経理業務の効率化を実現！効率アップの方法やポイントを徹底解説

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経理は事業内容や事務所の規模などを問わず、すべての企業で必要な業務です。ただし売上に直結しない上、属人化しやすい・時期によって忙しさのムラが大きいなどの理由から、経理業務について課題を抱える企業は少なくありません。

経理に関する課題を解決する方法はいくつかありますが、中でも特に優先するべきなのが、経理業務の効率化です。経理で抱えがちな課題は、業務の効率化によって解消できるケースが多くみられます。

今回は経理業務を効率化する方法や、効率化を進める際のポイントについて解説します。

経理業務の効率化について見る前に

経理業務の効率化について具体的な内容に入る前に、まずは経理の概要です。

経理の主な業務内容や、経理が抱えがちな課題を紹介します。

経理の主な業務内容

経理の業務内容は、大きく日次業務・月次業務・年次業務の3つに分けられます。それぞれの内容は以下のとおりです。

・日次業務

• 記帳など各種データ入力
• 伝票作成
• 領収書整理
• 小口現金の管理
• 各種支払い対応
• 経費処理
• 売掛金・買掛金の管理

・月次業務

• 給与計算
• 月次決算
• 請求書作成

・年次業務

• 年末調整
• 決算関連業務
• 納税手続き

経理は会社のお金を管理・記録する役割です。お金に関する業務全般を行います。

なお、経理と似た職種として財務が挙げられます。財務も会社のお金に関する仕事ではありますが、経理が「過去のお金」を扱うのに対し、財務は「将来のお金」を扱う仕事です。経理はすでに発生した資産やお金の動きを管理・記録しますが、財務では予算・資金管理や予算調達、資金運用などを行います。扱うお金の性質が、経理と財務の大きな違いです。

経理が抱えがちな課題

経理が抱えがちな課題として、大きく3つ挙げられます。

ひとつは、人材確保や人材育成に関する課題です。

経理は専門知識や経験が求められる場面が多く、誰でもできる仕事ではありません。そのため経理人材を確保するためには、経理の知識や経験を持つ人を雇うか、社内でイチから経理人材を育てる必要があります。

経理は売上に直結しないバックオフィスであるため優先度が低くなりやすく、社内における経理人材の育成が後回しになるケースが多いです。そもそも社内に、経理人材を育成できるだけの知識を持つ人がいないケースも珍しくありません。

とはいえ昨今の人材不足により、経理人材の採用も簡単には進まないのが実情です。経理人材の不足という課題を抱える企業は少なくないでしょう。

次に、経理は属人化しやすいという課題もあります。

前述したように、経理は専門知識や経験が必要な業務です。そして売上に直結しないため、優先度が低くなりやすい業務でもあります。

これらの理由から、経理の担当者以外は経理に携わらないケースも多いです。結果として担当者以外は経理について把握しておらず、担当者しか経理業務をできない事態が起こりやすくなります。

そして、時期によって忙しさにムラがある点も経理が課題を抱えやすい理由のひとつです。

前項で経理の主な業務内容を紹介しました。給与計算や月次決算などの月次業務は、毎月一定の時期に発生する業務です。これらの業務が発生する時期は、日次業務に加えて月次業務も必要であるため、ほかの時期よりも忙しくなります。

また年末調整・決算関連・各種納税手続きなどの年次業務もあります。年次業務はボリュームが大きい上に期日が厳格なため、非常に優先度が高いです。そして年次業務の時期も、通常通り日次業務や月次業務も行う必要があります。

月次業務や年次業務の時期は、経理が特に忙しくなるタイミングです。言い換えると、それ以外の時期は特別人手が必要なわけではありません。

繁忙期に合わせて人を雇うとそれ以外の時期は人が多すぎる状態になりますが、閑散期に合わせると繁忙期の人手が足りなくなります。このように経理は忙しさにムラがあるため、どれぐらいの人数を確保するか、バランスが難しいという課題も抱えがちです。

経理業務を効率化する方法

経理業務について何らかの課題を抱えている企業は多いでしょう。抱えている課題によって解決策は異なりますが、経理業務の効率化によって解決するケースが少なくありません。

経理業務を効率化する方法の具体例として、以下の3つが挙げられます。

• マニュアルやルールを作成する
• ツールやシステムを導入する
• 外部のサービスを活用する

それぞれの方法について、なぜ業務の効率化につながるのか、どのような課題の解決に役立つのかを詳しく解説します。

マニュアルやルールを作成する

経理で抱えがちな課題として、人材育成ができない・属人化しやすいというものを紹介しました。これらの課題を解決する手段のひとつが、マニュアルやルールの作成です。

人材育成が難しい理由として、経理業務には専門知識が必要であるものの、社内に十分な知識を有する人がいるとは限らない点が挙げられます。仮に経理に詳しい人がいても、人材育成業務ができるだけのリソースがあるとは限りません。

属人化とは、業務について特定の人しか把握していない状態です。すなわち経理担当者以外は経理業務をどのように進めれば良いか知らないため、他の人が対応できない状態となります。

マニュアルやルールは業務の進め方や業務に必要な情報をまとめた資料です。簡単な業務であれば、マニュアルの内容通りに進めるだけで対応できるケースもあります。

経理人材の育成をする際も、マニュアルやルールがあれば説明がしやすくなります。マニュアルやルールをいつでも確認できる状態であれば復習がしやすく、教わった内容の定着率も高くなりやすいです。担当者に質問する前に、自身でマニュアルやルールを確認して解決を図ることも可能になります。

マニュアルやルールの作成には手間がかかりますが、その後の労力を小さくできるため効果的です。

ツールやシステムを導入する

経理に関するツールやシステムを導入するのもおすすめです。

近年、会計ソフトや書類の自動作成ツールなど、経理業務に役立つさまざまなシステムがあります。ツールやシステムを上手く活用できれば作業量が少なくなり、その分のリソースを別の部分に充てられるようになります。

経理業務の効率化に際して特に重要なのがペーパーレス化です。紙資料が多いと、必要な資料を探したり資料を整理したりといった、紙資料に関する業務が発生します。一回あたりの時間や労力は小さくても、長い目で考えるとかなりの無駄が発生している状態といえます。

経理は紙資料が多くなりやすく、対策をしない限りいつまでも非効率な状態が解消されません。言い換えると、ペーパーレス化を進めるだけでも、経理業務の大幅な効率化につながるのです。資料管理や請求書発行など、ペーパーレス化につながるツールの導入は必須の作業といえます。

ペーパーレス化以外にも、ツールやシステムの活用によってさまざまな面で効率化が期待できます。

外部のサービスを活用する

自社ですべて対応するのではなく、外部のサービスを活用する方法も効果的です。自社の業務を外部に依頼することを、アウトソーシング・外注・業務委託などと呼びます。

経理業務をはじめ、バックオフィスのアウトソーシングサービスを利用する企業は増加傾向です。経理のアウトソーシングには、以下のようなメリットがあります。

• 人手不足の解消につながる
• 人材育成の手間がなくなる
• プロが実施するため経理業務の質が上がる
• 自社の従業員にかかる経理関連の負担が小さくなる・属人化の解消につながる
• 繁忙期のみ依頼する・特定の業務のみ依頼するなど、ボリュームに合わせて調整できる

経理のアウトソーシングによって、経理関連の課題を解消できる可能性が高いです。

一言で経理のアウトソーシングサービスといっても、業者によって対応範囲や得意分野は異なります。また同じサービスでも複数のプランを用意しているケースも多いです。外部サービスを最大限活用するためには、自社に合ったサービス選びが大切です。

経理業務の効率化を進める際のポイント

経理業務の効率化を進める上で押さえたいポイントとして、以下の3つが挙げられます。

• 自社の課題を明確にする
• ミス防止にこだわりすぎない
• 自社に合ったツール・サービスを選ぶ

それぞれ詳しく解説します。

自社の課題を明確にする

経理業務の効率化を実現するためには、そもそもどの部分が非効率であるかの把握が必要です。経理の流れや実施している業務を振り返り、無駄や手間といえる部分を洗い出しましょう。

前の章で経理が抱えがちな課題を3つ紹介しました。それぞれ原因や解決策が異なるため、解消するためには適切な対応が必要です。

単に「経理業務を効率化しよう」と決めただけでは、そもそも何をするべきか不明瞭な状態です。効率化に役立ちそうな方法を取り入れても、自社で起きている無駄や手間の解消につながらなければ意味がありません。

たとえば経理担当者の業務量が膨大で負担が大きい状態は、一見すると新たな人材の採用や育成が効果的に思えるかもしれません。単純に人手が増えれば業務の分担ができ、一人あたりの負担が小さくなると考えられるためです。

しかし属人化が進みすぎている場合、経理担当者以外は経理を教えられない状態となります。したがって未経験者の採用や人材育成といった手法は、かえって経理担当者の負担増大につながる恐れがあります。そもそも、経理担当者自身が経理についてそれほど詳しくない・教えられるほどの知識や経験がないケースも珍しくありません。

この場合は人材採用や育成ではなく、属人化の解消を優先するべきといえるでしょう。マニュアルの作成やツールの導入、経理のアウトソーシングなどが適しています。

このように、外から考えられる課題と、根本的な課題が異なるケースは少なくありません。

課題を見誤ると、効率化の解消を目的に導入した手段がかえって非効率を招く事態が起こり得ます。

まずは現時点で無駄や手間となっている部分を明確にし、その上で効率化のために必要な手段を検討しましょう。

ミス防止にこだわりすぎない

経理業務の効率化を進める上で、ミス防止にこだわりすぎないことも大切です。

大前提として、ミスが少ないに越したことはありません。特に経理は業務の性質上、スピード感と正確性の両方が求められます。ミスを気にせず杜撰な業務をする・正確性を求めないというのは、経理関連のトラブルを招く原因になります。

しかし正確性を重視しすぎるとスピードが落ち、非効率となってしまいがちです。またどれだけ気を付けても、ミスをゼロにはできません。特に属人化が進んだ状態や手作業が必要な場面が多い場合、どうしてもミスは発生してしまいます。

効率化のために大切なのは、ミスが起こらないよう注意することではなく、ミスが起こりにくい環境やミスを発見しやすい仕組みの整備です。

たとえば前述したペーパーレス化を進めれば、紙資料の整理が必要なくなるため、資料をなくす・誤った資料を扱うといったミスが起こりにくくなります。資料を正しく扱いミスをなくそうと意識するよりも、よほど効率的かつ確実な方法です。

また経理担当者以外も経理について把握していれば、ミスを発見できる人が増えます。ダブルチェックやレビューなど、ミス発見のための作業もしやすくなるでしょう。

ミス防止のために個々人が意識するというのは、業務の効率化にはつながりません。それよりも、ミスが発生しやすい業務自体をなくす・ミスを発見できるようにすることが大切です。

自社に合ったツール・サービスを選ぶ

経理業務を効率化する方法として、ツールやシステムの導入や、外部サービスの利用について紹介しました。これらの方法を実施する際に大切なのが、自社に合ったツール・サービスを選ぶことです。

一言で経理関係のツールやサービスといっても、モノによって特徴はさまざまで、解消できる課題も異なります。評判の良いツールが自社の課題解決に役立つとも限りません。

経理業務の効率化を実現するためには、自社の課題を明確にすることが大切だと紹介しました。課題の明確化ができれば、自社に必要なツールやサービスも把握しやすくなります。

ツールやサービスの内容をしっかり吟味し、自社に合うものを選びましょう。

まとめ

経理は会社のお金を管理・記録する重要な役割です。しかし業務の性質上、人手不足・属人化・時期による業務量のムラなど、経理について何らかの課題を抱えている企業は少なくありません。

経理にみられる課題は、経理業務の効率化によって解消できる可能性が高いです。今回、経理業務の効率化をする方法を3つ、効率化を進める上で押さえたいポイントを3つ紹介しました。効率化に適した方法を上手く実施することで、自社の経理業務にみられる課題の解決が期待できます。

現状の課題や解決するべき要素を的確に把握し、その上で自社に合う方法を実施して経理業務の効率化を進めましょう。

経理業務を効率化してコア業務に注力しよう

経理業務は日々行うものから、月次・年次で行うものまで幅広く、効率的な仕組みを構築しなければ担当者の負担は大きくなります。

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