勤怠管理は何で行うのがいい？いくつかの勤怠管理の方法を比較しながら紹介

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近年は残業手当の未払いや過労死が問題視され、ブラック企業という言葉も広く知れ渡るようになりました。それによって、会社の労務・人事担当者はこれまで以上に正確な勤怠管理が必要になっています。

しかし、どの勤怠管理方法を選ぶべきなのか判断に迷っているという方もいるのでは？

そこで今回は、勤怠管理の概要や重要性に触れた上で、いくつかの勤怠管理方法を比較しながら紹介していきたいと思います。

勤怠管理とは？

勤怠管理とは、従業員の出退勤、欠勤などの勤怠を会社側が正確に把握・管理することです。タイムカードやICカード、勤怠管理クラウドシステムなどを活用し、始業・終業・休憩時間などを記録します。

勤怠管理の重要性

正しい給与計算

勤怠管理によって正しい労働時間を把握することで、正しい給与計算ができるようになります。正しい給与計算の算出は、残業代は保険料や税金の計算にも関わるため、非常に重要です。もし勤怠管理が正しく行われていない場合、残業代や保険料、税金の計算を誤ってしまうだけでなく、それが大きなトラブルにつながってしまう恐れもあります。

法令順守

正しく勤怠管理を行うことは、法令順守（コンプライアンス）にもつながります。法令順守とはその名の通り、会社が法令を正しく守ること。近年はいわゆる”ブラック企業”が問題視されており、残業手当を出さなかったり長時間労働を強いたりすると、ブラック企業認定されてしまいます。

ブラック企業の多くは、適正な労務や法令順守が行われていません。勤怠管理によって正しく労働時間や労務環境を把握すれば、自ずと法令順守につながります。健全な企業経営を行うためにも、勤怠管理は重要なのです。

トラブル回避

もし正しい勤怠管理ができていない場合、従業員の勤務時間や時間外労働時間数などの労働環境も正しく把握できていないことになります。従業員数が多く規模の大きい会社では、従業員ひとりひとりを管理しにくいという状況もあります。

もし従業員の働き方に問題があり、それに気付けない場合、訴訟などのトラブルにつながる可能性も否定できません。トラブルを未然に防ぐためにも、勤怠管理でしっかり従業員の労働状況を確認しましょう。

勤怠管理の対象になる事業所・従業員

厚生労働省が定めた勤怠管理を行うべき事業所は、労働基準法の労働時間の規定が適用される事業所とされています。では、労働時間の規定が適用されない職種は？自然や天候に仕事が左右される農業や水産などは限定的に規定が適用されないとしています。ということは、従業員を雇うほとんどの事業所に勤怠管理が必要なのです。

そして勤怠管理の対象となる従業員は、管理監督者以外。管理監督者とは、従業員の労務管理に一定の責任がある従業員のこと。経営者だけでなく、工場長や部長などの役職者も含まれます。

主な勤怠管理の方法

それでは実際、どのように勤怠管理を行うのがよいのでしょうか？今回は、具体的な方法を4つ紹介します。それぞれの特徴と、メリット、デメリットも合わせて説明しますので、ぜひ参考にしてみてください。

タイムカード

タイムカードでの勤怠管理は、出社時・退社時の時刻を機械で打刻する方法です。昔から用いられてきた方法で、現在も中小企業を中心にタイムカードの勤怠管理を行っている会社も少なくないでしょう。

・メリット

タイムカードは、タイムレコーダーに専用のタイムカードを入れるだけなので、誰でも簡単に勤怠時間を記録できます。操作方法を詳しく説明したり誰かに引き継いだりする必要はありません。また、機械を購入すれば簡単に導入できるのもメリットといえます。

・デメリット

タイムカードを入れれば誰でも打刻できるため、不正打刻につながりやすいのが難点。また、直行や直帰などの際には本人が打刻できないというデメリットもあります。わざわざタイムカードを入れるために会社に戻るなんてことも。

指紋認証・ICカード

近年ではICカードや指紋認証を用いた勤怠管理方法も増えています。タイムカードと同様、指紋認証やICカード専用の打刻機を用意する必要があります。

・メリット

ICカードや指紋認証は、システムによって自動かつ容易に勤怠管理を行うことが可能。また、本人確認のセキュリティレベルが高く、不正打刻を防げるというメリットもあります。正確な勤務時間を打刻できるので、適正な労働時間を管理できるでしょう。

・デメリット

タイムカードと同様、直行や直帰の際は本人が打刻できす、わざわざ会社に戻るか、後々処理を行わなければなりません。また先述したように指紋認証やICカード専用の打刻機を導入しなければならず、コストや設置場所を考慮する必要もあるでしょう。

Excel（エクセル）による自己申告制

従業員がExcel（エクセル）で出勤簿をつけて会社に提出する、自己申告制の勤怠管理を採用している会社もあります。

・メリット

Excelを使うので機械を購入したり設置場所を考えたりする必要がなく、導入のハードルが低いのはうれしいポイント。運用コストもほとんどかかりません。 また操作しやすいようにレイアウト変更したりカスタマイズできたりするので、集計する人事担当者には使いやすいといえます。

・デメリット

Excelに入力したのが本人かどうか確認するのが難しく、入力した就業時刻が正確でない可能性も考えられます。防止策として従業員に適正に記録することを周知したり、定期的に実態調査を行ったりするのも、手間がかかってしまいます。

勤怠管理クラウドシステム

勤怠管理システムは、従業員の出退勤時刻のほか、休暇や残業時間、シフトなどの管理を支援するためのシステムです。

・メリット

スマートフォンやPCを使った打刻にも対応しており、社内外からの打刻が可能。既存のICカードによる認証やGPS打刻などによって不正打刻を防止することもできます。もし打刻漏れがあったとしても、使用者・従業員にアラートを発信することで、申請ミスも防いでくれます。

・デメリット

近年の勤怠管理システムは安価なものから大がかりなものまで多種多様です。自社の規模やワークスタイルに適したシステムを導入しないと、コストが嵩んでしまう可能性があります。

たとえば、小規模企業が必要以上に多機能なシステムを導入してしまうと、予想以上のコストがかかってしまうことも。また内勤者の多い企業が、GPSによる位置情報機能付きのシステムを選んでしまうのも、システムとワークスタイルが合っていません。自社の働き方を鑑みたシステムの選定・導入をしないと、システムをうまく運用できないでしょう。

簡単に勤怠管理をするなら勤怠管理クラウドシステムがおすすめ

先述したように、勤怠管理システムではスマホやPCを使ってオンライン上で打刻ができます。オンライン上では、在宅勤務などのテレワーク下でも従業員の勤怠状況をリアルタイムで確認可能です。

打刻された授業員の勤怠データは自動集計されるため、簡単に勤怠管理できます。加えてCSVやPDF形式で出力して給与計算システムなどと連携できる場合が多く、集計作業も効率化できます。

また、有給休暇や残業の管理、長時間労働のアラート機能などの便利機能を搭載しており、従業員の働き方が法令順守されているかわかりやすいのもメリットです。

とはいえ、そのメリットを享受するために、自社の規模や従業員の働き方を踏まえた上で導入・運用する必要があります。「自社には勤怠管理システムだとオーバースペックだな」という場合は、ほかの勤怠管理方法も検討したほうがよいでしょう。

まとめ

今回は勤怠管理方法について比較・紹介しました。

タイムカード、指紋認証・ICカード、Excelによる自己申告、そして勤怠管理クラウドシステム。それぞれの勤怠管理方法にメリット、デメリットがあり、どれを選ぶべきかは会社によって異なります。自社の業種や規模、従業員の特性も考えたうえで取り入れてみてください。

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