結させたい方は、業務マニュアルを作成してくれるかを事前に確認しておきましょう。

バックオフィス業務をアウトソーシングする際の業者の選び方

最後に、バックオフィス業務をアウトソーシングする業者の選び方を4つ紹介します。

バックオフィスは会社の経営をサポートする大切な業務です。そのため、アウトソーシングで失敗しないためにも、こちらで紹介する選び方を覚えておきましょう。

専門性（どんなスタッフが対応するのか（採用方法・教育））

バックオフィス業務は、専門性の高い業務であるケースがほとんどです。

そのため、依頼するアウトソーシング業者には専門分野でも安心して任せられるスタッフが在籍しているか、確認しておくことが大切です。

在籍しているスタッフが専門性の高い人材であるかは、アウトソーシング業者の採用方法や教育制度を確認しましょう。

定期的に教育を実施しているアウトソーシング業者であれば、在籍しているスタッフの能力は高い傾向があります。

また、税理士や弁護士などの有資格者が在籍しているアウトソーシング業者であれば、教育の質が高いと言えるでしょう。

対応している業務範囲

対応している業務範囲は、アウトソーシング業者によって異なります。そのため、自社で効率化したいバックオフィス業務を事前に把握し、対応しているかを確認しましょう。

専門性の高い業務ほど、担当できるアウトソーシング業者が少なくなりますので、有資格者が在籍しているアウトソーシング業者で探すことをおすすめします。

実績の有無

アウトソーシングを依頼する際は、これまでの実績を掲載している業者を選ぶのも一つのポイントだと言えるでしょう。なぜなら、これまでの実績が豊富であるほど、信頼できるからです。

また、記載されている実績の中でも、依頼したいバックオフィス業務の成功事例などがある場合は、より業務効率化に期待できるでしょう。

費用・料金プラン

費用・料金プランはアウトソーシング業者によって異なります。そのため、バックオフィス業務の予算を事前に決めておき、予算にあわせてアウトソーシング業者を選ぶのも良いでしょう。

料金プランは、労働時間制・月額制など業者によってさまざまです。料金プランで業者を選ぶ場合は、複数の業者を比較しましょう。

まとめ

今回は、バックオフィス業務のアウトソーシングについて解説しました。バックオフィス業務をアウトソーシングするとさまざまなメリットが得られます。

一部業務をアウトソーシングするだけでも、企業全体の生産性向上に期待できるため、企業の成長につながります。

そのため、企業全体の業務効率化を考えている方はアウトソーシングを積極的に活用しましょう。

しかし、アウトソーシングには注意点もあります。アウトソーシング業者に頼り過ぎてしまうと、社内に業務ノウハウが蓄積されません。

したがって、将来的にバックオフィス業務を自社で完結させたい方は、定期的なミーティングで業務フローを学ぶか、マニュアルを作成してくれるアウトソーシング業者を選びましょう。

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