バックオフィス業務をオンラインで！？バックオフィス業務のオンライン化について解説。

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働き方改革やテレワーク化が進む昨今の社会情勢では、経理・人事・総務などバックオフィス業務の効率化が必須。そしてバックオフィス業務の効率化には、バックオフィス業務のオンライン化が有効と言えます。

しかし、これまでずっと重要な書類・情報をアナログで管理していたため、どの業務からオンライン化するべきなのかわからないという方も多いのでは。

そこで今回は、オンライン化できるバックオフィス業務の種類や、バックオフィス業務のオンライン化のメリットなどを紹介します。

バックオフィス業務とは

バックオフィス業務とは経理や総務、人事などの業務を指します。バックオフィス業務は、会社の売上や利益に直接かかわるコア業務をサポートすることで、会社の事業継続に貢献します。

近年はコア業務にリソースを集中させるために、バックオフィス業務をオンライン化して業務の効率化を図る企業が増えています。

バックオフィス業務のオンライン化で業務の効率化が可能

最近はコロナによってリモートワークが浸透し、バックオフィス業務のオンライン化を推し進める動きが増えています。そもそもオンライン化とは、パソコンやスマートフォンなどがインターネットに接続された状態を意味します。オンライン化をすることによって、これまで実際に会って行っていた会議や打ち合わせをビデオ通話で行ったり、紙で管理していた書類をオンライン上で管理したりするようになりました。要は、これまでアナログで行っていたことをオンライン上で行うようになったのです。

オンライン上でバックオフィス業務を行えるようになると、申請、承認などのフローをオンライン上で完結できます。また、紙のファイルを電子化すれば管理が楽になったり、紙のコストが削減できたりするので、結果的に効率化につながるのです。

オンライン化できる主なバックオフィス業務

勤怠管理

従業員の勤怠をオンライン化してクラウド上で管理すれば、出退勤時間や欠勤、遅刻、早退の確認、有給休暇取得状況の確認などを毎月手作業で行う必要がなくなります。オンライン上で自動的に集計してくれるので、勤怠管理を大幅に効率化できるでしょう。

勤怠管理サービスとしておすすめなのは、「jinjer勤怠」です。1ユーザーあたり月300円から利用できるコスパのよさが魅力です。

申請・決済

ワークフローシステムを導入して社内の申請・決済業務をオンライン化することで、バックオフィス業務を効率化できます。勤怠、出張、備品購入などの申請や決済業務を紙で行うと、毎回申請用紙を印刷し、記入、そして次の承認者に渡すという手間がかかりますが、オンライン化すればその面倒な作業をすべて省くことができます。

ワークフローシステムでは、「ジョブカンワークフロー」がおすすめ。1ユーザーあたり月300円で利用可能。マルチデバイス対応しており、外出先からスマホやタブレットで申請・承認作業を行えますよ。

経費精算

オンライン経費精算システムは、ユーザーの入力作業や承認作業にも配慮された経理業務の効率化ツールです。マルチデバイスや会計システムとの連動に対応していると、より一層の業務効率化に寄与します。

クラウド型経費精算システムの「楽楽精算」は、累計導入社数で国内ナンバーワンを誇ります。カスタマイズしやすく、大きくフローの変更をすることなく導入可能。クレジットカードの利用明細を取り込むだけで申請・精算ができます。

電子契約

オンライン契約書（電子契約サービス）を利用すれば、オンライン上で契約書類の作成や捺印ができるようになります。契約書の検索だけでなく、複製による新しい新規作成も簡単で。セキュリティ対策も万全なので、安心して導入できますよ。

法律とITの専門家である弁護士ドットコムが提供している「クラウドサイン」は、サービスとサポートの安心感が魅力。契約相手がクラウドサインを利用していなくても利用できるため、汎用性が高いです。

帳票処理

帳票処理システムは、あらゆる帳票をクラウド上で発行できるので、印刷・封入・発送の手間がかかりません。自動化システムが搭載されているものを利用すれば、メールやFAX、郵送などで届く請求書や発注書などの文字を自動で読み取ることも可能。

「ReiWorQ（レイワーク）」の業務効率化ソリューションは、OCRで受注伝票や請求書などの書類の文字をデータ化し、RPAで社内システムやエクセルに自動入力できます。データの確認・入力作業を削減し、入力ミスも最小限に抑えられるでしょう。

採用管理

採用管理システムは、応募者の選考ステップに合わせて自動でメールを送ったり、応募者の選考状況をひと目で把握できたりするため、応募者とのメールや電話のやりとり、面接日程の調整などの業務を効率化できます。

ビズリーチが運営する採用管理システム「HRMOS（ハーモス）採用」なら、AI（人工知能）によるレコメンド機能によって、自社の採用ターゲットに近い人材をピックアップし、効率的にアプローチ可能。採用にかかわるすべての流れをクラウド上で一元管理できます。

バックオフィス業務のオンライン化のメリット

クラウド上での一元管理が可能

バックオフィス業務をオンライン化するメリットは、重要なデータを電子化してクラウド上で一元管理できることです。

クラウド上で一元管理していれば、インターネット環境のあるところならどこからでもデータにアクセスでき、リモートワークや在宅ワークのときにも、本社に出社しているときと変わらず業務を行えます。

また、クラウド上のデータにアクセスできるようになれば、情報共有がスムーズになり、社員同士のコミュニケーションに取りやすくなるでしょう。

業務の属人化の防止

バックオフィス業務を行う経理や総務、人事などの部署は異動が少なく、業務が属人化してしまう傾向にあります。担当者が急に退職したり長期休業をしたりすると、誰も作業がわからず業務が滞ってしまうという恐れも。

しかし、バックオフィス業務をオンライン化すれば業務のノウハウやフローを可視化して複数人で共有できるので、業務の属人化を防ぐことが可能です。

サービスによっては、法改正への自動対応や自動入力があるので、高いスキルや専門知識がなくても業務が滞ることがなく、業務の標準化ができるでしょう。

コストの削減

バックオフィス業務のオンライン化は、コストの削減にも寄与します。業務の自動化・電子化による作業時間の短縮は、主に残業で発生する人件費の削減になりますよね。また、ペーパーレス化によって紙代・印刷代・印紙代を削減することも可能です。

加えて、在宅ワークが増えればオフィススペースを縮小でき、オフィスの賃料を減らして固定費を抑えることにもつながります。

オンラインアシスタントという選択も

バックオフィス業務の効率化を図るときには、オンラインアシスタントを利用するという選択肢もあります。オンラインアシスタントは、インターネットを介してバックオフィス業務のサポートを行ってくれるサービスです。

業務の連絡がもちろん、実際の作業もインターネット上で行うため、お互いの会社を行ったり来たりする必要がありません。遠隔操作で業務サポートをしてくれるので、リモートワークや在宅ワークにも適しています。

近年はオンラインアシスタントの導入によってバックオフィス業務を効率化し、生産性向上に取り組んでいる企業が増えています。

バックオフィス業務全般をサポートしてくれるのが『SUPPORT+iA（サポーティア）』

バックオフィス業務全般をサポートしてくれるオンラインアシスタントとしておすすめなのが、「グランサーズ株式会社」が運営する『SUPPORT+iA（サポーティア）​​​​​​​』です。庶務、財務、経理、人事・労務、総務などのバックオフィス業務全般をオンライン上でサポートしてくれます。

『SUPPORT+iA』は、公認会計士や税理士が監修したクオリティの高いサポートが特徴。グランサーズ株式会社が正社員採用にこだわっていることもあり、各スタッフが専門性の高い知識を有しています。

また、月15時間からの小ロット依頼もできるのが魅力。初めて導入する方やお試しで使いたいという方にとっては、小ロットから依頼できるのはうれしいポイントですよね。

まとめ

今回は、バックオフィス業務のオンライン化について紹介しました。

バックオフィス業務をオンライン化によって、これまでアナログで対応していた業務をクラウド上で管理でき、業務の属人化やコストの削減にもつながります。紙の管理や手作業が少なくなればその分の手間が減り、業務効率化が進むでしょう。ぜひこの機会に、ぜひバックオフィス業務効率化サービスやオンラインアシスタントの導入を検討してみてください。

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