【必見】経理業務を改善して効率化する5つの方法を紹介

オンラインアシスタント・秘書サービスなら「SUPPORT+iA（サポーティア）」

「経理業務を改善したいけど、何から手をつけるべきか分からない」

経理に関わる方は、このような悩みをお持ちではないでしょうか。経理は他部門と比較して作業量が多く、改善点を見つけ出すのが難しいです。そして実際に経理業務を改善するために、適切な方法を選ぶのは簡単ではありません。

そこで本記事では経理が抱える課題と、業務を改善する方法をお伝えします。

経理部門にはまだまだ無駄な作業が多く、効率化することで多くのメリットが得られるはずです。経理業務を改善すると企業全体の利益向上にも繋がる可能性が高いので、本記事の内容が経理部門の業務改善の一助になると幸いです。

経理業務で改善すべき5つの課題

経理業務が抱える課題は以下の5つです。

• 現金を扱っている
• 紙でのやりとりが多い
• 従業員への心理的負担が大きい
• 専門知識が必要で属人化しやすい
• ミスが許されず作業が遅延しやすい

経理ではまだまだデジタル化が進んでおらず、作業効率が低いままの会社が多いです。まずはこれらの課題がご自身の経理業務に当てはまっていないか、確認していきましょう。

現金を扱っている

現金の処理には、時間や人件費などのコストが発生します。

現金の出納や出納に付随する伝票作成などの工程が増え、人為的なミスが起こる原因になりがちです。そしてミスが起こってしまうと、原因を探るのにも時間がかかり、再発防止策を検討、実施するにもコストがかかってしまいます。

現金を扱っていたら、残高チェックも毎日行わなければなりません。残高が少なくなれば、銀行に行ってお金を補充する手間がかかります。

また、現金には盗難や紛失のリスクがあるので、現金を管理する従業員の負担も大きくなってしまうのが現状です。

紙でのやりとりが多い

経理部門が携わることの多い納品書や請求書、伝票などはデジタルデータ化が進んでおらず、紙媒体の送付・保管が求められる文化が残っていることも多いです。紙の管理には保管スペースが必要なうえに収納や整理するのにも手間がかかり、紛失のリスクも否めません。また、紙でやりとりするためには記帳するための時間も必要です。

このように、紙でのやりとりは経理業務を煩雑にしてしまいます。1回の記帳時間は短いので、それほど時間を無駄にしている感覚がないかもしれません。しかし、作業の量が増えるにしたがって記帳回数が多くなれば、実際には多くの時間をかけなければなりません。

会社設立の当初はお金の動きも少なく、紙を用いたやりとりでも時間のロスはわずかなものです。しかし、事業拡大に伴って気づかぬうちに紙のやりとりは増えています。

業務が煩雑になれば人為的ミスも発生しやすくなるので、なるべく紙のやりとりは減らしていきましょう。

従業員への心理的負担が大きい

前述のように現金や紙の扱いが多いと、業務の作業が煩雑になってしまい、従業員にかかる心理的負担が大きくなります。

なぜなら、現金や紙の重要資料は紛失や盗難されないために、常に注意を向けておく必要があるからです。その中でも日々の膨大な経理業務をこなさなければならず、時間に追われるストレスも少なくありません。

専門知識が必要で属人化しやすい

経理業務には簿記などの専門知識が必要で、対応できる人材が限られて「属人化しやすい」傾向があります。また、会社の資金繰りや機密情報など他部門と共有してはいけない情報が多く、他部門と違って人事異動が少ないのが特徴です。

もし、長年経理を担当していた人材が退職した場合、管理の仕方がわからずに管理の品質が落ちることも珍しくありません。

対策としては経理業務をマニュアル化すれば、他部門から移動してきた人材でもスムーズに業務を進められます。

ミスが許されず作業が遅延しやすい

経理部門は企業同士のお金のやりとりや納品書など、重要な業務や資料の扱いが多く、記入や資料管理にミスが許されません。

ミスを起こさないよう丁寧に作業を進めれば、必然的に作業が遅延しやすくなります。

人為的ミスを防ぐには時間と手間がかかってしまうので、ITツールを取り入れることも検討しましょう。

経理業務を改善する6つの方法

経理業務が抱える課題について紹介してきました。では実際に、経理業務を改善する方法を6つお伝えします。

• キャッシュレス・ペーパーレス化を進める
• 経理業務を可視化する
• 会計ソフトを導入する
• マニュアルを作成する
• アウトソーシングを活用する
• 社内で会計関連資料のフォーマットを統一する

経理業務を改善するために鍵になるのは「無駄な作業の洗い出し」と「ITツール」です。

前述の経理が抱える課題の中から、現状の無駄な作業を洗い出して可視化したら、積極的に経理業務に役立つITツールを導入していきましょう。具体的な方法を順番に解説していきます。

キャッシュレス・ペーパーレス化を進める

経理部門ではキャッシュレスおよびペーパーレス化を進めて業務を改善することが大切です。

経理部門に小口現金がある場合「現金の補充」や「両替」、「現金出納帳の管理」といった細かい作業が発生します。もし、管理ミスが発生して金庫の残高と現金出納帳の数字が合わなければ、原因を見つけるために無駄な時間を費やすことになるでしょう。

そこで、キャッシュレス化を導入して小口現金の扱いを廃止すれば、煩雑な業務が省略できて効率化に繋がります。

また、国税庁は「電子帳簿保存法の改正」を発令して、企業にペーパーレス化を促進するように働きかけました。

電子帳簿保存法の改正とは

2022年1月に国税庁から「改正電子帳簿保存法」が施行され、電子データとして受け取る「発注書」「領収書」「請求書」などの書類は紙での保存は一切不可となり、代わりに全て電子データでの保存が必要になりました。

すでにペーパーレス化を導入している企業にとっては、紙媒体を保存しておく管理工数が省略できるのが大きなメリットです。一方、ペーパーレス化が未導入の企業は2024年1月までには全ての企業が電子取引のデータ保存に対応せねばならず、早急な対応が迫られます。

帳簿管理の負担軽減やペーパーレス促進を目的とした法改正にキャッチアップできるよう、経理業務の効率化に課題を抱えている企業は、迅速に自社制度やシステムを見直しましょう。

経理業務を可視化する

経理業務を効率化するには、業務全体を可視化する必要があります。

「誰が・いつ・どのような作業」をしているかを把握して、経理業務の属人化やブラックボックス化を防止するためです。

経理業務を可視化するには、まず経理担当者がどのような作業をしているかを洗い出しましょう。作業を全て書き出して、それぞれにかかる時間をヒアリングします。すると、特定の担当者に業務が集中していたり、承認までの工数が多くて確認作業に時間を要している事例に気づくことができるでしょう。

このように、経理業務全体を可視化して、無駄な作業を見つけ出すことが大切です。

会計ソフトを導入する

経理ソフトやクラウド会計システムといった会計ソフトを導入することで、業務の大幅な効率化が期待できます。会計ソフトは各種帳簿の作成や転記作業まで自動で行い、工数を削減してくれます。また、計算ミスを無くして正確な帳簿管理ができるようになるでしょう。

会計ソフトには導入コストがかかるデメリットがあります。しかし、最近ではクラウド型の会計ソフトサービスが増えたことで、比較的低コストで利用できるようになってきました。

このようなクラウド型の会計ソフトならば、税制改正による書類のフォーマット変更にもアップデートによって自動で対応してくれます。法改正に伴うフォーマット変更の工数も削減できるので、経理業務の効率化の効果はとても大きいです。

マニュアルを作成する

経理業務の属人化を防ぐ方法として、マニュアルを作成することも有効な手段の1つです。マニュアルがあれば他部門からの異動や新規採用の人材であっても、作業の品質低下を最低限にすることができます。

マニュアル作成には多くの手間と時間がかかり、日々の経理業務に追われる中で作成するのは容易ではありません。しかし、作成が完了すれば、業務を指導するコミュニケーションコストが大幅に削減できます。経理担当者の休暇取得や休職、突然の退職にも対応できるようになるでしょう。

マニュアル作成の際は、前述のように業務全体を可視化すれば、比較的スムーズにできます。

アウトソーシングを活用する

経理業務を改善するには、アウトソーシングの活用も効果的です。

経理におけるアウトソーシングとは、税理士事務所や経理アウトソーシング業者などに社内の経理代行を依頼できるサービスです。記帳や給与計算、年末調整、売掛金や買掛金の管理などをまとめて依頼できます。経理のプロに頼むことになるので、業務は効率化され、社内の従業員はより重要な「コア業務」に専念できるでしょう。

また、外部の担当者が経理に携わることで第三者の目が入り、経理の不正防止にも繋がります。

アウトソーシングにはそれなりに費用がかかりますが、相応のメリットがあるので、ぜひ検討してください。

社内で会計関連書類のフォーマットを統一する

社内で会計関連書類のフォーマットを統一しておくことも、経理業務の効率化には欠かせません。

請求書や伝票などの資料を部門ごとに異なるフォーマットを使用していると、経理部門に渡された際の処理に一手間かかり、業務が煩雑になってしまいます。そこで、社内で会計書類のフォーマットを統一し、他のフォーマットの使用を禁止することが大切です。

フォーマットが完成したら、統一して利用できるように社内システムにアップロードし、誰でもアクセスできるように設置しましょう。同じフォーマットを利用することで、経理部門のミスを防止しやすくなります。

転記やチェックの時間が短縮できるので、業務の効率化が期待できるでしょう。

経理業務を改善する4つのメリット

ここまでで経理業務の課題と改善するための方法について解説しました。最後に、経理業務を改善するメリットを4つお伝えします。

• 人件費を削減できる
• 作業時間が削減できる
• 従業員の負担が軽減する
• 人為的ミス発生の確率が下がる

実際に経理業務を改善する方法を取り入れるには、経理部門以外の理解と協力も必要になります。効率化することによる会社へのメリットが伝わるように、しっかりと理解していきましょう。

人件費を削減できる

経理業務を改善すれば、人件費の削減が期待できます。

現金の管理や紙でのやりとりが多いと、作業が煩雑になって時間が余分にかかっているはずです。もし、ITツールを導入してキャッシュレス・ペーパーレス化が進めば、作業効率が上がって短時間で業務が完了し、経理担当者の残業を減らすことに繋がります。

作業時間が削減できる

経理業務のマニュアル作成やフォーマットの統一化が実現すれば、従業員の作業時間が削減できます。

今まで経理業務に使っていた時間を会社のコア業務に回せば、会社の業績アップも期待できるでしょう。

従業員の負担が軽減する

経理業務が改善されれば従業員の負担は軽減します。

なぜなら、会計ソフトの導入によって計算ミスの可能性が著しく低くなるからです。また、現金を扱わない分、銀行に出向く回数を減らすこともできます。

また、伝票や出納帳、請求書など会社にとって大切な資料がデータ保存されれば、管理するためのストレスも軽減するでしょう。

人為的ミス発生の確率が下がる

経理業務が効率化されると、人為的ミス発生の確率を下げるメリットもあります。

ITツールの導入によって入力や計算といった単純作業が自動化されると、人が処理する工程が減って、ミスの削減に繋がります。

単純作業を人が行っていると、どうしてもミスをゼロにすることはできません。しかし、ITツールなら正確なだけでなく迅速に作業が完了します。

ITツールをうまく活用して、人為的ミスが起こりづらい環境を作っていきましょう。

経理業務の改善・効率化についてまとめ

経理部門が抱える課題と改善方法をお伝えし、業務を効率化するメリットも合わせて解説しました。

経理業務が抱える課題は以下の5つでした。

• 現金を扱っている
• 紙でのやりとりが多い
• 従業員への心理的負担が大きい
• 専門知識が必要で属人化しやすい
• ミスが許されず作業が遅延しやすい

経理部門は仕分け作業や帳簿づけなど日々の作業量が多く、業務改善にまで手が回りづらいです。しかし、効率化が済んだ後は業務がずっと楽に行えるようになります。

効率化のためにはITツールの導入やマニュアル作成、アウトソーシングの利用が有効です。

経理部に回っていた人材が会社の利益に直結するコア業務に集中できるようになれば、会社の成長にも繋がることでしょう。

ぜひ本記事を参考にしながら、経理業務の改善に取り組んでください。