【2022年最新版】バックオフィスを業務委託するためのトリセツ。メリットや注意点、業者の選び方を徹底解説！

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バックオフィス業務は会社を支える重要な業務です。そのため、十分な人員をバックオフィス業務のために用意しなければなりません。しかし、昨今の全体的な人材不足に伴い、十分なリソースの確保がむずかしくなってきました。

このような背景から、バックオフィス業務を外部に依頼する企業が増えています。業務の依頼は、単純に人材不足を解消する以上のメリットがあります。

業務委託できるバックオフィス業務

バックオフィスの業務委託をする前に、バックオフィスに該当する業務の例や、それぞれの特徴・具体的な仕事内容の確認が必要です。業務委託できるバックオフィス業務として、主に以下の3種類が挙げられます。

• 総務
• 経理
• 人事・労務

それぞれの仕事内容について詳しく解説します。

総務

総務とは会社経営や事業展開がスムーズに進むよう、社内環境の整備やサポートなどを行う職種です。ほかの部署が対応できない、専門的に扱う部署がない業務を広く引き受ける役割を果たします。

総務の仕事内容の具体例は以下のとおりです。

• 会社の備品発注や管理：文房具の発注やオフィス什器の管理・メンテナンスなど
• オフィスのメンテナンスや業者との連携：照明や空調の管理、応接間や会議室のメンテナンスなど。故障や不備があった際は業者への連絡も行う
• 各種行事の企画・運営：社内の運動会や株主総会などの企画・運営。事前の準備から当日の受付、必要に応じて外部の応対も実施
• 文書管理：契約書・審議書・会議資料などの文書管理。文書の内容によっては各担当部署や法務部が実施するケースもある
• 外部の応対：メールや電話の応対といった受付業務を総務が請け負うケースもある

会社のサポート業務を広く行います。

経理

経理は会社のお金を管理・記録する仕事です。お金に関する業務を広く実施します。

経理の仕事内容の具体例は以下のとおりです。

• 現預金の管理：現金出納帳への入出金記録、預金口座に不審な取引がないかのチェックなど
• 仕訳入力・帳簿作成：日々の会計取引を記録。会計ソフトに自動連携で入力された取引に誤りがないかのチェックも行う
• 請求書の管理・発行：他部署から指示された請求書の作成や、請求書を使った支払い・取引先からの入金確認など
• 各種支払い対応：納付書や払込書を使った支払いや、自動引き落としの設定をした支払いが問題なく完了しているかの確認など
• その他月次・年次業務など：決算関連・年末調整・税金の納付など

企業によっては給与計算や従業員の経費精算などの業務も経理担当社が行います。

人事・労務

人事・労務はどちらも社員と深く関わる業務ですが、具体的な仕事内容は異なります。

人事は採用活動や社内研修・評価など、従業員と直接関わる業務を担当する職種です。一方で労務は入社・退職手続きや給与計算など、従業員の労働環境を整える役割を果たします。

それぞれの具体的な仕事内容の例は以下のとおりです。

人事

• 採用活動：採用計画の作成から人員確保まで広く携わる
• 社内研修：研修の企画運営や準備など
• 人事評価：正当な人事評価を実施できるよう、客観的かつ合理的な評価制度の整備をする
• 人材の配属先決定：適性を見極めたうえで、適性な人材配置や人事異動を実施

労務

• 入社・退職手続き：雇用契約書の作成や社会保険手続きなど
• 給与計算・経費精算：企業によっては経理が実施
• 労務トラブルの対応：労務トラブル発生時の対応や、社員の相談窓口としての役割を果たす

このように人事・労務は厳密には異なる職種ですが、ひとつの部署で担当するケースも多くみられます。

バックオフィスを業務委託するメリット

バックオフィスを業務委託する大きなメリットは以下の4つです。

• コア業務に集中できる
• 人件費の削減
• 業務品質の向上
• プロのノウハウを学べる

メリットについてそれぞれ詳しく解説します。

コア業務に集中できる

バックオフィスを業務委託することで、コア業務に集中できるようになります。

バックオフィス業務はなくてはならないものですが、利益に直接結びつく業務ではありません。そのため、バックオフィス業務に割く人員の割合が多いと、会社の生産性が下がってしまいます。

バックオフィス業務を外部に依頼することで、多くの内部リソースをコア業務に向けることができます。結果として、生産性の向上が期待できるのです。

人件費の削減

バックオフィスを業務委託によって外部に任せることで、人件費の削減も実現できます。

バックオフィス要員を新規採用する場合、さまざまな費用がかかります。まず、採用そのものに費用が発生します。求人・面接・事務手続きなど、合計すると数十万円になります。

採用後も教育にコストがかかります。教育期間中の給与や指導にあたる社員の人件費など、新入社員が戦力になるまでには多くのコストが必要です。

一方、業務委託であれば習熟した即戦力の人材を利用できるため、新規雇用のようなコストはかかりません。

また、業務委託であれば残業代を抑えることもできます。通常、社員に時間外労働をさせる場合は、残業代として割増賃金を支払わなければなりません。そのため、限られた従業員に残業をさせることで業務を回そうとすると、結果的に高いコストを支払うことになります。

過負荷になっている業務を外部に委託すれば残業の必要性が小さくなり、残業代を必要最小限に抑えることが可能になります。

このように、バックオフィスの業務委託は、人件費の削減につながるのです。

業務品質の向上

業務品質の向上も、バックオフィスを業務委託することで得られる大きなメリットとして挙げられます。

バックオフィスは誰でもできる仕事に感じるかもしれませんが、実際はさまざまな知識が必要なうえ、自社内での指導や人材育成が容易ではありません。コア業務と違って品質アップの取り組みが後回しになりやすいため、非効率な方法・誤った方法を続けてしまうケースも多くみられます。

バックオフィスを業務委託すれば、バックオフィスの豊富な経験やノウハウを有するプロの代行業者に仕事を依頼できます。自社内のリソースを割くことなく、バックオフィス業務の質を一気に高めることができます。

プロのノウハウを学べる

業務改善のアドバイスを受けられることも、大きな魅力のひとつです。

バックオフィス業務の代行業者は、これまで培ってきた経験から、多くのノウハウを蓄積しています。そのため、業務の非効率な点を見つけ、改善のための提案をすることが可能です。また、そのようなアドバイスを社内で共有することで、全体の業務改善にもつながります。

外部の人間の知見を得られる機会はなかなかありません。プロのノウハウを学ぶ機会を得られる点も、業務委託ならではの大きな魅力といえます。

バックオフィスを業務委託する際の注意点と対策

バックオフィスの業務委託には多くのメリットがある一方で、以下のような注意点も存在します。

• 情報漏洩のリスク
• 対応できない業務がある
• 業務フローや責任の明確化
• 社内にノウハウが残らない

注意点について、それぞれ押さえたいポイントや対策を紹介します。

情報漏洩のリスク

業務委託には外部への情報漏洩のリスクがあります。特にバックオフィス業務では多くの機密情報を取り扱うため注意が必要です。

バックオフィスを業務委託する際は、セキュリティ面で信頼できる会社を選びましょう。外部から判断するのは難しいですが、指標となるポイントとして以下の2点が挙げられます。

• Webサイトでの説明：公式サイト内で機密情報の取り扱いやセキュリティについてしっかり説明しているサービスを選ぶ。サービスの特徴としてアピールしている以上、一定の水準は保証されていると考えられるため
• 実績やサービスの長さ：多くの実績を持っている・長期間サービスを続けている会社は、今まで致命的なトラブルなく運営を続けているという点で信頼性が高いと考えられる

また業務委託する際、依頼する範囲や渡す情報の整理にも注意する必要があります。必要以上の依頼をせず渡す情報も最低限に抑えることで、情報漏洩のリスクを抑えられます。

対応できない業務がある

会社・サービスによっては、対応できない業務がある点にも注意が必要です。

業務委託できるバックオフィス業務の章で紹介したように、バックオフィス業務は多岐に渡ります。そのため、代行サービスによって対応できる業務が異なります。対応できる業務を確認せずに契約してしまうと、依頼しようと思った業務が対象外だったという事態が起こり得ます。

対応可能な範囲に関する勘違いやトラブルを防ぐためには、事前に依頼できる業務範囲のチェックが大切です。そのうえで、自社で依頼したいと考えている業務が対応可能な会社・サービスに依頼しましょう。

業務フローの変更や責任の明確化

バックオフィス業務を代行業者に依頼するために、業務フローの変更や責任の明確化など、特別な作業が必要な場合があります。

これらの対応をせず業者に丸投げしてしまうと、後の手間が大きくなる・トラブル発生時に責任の所在を特定できないなどの恐れが大きくなります。業務委託はバックオフィスの労力を抑える効果がありますが、利用に際して別途作業が発生する点には注意が必要です。

業務フローの変更内容は業務内容やサービスによってさまざまですが、たとえば、以下のような調整が考えられます。

• 社外秘データを利用する作業と、それ以外の資料を利用する作業を明確に分ける
• 細分化されすぎて担当者が複数いる作業をひとつのまとめる

このような調整は代行サービスと相談しながら決めていくのが良いでしょう。責任の所在についても、依頼前・契約時の入念な検討が欠かせません。

実際に業務委託を開始してから気付くものもあるので、継続的な見直しが必要です。

社内にノウハウが残らない

バックオフィスを業務委託すると、社内にノウハウが残らない恐れがあります。

業務委託するメリットとして、プロのノウハウを学べる点を紹介しました。バックオフィスのプロによる業務を間近で確認できるため、ノウハウを学ぶ機会は十分に存在します。

しかし何もせず受け身な状態で、勝手にノウハウが溜まっていくわけではありません。業務を実施するのはあくまで外部であるため、自社の内部に自然とノウハウが残るわけではないのです。

代行業者が実施した業務内容を確認する、疑問があれば質問するなど、ノウハウを得るための主体的な行動が必要です。業務の報告やフィードバックを受けた際も、内容を確認して終わりではなく、今後に活かすための工夫や社内での共有などを行う必要があります。

業務委託する業者の選び方

バックオフィス業務の代行サービスにはさまざまなものがあります。自社に合った適切な業者を選ぶために最低限押さえたいポイントは以下の3点です。

• 対応している業務範囲
• 実績の有無
• 費用・料金プラン

それぞれ詳しく解説します。

対応している業務範囲

最初にチェックしたいポイントは、対応している業務範囲です。

たとえ評価が高い・コストパフォーマンスが良い業者であっても、依頼したい業務が対象外では、自社に適しているとはいえません。バックオフィスを外部委託するメリットを最大限に得るためには、依頼したいと考える業務に漏れなく対応している業者を選びましょう。

サービスを選ぶ最初の段階では、企業WEBサイトやパンフレットを確認すれば十分といえます。最終的には認識のズレがないように、直接会社に問い合わせて相談・確認するのが確実です。}

実績の有無

代行サービスの実績は、サービスを選ぶうえで非常に参考になります。実績が多い企業ほど、ノウハウが蓄積されており、サービスの品質が高いと考えられるためです。

情報漏洩のリスクの項で紹介したように、実績が豊富な代行業者は、致命的なトラブルなく運営を続けている点で信頼できるとも考えられます。

また、Webサイトで具体的な事例が公開されている場合は、実際の利用をイメージするのに役立ちます。依頼しようと思っている業務に近い事例があるか、よく確認しておきましょう。

費用・料金プラン

費用・料金プランも、業務委託する業者を選ぶ際にチェックが欠かせないポイントです。

代行サービスの多くは月額制で、プランによって利用時間・対応範囲などが異なります。プランの選択を誤ると、時間が足りなくて高い追加料金が発生したり、逆に余らせてしまい無駄が出るなどの問題が発生する恐れがあります。

また、利用時間を柔軟に変えられるかも大切です。決算期など忙しい時期に利用する時間を増やす、あるいは時間的に余裕がある時期は利用を控える、といった切り替えが容易なサービスであれば、無駄な費用を払わずに済みます。

自社の想定する利用方法とマッチするか確認し、コストパフォーマンスの良いサービスに依頼することが大切です。

まとめ

バックオフィス業務はどの企業でも基本的な内容は変わらないため、外部に任せやすい業務です。バックオフィス業務を外部に依頼することで、社内のリソースをコア業務に集中させることができます。

コア業務に割ける人員が増えれば、自社の生産性が向上し、利益の拡大が期待できます。

バックオフィス業務の負荷が大きい、もっとコア業務にリソースを使いたいという場合は、ぜひ業務委託を検討してみましょう。

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