事務のアウトソーシングを活用する方法を解説

オンラインアシスタント・秘書サービスなら「SUPPORT+iA（サポーティア）」

昨今のビジネス環境は、テクノロジーの急速な進化とともに著しく変化しています。企業はより効率性的な組織運営を目指しつつ、社内リソースはコア業務に集中し、ノンコア業務は第三者に委託するアウトソーシングというトレンドが普及しつつあります。アウトソーシングは、企業がより効率的に機能し、新しいビジネスチャンスをつかむための重要な手段となりました。その中で、事務のアウトソーシングは特に重要性を増しています。

事務業務は企業経営に不可欠な一方で、企業の競争力を直接高めるものではありません。しかし、これらの業務が適切に行われなければ、企業全体のオペレーション機能が不効率性なものとなり、重大な問題が発生する可能性があります。このような背景から、企業は事務業務をアウトソーシングすることにより、コア業務に専念し、企業全体のパフォーマンスを向上させることがポイントとなります。

この記事では、事務のアウトソーシングの重要性を詳しく解説し、その具体的なメリットや活用に向けた効果的な方法を解説します。

事務のアウトソーシングの概要

アウトソーシングとは

アウトソーシングは、企業が自社の業務の一部または全部を第三者に委託することを指します。これにより、企業はコストが削減し、外部から専門知識を得ることができるばかりではなく、コア業務に集中することが可能となります。これは、製造業からIT、カスタマーサポートまで、多岐にわたる業務に適用されています。

事務のアウトソーシングはこの一つで、企業が自社の管理または一般的な事務業務を外部の専門事業者に委託することを指します。この範囲は、人事、経理、顧客対応、データ入メリット、スケジュール管理など、広範囲に及びます。

事務のアウトソーシングにお願いできる具体的な業務

事務のアウトソーシングは、企業の内部リソースを有効活用し、企業全体の効率性を向上させる役割を果たします。アウトソーシングは、一般的に次のような事務業務を含みます。

• 人事労務：給与計算、採用、人事評価管理など
• 経理会計と財務：請求書作成業務、請求書発送業務、一般経理業務、上場企業の開示資料作成業務、会計ソフト入力、経費精算業務、振込業務、決算業務など
• 庶務業務：スケジュール管理、データ入力
• カスタマーサービス：コールセンター運営、メール対応、社内問い合わせ対応など

これらの業務を適切に管理することは企業のスムーズな運営に必要ですが、多くの企業にとって、これらはその主要なビジネス活動とは異なります。そのため、これらを専門家に委託することで、企業は自身のコア業務に集中することが可能となります。

事務のアウトソーシングを活用したときのメリット

コストの柔軟性とリソースの柔軟性

事務のアウトソーシングの最大のメリットの一つは、コストの柔軟性です。企業が自社で事務業務を行う場合、人件費や設備、ソフトウェアライセンスなどの多大なコストが固定的に発生します。これに対して、アウトソーシングを行うことで、これらのコストを大幅に削減することが可能となるばかりでなく、正社員を採用した時に生じる様々なリスク（退職や人事評価等）を防ぐことができます。また、アウトソーシングはリソースの柔軟性も可能にします。企業のニーズが変化した場合、アウトソーシング事業者はそれに柔軟に対応し、必要なリソースを迅速に調整することが可能です。

専門知識とクオリティの向上

事務のアウトソーシングは、専門的なスキルと知識を保有している方々が対応するため、自社ではケアできない分野にいたる専門スキルや知識を提供してくれることがあります。アウトソーシング事業者はその業務に特化しており、最新のスキル・ノウハウとテクノロジーを持っています。これにより、業務のクオリティと効率性が向上します。また、事業者の専門知識は企業がコンプライアンス体制を保つのにも役立ちます。これは特に、会計や人事・労務など、厳格な法規制がある業務において重要です。

事業の集中と戦略的な重要性

事務のアウトソーシングは、企業がそのコア業務に集中することを可能にします。事務業務は重要ですが、多くの場合、企業の主要な活動とは直接関連していません。これらの業務を外部に委託することで、企業はコア業務に集中することができ、より付加価値を創出する活動を向上させることが可能となります。

リスクの軽減

最後に、事務のアウトソーシングはリスクの軽減にも貢献します。企業が自社で事務業務を行う場合、業務の適切な遂行やコンプライアンスに関するリスクを直接負うことになります。一方、アウトソーシングを行う場合、これらのリスクは事業者が一部または全部を追うことになります。

事務のアウトソーシングを活用したときのデメリットとその対策

コミュニケーション

アウトソーシングは社外の業者に依頼をするため、社内人材と同じような情報をタイムリーに知ることができるわけではありません。時に国境を越え、結果として言語、文化、時間帯の違いが生じます。また依頼内容が不明確である場合、業務範囲が不明確な場合には依頼する側の期待値と受託する側のサービス提供の範囲が相違する場合もあります。これに対する対策として、事業者との明確なコミュニケーションルールを設定し、必要に応じてこみにケーションを取ること、その業務範囲を明確にすること、情報は適宜共有することなどの対策が必要となります。

情報セキュリティ

アウトソーシングは、データの漏洩や不適切な使用といった情報セキュリティとプライバシーに関するリスクをもたらす可能性があります。これに対する対策としては、事業者との契約時に厳格なデータ管理とプライバシーポリシーを設定することが求められます。

サービスクオリティ

アウトソーシングは業務の制御をある程度失うことを意味します。これにより、事業者の成果やサービスクオリティが期待を下回るリスクが生じます。これに対する対策としては、事業者との契約時に明確な業務範囲や業務水準を設定し、これを定期的にモニタリングすることが考えられます。また、アウトソーシングの成果を評価し、事業者との連携を改善するための定期的な見直しが必要です。

これらのリスクと対策を理解し、適切に管理することで、事務のアウトソーシングの成功確率を高めることがでポイントます。

事務のアウトソーシングを活用するためのステップ

事務のアウトソーシングを活用するための具体的なステップについて解説します。

ニーズと業務内容の明確化

アウトソーシングを活用する際の第一歩は、発注する側の企業がどのようなことを期待しているのか、どのようなことを行ってほしいのか、という業務内容を明確に定義することです。これには、アウトソーシングを依頼したい具体的な内容の他、スケジュール・期限、どのレベルの成果物か相手に求めるレベルはどのようなものかを理解することが含まれます。

適切な事業者の選択

次に、定義した成果と目標に基づいて適切な事業者を選択します。事業者の選択は、その専門知識、経験、業界の理解、コミュニケーションスキル、費用対効果・コストなど、多くの要素を考慮して行います。事業者のバックアップ体制や品質管理体制も重要な評価基準です。また、将来的なビジネスの成長と変化に対応できる事業者を選ぶことが必要です。信頼できる事業者とは、企業の期待する成果を理解し、深い理解を持って、企業と協力して目標を達成するための計画を立てることができる事業者です。

契約の作成と交渉

事業者が選択されたら、次は契約を作成し、その詳細を交渉します。契約は、業務範囲、期待役割と業務内容、費用、データ管理とプライバシーポリシー、問題解決の仕組みなど、アウトソーシング関係の全てを規定する必要があります。これにより、企業と事業者が互いの期待と責任を理解し、必要な場合には状況に対応するためのフレームワークが提供されます。

活用のための業務手順

契約が結ばれ、企業と事業者が互いに明確な理解を持ったら、次は業務をスムーズに事業者に移行する計画を作成し、それを実施します。このステップでは、移行のスケジュール、責任の分配、リソースの割り当て、リスク管理の手順などを明確に定義することが重要です。このプロセスを円滑に進めるためには、コミュニケーションなどの連携が必要となります。

パフォーマンスのモニタリングと改善

最終的には、アウトソーシング事業者の成果を定期的にモニタリングし、必要に応じて改善する必要があります。パフォーマンスのモニタリングは、業務結果のモニタリング、定期的な見直しミーティングの開催、業務進捗状況の確認などを通じて行います。成果が期待通りでない場合や改善の余地がある場合は、事業者と連携して改善策を立て、それを実行します。

これらのステップを実施することで、事務のアウトソーシングは業務効率性の向上、コスト削減、専門知識へのアクセスの向上など、そのメリットを最大限に引き出すことが可能となります。

最後に

事務のアウトソーシングは、現代のビジネス環境で企業が成長し、成功を収めるための重要な手段となっています。そのメリットは明らかであり、一方でそれを最大限に活用するためには全社におけるアウトソーシングの活用戦略の計画と実行が必要となります。

最後に、事務のアウトソーシングは、単なるコスト削減手段ではなく、企業が変化するビジネス環境に適応し、成長・発展するための戦略的な手段であると捉えるべきです。アウトソーシングは、企業が自身のコアビジネスに集中し、競争メリットを維持し、顧客に最高のサービスを提供するための手段となると考えられます。