人事のアウトソーシングを活用したときのメリットと人事のアウトソーシングを上手に成功させるポイント

オンラインアシスタント・秘書サービスなら「SUPPORT+iA（サポーティア）」

人事のアウトソーシングを活用する意義

人事アウトソーシングは企業が人事業務を外部の専門業者に委託する手法であり、近年ますます注目を集めています。従来の自社内での人事運営と比較して、外部の専門業者に業務を委託することで、企業にさまざまなメリットをもたらす可能性があります。

人事アウトソーシングの意義は、まず効率化とコスト削減にあります。人事業務は非常に多岐にわたり、採用プロセス、給与計算、労務管理、社会保険手続きなど、多くの時間と労力を必要とする業務です。しかし、人事アウトソーシングではこれらの業務を専門業者に委託することで、業務効率を向上させることができます。外部の専門家が高い専門知識と経験を活かして業務を遂行するため、迅速かつ効率的な業務運営が可能となります。また、企業は人事部門の運営にかかる人件費やPCの購入やソフトウェアライセンスなどの費用を削減することができるため、コスト削減のメリットも得られます。

さらに、人事アウトソーシングはコスト面での柔軟性とリソース面での柔軟性の効果があります。業務量の増減や企業の成長や変化に対応するため、外部の専門業者と契約内容を調整することができます。これにより、臨時の人材確保に柔軟に対応したり、組織の変化に合わせて人事業務を調整することが可能となります。

本記事では、人事アウトソーシングのメリットと成功のためのポイントについて解説します。

人事のアウトソーシングを活用するメリット

人事アウトソーシングは、企業にとってさまざまなメリットをもたらすことができます。以下では、人事アウトソーシングの主なメリットについて詳しく解説します。

コスト削減

人事のアウトソーシングにより、企業は人事部門の運営にかかるコストを削減することができます。人事業務には人件費やPCの購入やソフトウェアライセンスなどの費用がかかりますが、外部の専門業者に委託することで、これらのコストを削減することができます。

専門知識と経験をもつ人材の活用

人事のアウトソーシング事業者は、人事業務において豊富な専門知識と経験を持った人材が豊富にいます。これにより、人事アウトソーシングを利用することで、企業は専門的な知識や効果的な方法を活用することができます。採用プロセスの改善や給与計算の正確性の向上など、高品質な人事業務の提供が期待できます。

柔軟性と状況に応じた柔軟な対応

企業は事業の成長や変化に合わせて必要な人材を柔軟に調整する必要があります。人事アウトソーシングは、業務量の増減や組織の変化に迅速に対応するための柔軟性と状況に応じた柔軟な対応を提供します。契約内容を適宜調整していくことで、必要な業務量や業務範囲を柔軟に変更できます。これにより、効率的な人材管理と組織の成長に対応することができます。

企業のコア業務への集中

人事業務は重要な業務ですが、企業のコア業務に比べると非効率な部分もあります。人事アウトソーシングにより、企業は人事業務を外部に委託することで、コア業務に集中することができます。企業のリソースを重要な業務に集中させることで、競争力を向上させることができます。

リスク管理とコンプライアンス

人事業務は法規制や労働法の順守が求められるため、リスク管理とコンプライアンスが重要です。人事アウトソーシング業者は、法的な要件を遵守するための専門知識と対応策を持っています。企業は外部の専門業者に人事業務を委託することで、リスク管理やコンプライアンスの負担を軽減し、法的なリスクを最小限に抑えることができます。

以上が、人事アウトソーシングの主なメリットです。企業はこれらのメリットを活かし、効果的な人事アウトソーシング戦略を構築することで、業務効率化やコスト削減、競争力の向上が期待できます。

人事のアウトソーシングを上手に活用するポイント

事業者選びの重要性

人事アウトソーシングの成功において、事業者選びは非常に重要です。信頼できる事業者を選ぶことは、効果的な人事アウトソーシング戦略の基盤となります。

まず、信頼性と実績は事業者選びにおいて最も重要な要素です。信頼できる事業者は、長期的な関係を築くことができ、安定した業務の成果が期待できます。企業の信頼性や実績を確認するためには、事業者の過去の実績や顧客の声を調査することが重要です。また、業界内での評判や信頼性についても慎重に考慮する必要があります。

次に、専門性と業務範囲を考慮することも重要です。人事アウトソーシング業者はさまざまな業務を提供していますが、企業ごとに必要な業務は異なる場合があります。したがって、企業のニーズに合った専門性を持つ事業者を選ぶことが重要です。また、提供される業務範囲やサービスの幅も考慮する必要があります。必要な業務範囲をカバーできる事業者を選ぶことで、効率的な成果が期待できます。

さらに、事業者との価値観の一致も重要です。企業の文化や価値観はそのまま人事アウトソーシング業者にも影響を与えます。事業者との価値観の一致があることで、円滑なコミュニケーションや共同作業が可能となります。価値観の一致によって、人事アウトソーシング業者は企業のビジョンや目標を理解し、それを実現するためのサポートを提供することができます。

また、セキュリティ面でも注意が必要です。企業は人事アウトソーシング業者に重要な人事データを預けるため、セキュリティ対策は欠かせません。事業者が適切なセキュリティ対策を実施しているかを確認する必要があります。情報セキュリティポリシーの遵守やデータの厳重な管理など、セキュリティに関する基準を持っている事業者を選ぶことが重要です。

コミュニケーションと情報共有

人事アウトソーシングの成功において、コミュニケーションと情報共有は重要なポイントです。外部の人事アウトソーシング業者との円滑なコミュニケーションと効果的な情報共有は、業務の遂行や目標達成において不可欠です。

まず、人事アウトソーシング業者との定期的なミーティングやコミュニケーションは、信頼関係を築き、業務遂行の効率性を高めるために重要です。ミーティングを通じて業務の進捗状況や課題、要件の変更などを共有し、事業者とのコミュニケーションを活発に行うことで、双方の期待や目標を一致させることができます。

次に、情報共有の重要性です。正確かつ適切な情報の共有は、業務の円滑な進行と品質管理に不可欠です。事業者企業に必要な情報を適時に提供し、逆に事業者からも必要な情報を受け取ることで、業務のミスや誤解を防ぎ、効果的な業務遂行を実現します。情報共有は、業務プロセスや優先順位、期限などに関する情報だけでなく、企業文化や戦略に関する情報も含まれます。両者が情報を共有することで、共通の理解と目標達成に向けた連携が生まれます。

また、コミュニケーションチャネルの確立も重要です。効果的なコミュニケーションを実現するためには、適切なコミュニケーションチャネルを確立することが必要です。定期的なメールや電話に加えて、プロジェクト管理ツールやコラボレーションプラットフォームなど、リアルタイムなコミュニケーションを支援するツールを活用することが有効です。コミュニケーションチャネルの明確化は、情報の迅速な共有と意思疎通の改善に寄与します。

さらに、問題解決やフィードバックの重要性も考慮する必要があります。人事アウトソーシングの業務遂行においては、問題や課題が発生することがあります。こうした問題に対しては、事業者との協力を通じて適切な解決策を見つけることが重要です。また、フィードバックの提供も効果的なコミュニケーションの一環です。定期的なフィードバックや評価を通じて、改善点や業務品質の向上に取り組むことができます。

サービス品質保証契約の明確化

人事アウトソーシングの成功において、サービス品質保証契約の明確化は非常に重要です。サービス品質保証契約は、外部の人事アウトソーシング業者との間で合意される契約であり、業務品質や納期の管理を効果的に行うための枠組みを提供します。

人事アウトソーシングでは、業務品質と納期の確保が不可欠です。サービス品質保証契約により、業務の目標や要件が明確化され、双方の期待が一致することができます。契約上の合意事項として、具体的な目標設定、モニタリングの方法、報告頻度、ペナルティの取り決めなどが含まれます。これにより、双方が業務の品質と効率性に関する共通の基準を共有し、業務の遂行を円滑化することができます。

サービス品質保証契約の要素には以下のような項目が含まれます。まず、業務の範囲と内容が明確に定義される必要があります。具体的な業務項目や対象範囲、責任範囲などが契約に明記されることで、事業者との合意が確立します。また、業務の品質に関する指標や目標設定も重要です。具体的な品質基準や目標値を明確に設定し、モニタリングや評価を通じて品質の達成度を定量化することで、業務品質の向上を図ることができます。

さらに、報告やコミュニケーションの頻度と方法もサービス品質保証契約に含まれるべきポイントです。定期的な報告やミーティングを通じて、業務の進捗状況や課題、改善策などの情報共有を行うことが重要です。事業者とのコミュニケーションを活発化させることで、問題や課題の早期発見と適切な対応が可能となります。

最後に、ペナルティや契約解除に関する取り決めもサービス品質保証契約に含めるべきです。万が一、業務の品質や納期が契約上の要件を満たさない場合、適切なペナルティや契約解除といった措置を明確にしておくことが重要です。これにより、品質の確保と事業者の責任を明確にすることができます。

プロジェクト管理とモニタリング

人事アウトソーシングの成功において、プロジェクト管理とモニタリングは重要なポイントです。外部の人事アウトソーシング業者との業務遂行において、効果的なプロジェクト管理と適切なモニタリングは業務品質の維持とスムーズな進行に不可欠です。

まず、人事アウトソーシングはプロジェクトベースで行われることが多く、期限や目標の達成を確保するために効果的なプロジェクト管理が必要です。プロジェクト管理にはタスクの割り当て、スケジュールの管理、リソースの調整、進捗状況のモニタリングなどが含まれます。プロジェクト管理を適切に行うことで、業務の効率性や品質の向上、納期の遵守が実現できます。

次に、モニタリングの重要性です。外部の人事アウトソーシング業者をモニタリングすることは、業務の品質管理や契約の遵守を確保するために重要です。モニタリングには定期的なレビューや評価、モニタリング、報告の確認などが含まれます。モニタリングを通じて業務の進行状況や品質を確認し、必要な修正や改善を行うことで、業務の品質を維持し続けることができます。

プロジェクト管理とモニタリングを成功させるためのポイントとしては、まず、明確な目標とタスクの設定が重要です。具体的な目標設定とタスクの明確化により、事業者との共通理解を図ることができます。目標とタスクは計画やスケジュールの基盤となり、適切な進捗管理を実現します。

次に、コミュニケーションと協力関係の構築も重要です。事業者とのコミュニケーションを円滑に行い、問題や課題を共有することで、効果的なプロジェクト管理とモニタリングが可能となります。協力関係を築くことで、双方の期待や要件を共有し、円滑な業務遂行を実現することができます。

さらに、透明性と文書化も重要なポイントです。プロジェクトの進捗状況や成果物、取り決めなどを透明にすることで、関係者間の理解を深めることができます。文書化された契約や報告書、メモなどは、意思疎通や記録のために役立ちます。透明性と文書化は、プロジェクト管理とモニタリングの効果を高めるための重要な手段です。

組織内の関係調整

組織内の関係調整は、人事アウトソーシングの成功において重要な要素です。人事アウトソーシングは、外部の専門業者との連携が必要となるため、組織内の関係調整がスムーズに行われることが求められます。

組織内の関係調整には、以下のポイントがあります。まず、関係者の役割と責任の明確化が重要です。人事アウトソーシングを導入する場合、組織内の担当者や部門と外部の事業者との役割分担を明確にすることが必要です。各関係者が自身の役割と責任を理解し、協力体制を築くことで、業務の円滑な進行と品質の維持が可能となります。

次に、コミュニケーションと情報共有の重要性も考慮する必要があります。組織内の関係者間でのコミュニケーションを円滑に行い、情報共有を効果的に行うことは、事業者との連携と業務の効率性に影響を与えます。関係者間での定期的なミーティングや報告の確認、問題解決の協力などを通じて、意思疎通を図ることが重要です。また、組織内での情報共有プロセスを整備し、必要な情報が関係者間で適切に共有されることも重要な要素です。

さらに、組織文化とのマッチ度も重要です。人事アウトソーシングは組織内の変化を伴う場合があります。組織文化や価値観とのマッチを図り、変革の導入に関して関係者の理解と支援を得ることが重要です。組織内の関係者が人事アウトソーシングに対して前向きな姿勢を持ち、変化に柔軟に対応することができれば、成功への道が開かれます。

成功事例の活用

人事アウトソーシングの成功において、成功事例の活用は重要なポイントです。他社の成功事例を参考にすることで、効果的な方法や成功のための戦略を把握し、企業の人事アウトソーシング戦略に活かすことができます。

人事アウトソーシングは企業にとっての比較的新しい手法であり、成功事例を参考にすることで失敗リスクを軽減し、効果的な戦略を導入することができます。他社の成功事例から学び、成功要因や効果的な方法を抽出することで、企業の課題や目標に合わせた戦略を立てることができます。

成功事例の活用には以下のポイントがあります。まず、幅広い業界や企業の成功事例を調査することが重要です。異なる業界や企業の成功事例を参考にすることで、多角的な視点を得ることができます。また、同業他社の成功事例も重要な情報源です。競合他社の成功事例を把握し、自社の競争力を高めるための戦略を立てることができます。

次に、成功事例を分析し、共通の要素やパターンを抽出することが重要です。成功事例には共通する要素や成功の鍵が存在します。これらの要素を把握し、自社の状況に適用することで、成功への道筋を立てることができます。例えば、特定の人事アウトソーシングプロジェクトの成功には、事業者選定の重要性やコミュニケーションの密度などが関与しているかもしれません。これらの要素を自社に適用し、成功に向けた戦略を構築することができます。

さらに、成功事例から得た知識やノウハウを自社に適用するためには、組織内での情報共有と学習の文化を確立することも重要です。成功事例を関係者と共有し、議論や意見交換を行うことで、組織全体での学びや成長が促進されます。成功事例を活用することで、組織内の意識と行動の変革を促し、より効果的な人事アウトソーシング戦略の展開が可能となります。

これらのポイントを総合的に考慮し、人事アウトソーシングの戦略を構築することで、企業の業務効率化とコスト削減を実現し、成功を収めることができます。

将来における人事のアウトソーシングを活用する余地の拡大

人事のアウトソーシングは、効率性と専門知識の活用により企業の人事業務を支援する手法として広く認知されています。今後を考える際には、以下の要素が重要な役割を果たすと考えられます。

テクノロジーの進化

人事アウトソーシングは、テクノロジーの進歩とともにさらなる発展が期待されます。自動化やAI技術の導入により、繰り返し業務やルーティンワークの効率化が可能となります。人事データの分析や予測、個別の労働力需要の最適化など、高度なデータ分析と洞察力を活用することで、より戦略的な人事意思決定が可能になります。

グローバル化への対応

企業のグローバル展開が進む中で、異なる地域や文化における人事のニーズに対応することが求められます。人事アウトソーシングは、グローバルなネットワークを活用し、異なる国や地域の労務法や規制に精通した専門知識を提供することで、グローバル企業の人事戦略をサポートする役割を果たします。

柔軟な働き方の増加

近年、柔軟な働き方が求められるようになりました。人事アウトソーシングは、リモートワークやフレキシブルな労働契約への対応を容易にし、働き方の多様化を促進します。企業は、外部の専門業者と協力して、必要な人材や専門知識を必要に応じて活用することができます。

専門性の向上と高度なサービスの提供

人事アウトソーシング業者は、人事領域での専門知識と経験を積み重ねています。将来的には、専門性の向上と付加価値の提供が重要となります。人材採用や研修・育成、組織開発など、戦略的な人事課題への対応やコンサルティングサービスの提供など、より高度な専門性が求められる領域での活動が増えると予想されます。

リスク管理とセキュリティ強化

人事アウトソーシングには、人事データの取り扱いや機密情報の保護が不可欠です。将来的には、セキュリティ対策の強化とリスク管理体制の整備が重要となります。データの保護やコンプライアンスの遵守を確実に行い、信頼性とセキュリティを維持しながらサービスを提供することが求められます。

人事アウトソーシングは、企業が効率的かつ戦略的に人事業務を遂行するための重要な手法です。テクノロジーの進化、グローバル化、柔軟な働き方への対応、専門性の向上、リスク管理とセキュリティ強化などの要素が今後の展望を形成します。企業はこれらの要素を踏まえ、継続的な改善とイノベーションを追求しながら、人事アウトソーシングの将来的な活用を検討することが重要です。

最後に

今後、正社員とすることで採用費や教育費用を含めて人件費が上昇していきます。企業としては正社員採用にこだわるのではなく、人事アウトソーシングなどを利用することによって、トータルでコストを削減しつつ、企業として本当に付加価値を獲得しなければいけないコア業務に専念していく取組みが必要となってきます。

​​​​​​​