バックオフィス業務を依頼したい！依頼にあたって必要なことを紹介。

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バックオフィス業務は会社を支える重要な業務です。そのため、十分な人員をバックオフィス業務のために用意しなければなりません。しかし、昨今の全体的な人材不足に伴い、十分なリソースの確保がむずかしくなってきました。

このような背景から、バックオフィス業務を外部に依頼する企業が増えています。業務の依頼は、単純に人材不足を解消する以上のメリットがあります。

バックオフィス業務を依頼することで得られるメリット

バックオフィス業務を依頼することには、さまざまなメリットがあります。具体的に、どのようなメリットがあるのか整理してみましょう。

コア業務に注力できる

社内の人員をコア業務に集中させることで、生産性が向上します。

バックオフィス業務はなくてはならないものですが、直接利益に結びつく業務ではありません。そのため、バックオフィス業務に割く人員の割合が多いと、会社の生産性が下がってしまいます。

バックオフィス業務を外部に依頼することで、多くの内部リソースをコア業務に向けることができます。これにより、生産性の向上が期待できるのです。

人件費を削減できる

バックオフィス業務を依頼することは、人件費の削減に繋がります。

新規雇用で従業員を増やす場合、さまざまな費用がかかってしまいます。

まず、採用そのものに費用が発生します。求人、面接、事務手続きなど、その金額は少なくとも数十万ほどになります。

また、教育にもコストがかかります。教育期間中の給与や、指導にあたる従業員の人件費など、新入社員が戦力になるまでには多くのコストが必要です。

業務依頼であれば、習熟した即戦力の人材を利用できるため、上記のようなコストはかかりません。

また、業務依頼であれば残業代を抑えることができます。通常、従業員に時間外労働をさせる場合は、残業代として割増賃金を支払わなければなりません。

そのため、限られた従業員に残業をさせることで業務を回そうとすると、結果的に高いコストを支払うことになります。

そうした場合、過負荷になっている業務を外部に依頼することで、残業を必要最低限に抑えることができます。

このように、バックオフィスの業務依頼は、人件費の削減に繋がるのです。

業務内容改善のアドバイスが受けられる

業務改善のアドバイスを受けられることも、大きな魅力の一つです。

バックオフィス業務の代行企業は、これまで培ってきた経験から、多くのノウハウを蓄積しています。そのため、業務の非効率な点を見つけ、改善のための提案をすることが可能です。

また、そのようなアドバイスを社内で共有することで、全体の業務改善にも繋がります。

外部の人間の知見を得られる機会はなかなかないため、大きな魅力と言えるでしょう。

バックオフィス業務依頼で必要なこと

バックオフィス業務を依頼するために、必要なことを説明します。

依頼する業務内容の決定・整理

まずは、依頼する業務内容を決めるところから始めます。

「事務全般を依頼したい」といった漠然とした内容では、あまりにも範囲が広すぎるために具体的な話をすすめられません。

事細かに決める必要はないですが、請求書作成、電話代行など、作業内容がわかる程度に具体的なレベルまで絞り込まなければなりません。

現在の業務内容を整理して、作業内容を簡易に説明できるリストを作るといいでしょう。

最低限、次のことは把握できるようにしておくと、代行サービスとの相談がスムーズになります。

・作業内容
・作業に必要な情報（資料）
・完成する成果物
・データの取り扱いルールなどの留意点

特に、他社からの委託業務など、資料の扱いについてのルールがある業務には注意しましょう。あとになって依頼できない業務だと発覚すると、最初から依頼内容を考え直す必要があります。

代行サービス会社との相談

依頼内容がおおよそ決まったら、代行サービスと依頼内容について相談します。

前項で作成した依頼したい業務の一覧を見ながら、依頼が可能か、適切なプランはなにかなどを決めていきます。

代行サービスの選び方については、後ほど詳しく説明します。

業務フローの見直し

代行サービスに業務を依頼するために、業務フローの変更が必要な場合があります。変更内容は業務内容やサービスによってさまざまですが、たとえば、以下のような調整が考えられます。

・社外秘データを利用する作業と、それ以外の資料を利用する作業を明確に分ける。
・細分化されすぎて担当者が複数いるような作業を、一つにまとめる。

このような調整は代行サービスと相談しながら決めていくとよいでしょう。実際に依頼をしてから気づくものもあるので、継続的な見直しが必要です。

バックオフィス業務代行サービスを選ぶ際の注意点

バックオフィス業務の代行サービスにはさまざまなものがあります。自社に合った適切なサービスを選ぶポイントをご紹介します。

対応している業務範囲

バックオフィス業務は多岐に渡るため、代行サービスごとに対応できる業務が異なります。そのため、自社で依頼したい業務を扱えるかどうか、チェックするようにしましょう。

サービスを選ぶ最初の段階では、企業WEBサイトやパンフレットを確認すれば十分です。しかし、認識のズレがないように、直接会社に問い合わせて相談することも忘れないようにしましょう。

機密情報の取り扱い

バックオフィス業務では多くの機密情報を取り扱うため、セキュリティ面で信頼できる企業を選ぶようにしましょう。

外部からこのようなことを判断するのはむずかしいですが、いくつか指標となるポイントがあります。

まず、WEBサイトなどで機密情報の取り扱いと、セキュリティについてしっかり説明しているサービスは、ある程度信頼できます。

サービスの特徴としてアピールしている以上、一定の水準は保証されていると考えられるからです。

また、多くの実績を持っていたり、長期間サービスを続けているところは、今まで致命的なトラブルなく運営を続けているという点で、信頼性が高いと言えます。

実績

代行サービスの実績は、サービスを選ぶ上で非常に参考になります。

実績が多い企業ほど、ノウハウが蓄積され、サービスの品質が高いと考えられるからです。

また、WEBサイトで具体的な事例が公開されている場合は、実際の利用をイメージするのに役立ちます。

依頼しようと思っている業務に近い事例があれば、よく読み込んでおきましょう。

料金

多くの場合、代行サービスは月額制で、プランによって利用時間・プランが異なります。プランの選択を誤ると、時間が足りなくて高い追加料金が発生したり、逆に余らせすぎて無駄が出るなどの問題が発生するかもしれません。

自社の利用方法とマッチしているか確認しましょう。

また、利用時間を柔軟に変えられるかも大切です。忙しい時期に利用する時間を増やし、暇になったら利用を控える、といった切り替えが容易なものであれば、無駄な費用を払わずに済みます。

バックオフィス業務の負荷を下げて、生産性が向上する！

人手不足が深刻化する昨今、社内リソースのマネジメントはより重要になりました。そのため、外部リソースの利用も積極的に検討する必要があります。

バックオフィス業務はどの企業でも基本的な内容は変わらないため、外部に任せやすい業務です。バックオフィス業務を外部に依頼することで、社内のリソースをコア業務に集中させることができます。

コア業務に割ける人員が増えれば、自社の生産性が向上し、利益につながるでしょう。

バックオフィス業務の負荷が大きい、もっとコア業務に人間がほしいという場合は、業務依頼を検討してみましょう。まずは、代行サービスのWEBサイトを見てみることをおすすめします。

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