検収照合とはどんな作業？作業の困難さや注意点・効率を高めるための対策について紹介します

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メーカーや運送業者にとって、検収照合は必ず行う日常的な業務です。

検収照合の業務が煩雑・多忙になってしまい、困っているという企業も多いかもしれません。

今回は、検収照合とはどんな作業かを解説するとともに、検収照合作業の難しさや注意するべき点を紹介します。

併せて作業効率を高めるための対策について解説するので、ぜひ日常的な業務改善化に活かしてみてください。

そもそも検収照合とは

そもそも検収照合とは、どんな作業のことでしょうか。

実物の商品を取り扱うメーカーや運送業者にとっては、必ず発生する日常的な業務です。

荷物の受け渡しを正しく行うとともに、後々のトラブルに備える重要な作業となるため、確実な対応が求められます。

商品・サービス受け取り側の確認作業

検収照合とは、商品の売買などをした際に、貨物を受け取る側の企業が行う作業です。

受け取った貨物が注文した内容とピッタリ合っているかを確認し、問題がなければ会社の帳簿などに記録する作業までを行います。

検収照合の作業は、主に納品書をベースに実施します。

納品書をもとに帳簿に記録し、のちに受領する請求書と内容照合を行って、問題なければ代金支払いを行い、取引が完了します。

主に企業の経理部門で実施

以上のように、検収照合作業は会社の帳簿への記帳などが必要となるため、主に経理部門で実施するのが一般的です。

ただ、現物の確認及び納品書の内容チェックは、現認する現場担当者の重要な作業といえます。

経理部門と現場担当者との連携が取れていないと、正確でスムーズな検収照合作業はできません。

検収照合が困難な理由

検収照合の作業は、多くの企業で困難であると考えられることが多いです。
検収照合作業が困難で大変な作業だと考えられているのは、どんな原因があるのでしょうか。

以下に、検収照合作業が困難である主な理由を2項目紹介します。

• 作業に手間がかかる
• 記入漏れ・誤差が起こりやすい
  
  

作業に手間がかかる

検収作業には、手間と時間がかかる場合が多いです。

企業の取引規模にもよりますが、取引が増加すればするほど検収作業の手間と業務量が増加していきます。

納品書や請求書を紙面で管理するケースが多いため、デジタル化を進めるのが難しく、手作業の部分が多く残り、業務改善が難しい分野と考えられています。

また、取引先ごとに取り扱う情報が異なるため、一元的な取り扱いが難しいという側面もあります。

業務改善目的に専用ソフトを取り入れたとしても、取引先ごとに把握するべき情報がバラバラであることが多いため、結局はデータベースへの手入力や紙面をもとにした作業など、手作業の部分が多くなってしまいがちです。

手作業が多い分、入力ミスが多くなりがちであるため、内容の検証など余分な作業が多くなってしまう点も見逃せません。

記入漏れ・誤差が起こりやすい

検収照合作業は、前述のとおり手作業の部分が大きくなりがちであるため、記入漏れや記入誤りにより、誤差が起こりやすいという問題もあります。

納品書や請求書は、基本的に紙面での取り扱いが基本であるため、手作業によりデータの入力を行うのが一般的です。

このため、記入漏れや納品書の経理部門への送付忘れなどにより、現物在庫と帳簿上の在庫数量に誤差が出る恐れがあります。

定期的な現物照合など、現物と帳簿上の誤差を検証できる仕組み作りが必須といえます。

検収照合作業の注意点

時間と手間がかかりやすい検収照合作業ですが、さらに注意しないとトラブルになりかねないポイントがあります。

検収照合作業は、多くの企業でほぼ毎日のように発生する作業ですが、気を抜くと取引先とのやり取りに支障をきたしてしまうかもしれません。

検収照合作業で特に注意しておきたいポイントを、以下に3項目紹介します。

• 納品物が契約内容と異なる
• 下請法の支払い期限を守る
• 検収を終えた後のクレームは不可
  
  

納品物が契約内容と異なる

納品された商品が、契約内容と異なる場合には、現認する現場担当者が即座に気付かないといけません。そのため、現場担当者は取り扱っている商品を判別できないといけません。

たくさんの種類の商品を扱っている企業の担当者は、多くの商品を判別できる能力と知識が求められます。

商品の認識能力に加えて、納品される予定を把握しておくことも大事です。

予定と違う商品が届けられたときに、すぐに気づくためには当日の納品予定を把握しておく必要があります。

下請法の支払い期限を守る

検収照合後の協力業者への支払いを行う際には、下請法の支払い期限を守る必要があります。

下請法は、公正取引協会が管轄する法令で、協力業者に対する取り扱いが定められています。検収照合を担当する経理部門は、支払期限を厳守しないといけません。
下請法では、納品から60日以内に支払いを行うことが義務付けられています。

検収照合に時間を要する場合、時間に余裕がない場合もあるでしょう。

法令違反にならないよう、買掛金支払に関して十分配慮しないといけません。

検収を終えた後のクレームは不可

検収照合作業を終えた後のクレームは、原則的に受け入れてもらえません。

検収を終えた後、納品された商品に不備や不足が見つかるかもしれません。しかし、検収照合をした後にクレームを先方に伝えても、後の祭りです。

このため、現認する担当者は納品された商品の数および品質をその場で十分に確認しないといけません。

少しでも問題がありそうな場合は、早めに先方に連絡を取り対応を求めましょう。

検収照合の効率を高める対策

このように、検収照合作業は手間もかかり、対応によってはトラブルに発展しかねない重要な作業です。処理の誤りや業務の効率を高めるためには、相応の対策を取る必要があります。

検収照合作業の効率を高めるための対策として、代表的な方法を3種類紹介します。

• 人材を補強する
• 外注業者に委託
• 自動化を検討
  
  

人材を補強する

人材を補強することで、業務効率は向上します。

具体的には、検収照合作業を担当する人材を増やす方法と、経験豊富で優秀な人材を担当させる方法があります。

人材を補強する方法は即効性があり有効な対策ですが、人件費がかさむことと、属人化を招いてしまう点がデメリットとなります。

人を増やす分人件費が高くなるのは避けられません。

また属人化とは、特定の社員に専属的に業務にあたらせることで、他の社員が代わりに業務をこなせなくなる問題です。

外注業者に委託

検収照合作業をすべて外注業者に委託する方法もあります。

検収照合を専門に行っている業者も中にはあり、一括して委託できます。しかし、外注業者に委託する費用がかかってしまいます。

また、自社でノウハウを蓄積することもできません。さらに、自社の機密情報のセキュリティ面にも配慮しないといけません。

自動化を検討

近年の最先端技術を生かして、検収照合作業を自動化することも良い対策です。

近年はAI技術やRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）の技術が急速に発達しており、実業務において実践できる段階に来ています。

検収照合作業の多くが定型的な内容であるため、自動化できる部分を増やし、人の目でしか判断できない部分に人材を投入するなど、業務を効率化できます。

初期投資費用が大きくかかってしまう点や、システムの活用方法に慣れるまで時間と労力を要する点がデメリットですが、導入し軌道に乗れば軌道に乗れば大幅な業務の効率化が可能です。

まとめ

検収照合作業は、メーカーや運送会社にとって欠かすことのできない作業です。

毎日のように発生する作業であり、誤った対応をしてしまえば即座にトラブルに発展しかねない重要な面を持ちます。

支払期日の管理や検収後のクレームができないなど、対応における注意点も多いです。

人材の補強や自動化の導入など、効率を高めるための対策を積極的にとり、少しでも負担を軽減できるように取り組んでみましょう。

経理業務を効率化してコア業務に注力しよう

経理業務は日々行うものから、月次・年次で行うものまで幅広く、効率的な仕組みを構築しなければ担当者の負担は大きくなります。

経理・財務に関する社内リソースが不足しているときは、オンラインアシスタント・秘書サービスの『SUPPORT+iA（サポーティア）』がおすすめです。公認会計士が監修しており、専門性の高いスタッフが業務をサポートします。

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