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バックオフィス業務を効率化したい!バックオフィス業務の課題と、効率化する方法を紹介。

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バックオフィス業務は、企業活動を円滑に進めるための欠かせない存在。営業、開発、生産、企画など、各部門の社員が活躍している企業では、必ずバックオフィス業務によるサポートが存在します。


一方で、バックオフィス業務は効率化しやすい分野でもあるのはご存知ですか?働き方改革が推進されている現代社会では、多くの企業がバックオフィス業務の効率化に取り組んでいます。

そこで今回は、バックオフィス業務効率化の必要性や、効率化の方法などについて紹介します。バックオフィス業務の効率化を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。

目次[非表示]

  1. 1.バックオフィスとは?
  2. 2.バックオフィス業務の課題
    1. 2.1.人手不足
    2. 2.2.負担増加
    3. 2.3.問い合わせ対応
  3. 3.バックオフィス業務効率化の必要性
  4. 4.バックオフィス業務を効率化する方法
    1. 4.1.RPA
    2. 4.2.チャットボット
    3. 4.3.クラウドツール
    4. 4.4.アウトソーシング
    5. 4.5.オンラインアシスタント
  5. 5.『グランサーズ株式会社』ならバックオフィス業務効率化の相談が可能!
  6. 6.まとめ

バックオフィスとは?

バックオフィスとは、「顧客と直接対面してやりとりをしない」業務を指します。経理、総務、人事、法務、財務、庶務などの部門が代表的です。

一方で、クライアントや見込み顧客と直接やりとりして営業や販売、カスタマーサポートを行う部門をフロントオフィスと呼びます。

バックオフィスはフロントオフィスの業務をサポートし、会社の運営や機能、社内向けの業務などを担うことで、会社を後方から支援します。会社のなかでも、非常に重要な役割を担っているのです。だからこそ、バックオフィス業務をうまく効率化できれば、会社の機能そのものを改善して大きな効果を生みだすことができるのです。


バックオフィス業務の課題

人手不足

バックオフィス業務の課題として、まず人手不足があげられます。なぜバックオフィス業務は人手不足になりやすいのでしょうか?それは、主に経理や財務、労務業務などで専門知識を要するからです。

労働人口が減少傾向し、大企業ですら採用活動に苦慮している昨今、スタートアップ企業や中小企業はそもそも人材獲得が難しい状況。そんななか、バックオフィスの専門知識を有する人材を採用するのは難易度が高いのです。

またバックオフィス業務の実績を積んだ人材は、大企業へのキャリアアップを望んでいるケースが多いです。もしスタートアップ企業や中小企業が運よく人材を確保できたとしても、今度は人材流出による人手不足問題がつきまとうのです。


負担増加

バックオフィスは業務内容が多岐にわたります。また複数の部署にまたがった仕事を任せられることもあり、社員の業務負担が増加しやすい傾向にあります。

加えて、バックオフィスは業務の責任が大きかったり、正確な作業が求められたりするため、業務をこなすのに時間もかかるのです。バックオフィスの人員が少ないスタートアップ企業や中小企業なら、社員ひとりの業務負担はさらに増えることでしょう。


問い合わせ対応

バックオフィスはフロントオフィスをサポートすることが主な業務。したがって、フロントオフィスからの問い合わせ対応やトラブル対応も行わなければならず、結果的に業務量が増えてしまいます。

バックオフィスの社員は、問い合わせ対応やトラブル対応のたびに現在進行中の業務を中断しなければなりません。フロントオフィス側が何度も同じ問い合わせをすれば、その都度、同じ対応をしなければならないことも。無駄な業務が増えやすいことも、バックオフィス業務の課題になっているのです。

ご質問やご相談など、コチラからお気軽にお問い合わせ下さい!



バックオフィス業務効率化の必要性

働き方改革関連法案の一部施行によって、働き方改革の実現は大企業はもちろん、中小企業やスタートアップ企業にとっても重要性が高いです。

また新型コロナウイルスの感染拡大によって、テレワークなどの新しい勤務スタイルが広まったことで、バックオフィス業務の効率化や改善の必要性はますます高まっています。

では、実際にバックオフィス業務の効率化を進める際は、何を行うべきなのでしょうか。

まずは、バックオフィス業務のデジタル化があげられます。書類の管理や給与計算、採用活動、勤怠管理などのバックオフィス業務は、まだまだアナログで行われていることが多く、それがボトルネックになっていることも多々あります。

しかし、昨今は技術の発展によりデジタル化が進み、さまざまな業務をデジタルで行えるようになっています。これからはデジタル技術を柔軟に取り入れて、バックオフィスなどの働き方を改革する必要性があるでしょう。

ご質問やご相談など、コチラからお気軽にお問い合わせ下さい!


バックオフィス業務を効率化する方法

RPA

RPAは、「Robotic Process Automation」の略語です。データ入力などのパターン化された作業を、AI技術が組み込まれたロボットによって自動化する仕組みです。これまで人が行っていた作業などを自動化できるため、仮想知的労働者(デジタルレイバー)とも呼ばれています。

RPAは、バックオフィス業務との相性がいいと言われています。今後は、簡単なデータ入力作業などの定型業務はRPAが代行し、パターン化が難しい業務は人手によって行うなどの切り分けが進んでいくでしょう。RPAをうまく活用すれば、バックオフィス業務の効率化はもちろん、人手不足問題の解決策にもなりえます。


チャットボット

チャットボットとは、会話のやりとりができるロボットのこと。話しかけると、何かを調べてくれたり質問に対して回答したりしてくれます。そのチャットボットが、どんなバックオフィス業務を効率化してくれるのでしょうか?

それは、社内の問い合わせ対応の効率化です。たとえば、人事・労務部への年末調整書類に関する問い合わせや、経理部への経費・交通費精算に関する問い合わせはなどは頻出事項ですよね。そこで、チャットボットを活用した社内の問い合わせ窓口をつくれば、業務の負担を削減でき、効率化につながります。


クラウドツール

クラウドツールを導入すれば、インターネットを利用してバックオフィス業務を効率化できます。また、社内のペーパーレス化も推し進めることが可能。下記のようなツールが、クラウドツールの例です。

・勤怠管理ツール
・請求書発行ツール
・給与計算ツール
・採用管理ツール

クラウドツールは、インターネット環境があればどこでも利用できるため、場所を選びません。テレワーク時代に突入した現在、必要不可欠になっているサービスとも言えます。

また、システム側で制度改正や税率の変更を自動更新してくれるため、自社の業務負担も軽減します。


アウトソーシング

アウトソーシングサービスを活用してバックオフィス業務を外部委託し、効率化を図る方法もあります。バックオフィス業務を外部に委託すれば、社員がコア業務に集中できるようになり、生産性も向上します。とくに、繁忙期などで人手が不足しているときはアウトソーシングが有効です。

また、アウトソーシングは優秀な人材を有していることが多く、なかには専門的な知識を持っている人もいます。即戦力として活躍してくれるので、自社で社員を育成する手間も省くことができます。


オンラインアシスタント

オンラインアシスタントとは、インターネットを利用してバックオフィス業務などをサポートしてくれるサービスです。オンラインアシスタントのサポートによって業務負担が軽減し、効率化に寄与します。また、バックオフィス業務の効率化によって、コア業務への集中ができるという好循環も生まれます。

経理・総務・人事などはもちろん、会計や法務などの専門業務、サービスによってはSNS管理やWeb広告運用などのマーケティング業務も依頼できます。オンラインアシスタントの人材も専門知識や資格・高いスキルを保有している人が多く、即戦力としての活躍が期待できます。

ご質問やご相談など、コチラからお気軽にお問い合わせ下さい!


『グランサーズ株式会社』ならバックオフィス業務効率化の相談が可能!

『グランサーズ株式会社』は、オンラインアシスタントの運営もアウトソーシングサービスの提供も行っており、バックオフィス業務効率化の相談におすすめです。

オンラインアシスタントでは、『SUPPORT+iA』を運営。税理士法人を母体に持っており、公認会計士や税理士が業務のサポートを監修しているのが特徴です。専門性の高いスタッフによる丁寧なサポートを期待できます。また、月3万円からの小ロット依頼ができるのもうれしいポイントですよ。

社内リソースが不足している場合は、グランサーズの常駐型アウトソーシング」も検討してみてください。優秀な人材が自社内に常駐しながら業務を行ってくれます。訪問頻度や回数、時間などの希望も相談可能。要望に対して柔軟に対応をしてくれるのは魅力的ですね。

ご質問やご相談など、コチラからお気軽にお問い合わせ下さい!


まとめ

今回は、バックオフィスを効率化するためのポイントや方法を紹介しました。

バックオフィス業務は効率化のツールやサービスが充実しています。だからこれほどまでに多くの企業が、バックオフィス業務の効率化に取り組んでいるのです。 人材不足や業務負担の増加に悩まされている場合は、ツールやサービスをうまく活用しながらバックオフィス業務を効率化し、働き方改革の推進や生産性の向上につなげてみてください。

ご質問やご相談など、コチラからお気軽にお問い合わせ下さい!​​​​​​​


グランサーズラボ|編集部
グランサーズラボ|編集部

2021年生まれ。 BPOや業務効率化など企業成長のためになることがすき。 特にスタートアップやベンチャーなど新しいことに挑戦している人たちを応援するのが生きがい。 知りたい情報のリクエストも受け付けてます!

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