業務効率化に絶対に役に立つツールまとめ！種類や選び方のポイント解説

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働き方改革や人手不足が叫ばれている昨今、業務を効率化し生産性を向上させることが日々重要になっています。その限られた時間や人員で最大限の効率化を図るためにも「業務効率化ツール」が非常に有効になってきます。しかし、一口に「業務効率化ツール」と言っても種類や数が豊富でどういう風に選べばいいか悩んでいる方も多いと思います。本記事ではそんな方々に向けて特におすすめのツールや選び方のポイントなどを紹介していきます。

 業務効率化ツールを導入するメリット

業務効率化ツール導入により得られる最大のメリットとして、コア業務に集中できるという点が挙げられます。仕事を進める中で経費精算の処理やWeb運用など、直接会社の利益に関係ないノンコア業務に時間や人員を割かれてしまうことが多々あります。

しかし、ノンコア業務はコア業務を支援するための業務であるため、効率化ツールを導入することで定型化や簡略化し、コア業務に時間や人員を割くことが可能です。

また、効率化ツール導入により時間的余裕が生まれるだけでなく、業務の一部を自動化することで人件費や設備費の削減などの経費削減も期待でるでしょう。

業務効率化ツールの種類

1 コミュニケーションツール

コミュニケーションツールは、その名の通り社内外のコミュニケーションの活発化を図るツールで、タスク管理やファイルのアップロードも可能です。業務上のやり取りだけでなく、絵文字やスタンプ等で気軽にコミュニケーションが取れ、チーム内の親睦も深まります。

代表的なツールとして、「Slack」や「Chat Work」、「Microsoft Teams」、「Zoom」などが挙げられます。

2 RPAツール

RPAは（ロボティック・プロセス・オートメーション）の略称で、データの収集・集計・入力などの単純な事務作業を自動化するツールです。RPAは、ルールエンジンやAIなどの技術を備えたソフトウェアのロボットです。このツールが優れているところは作業内容を一度記憶させれば、誤入力や入力漏れなどのヒューマンエラーが無くなり、どれだけ作業しても精度が下がらない点です。RPA の代表的なツールとして、「WinActor」、「UiPath」、「Automation Anywhere」、「NICE」などが挙げられます。

3 クラウドストレージ

クラウドストレージはオンライン上で業務のファイルやデータを保存、共有できるツールです。従来のように社内ネットワークで共有するのではなく、クラウド上で保存することでインターネットがあればどこからでもアクセスすることができます。また、アクセス権限の付与も可能なのでファイルを複数人での共同編集や、フィードバックなどもできます。

代表的なツールとして、「Google Drive」、「Drop Box」、「iCloud Drive」などが挙げられます。

4ペーパーレス化ツール

ペーパーレス化ツールは請求書や契約書、法務申請などの文書による社内決裁業務クラウド上で行えるツールです。文書の準備から合意、押印などの一連のやり取りをクラウド上で完結でき、承認や決済までの時間を大幅に削減することができます

代表的なサービスとして「Adobe Sign」、「DocuSign」、「クラウドサイン」などがあります。

5プロジェクト・タスク管理ツール

これらのツールの特徴はチーム内でタスクを設定、共有することできるツールです。プロジェクトやタスクを可視化し進捗状況をお互いに共有することでき、タスク漏れを防ぎ時間や人員を適切に割くことができます。

代表的なサービスとして、「Backlog」、「Team Hack」、「Trello」、「Wrike」などが挙げられます。

以上の他にも名刺管理ツールなど数多くの種類があるので、自社の業務内容や問題点などと照らし合わせて探してみることも大切です。

 業務効率化ツールを選ぶポイント

セキュリティ対策が充分か

自社でアカウント管理ができない場合、業務効率化ツールを運営している会社のセキュリティ対策に不備があると、自社のセキュリティの危険にさらされる可能性があります。導入の際は必ずツールの運営会社や利用するサーバーの安全性を確認してください。

自社の問題に合っているか

やみくもに業務効率化ツールを導入しても、それが自社の問題や悩み沿ったものでなければ満足な効果が得られません。導入の前に業務内容や工数を洗い出して適切に抽出しておくことが非常に重要です。問題点が明確になれば必要とする業務効率化ツールも自然と決まっていきます。

このように現状の把握と自社の問題と照らし合わせることが、業務効率化ツールを選ぶ際の最も重要なポイントだと言えます。

使いやすいものか

業務効率化ツールには豊富な機能やサービスを備えているものが多々あります。しかし、機能が多すぎるが故に中には使い方が難しく、従業員が使いこなせないという事態に陥ってしまうこともあります。このような事態を回避するためにも機能だけを見るのではなく、情報共有や操作性など多角的に選ぶことが大切です。

スモールスタートできるか

どんなに事前調査したとしていても、実際に使用してみると想定していたサービスと異なったり、サポートが不十分だったりという事例も珍しくありません。このような状況にならないようにするためにも、無料トライアルや人数単位の課金サービスを利用してみることがポイントです。先ずは小さく試して、課題やリスクがないかチェックし、自社にとって相応しいツールを選ぶことが重要です。

まとめ

本記事では、業務効率化ツールの種類や選ぶ際のポイントなどをまとめてご紹介しました。

働き方改革や新型コロナウイルスの感染拡大など様々な影響を受け、より業務効率化の重要性が増しています。従来の働き方にとらわれず時代や環境に適応することは、利益の増加だけでなく残業時間の短縮や業務自体のやりがいなど従業員のワークライフバランスの向上に繋がります。

業務効率化ツールは用途別や使用部署別など、その種類は多岐にわたりますがメリットはほとんど変わりません。

まずは業務内容の見直しや、現状の把握を行い、組織やチームが抱えている課題や悩みに対応できるツールを見つけてみてください。

アウトソーシングをうまく使って業務効率化を促進する方法も！

業務内容の見直しや効率化の手段として、アウトソーシングサービスを利用するのもおすすめです。

アウトソーシングの中でも、オンラインアシスタントサービスであれば、必要な時間分だけ契約し、契約時間内であれば、必要なタイミングで依頼することができるので、社内リソースの細かな調整に便利です。

『グランサーズ株式会社』の『サポーティア（SUPPORT+iA）』は、税理士法人が母体となっていて、公認会計士や税理士が監修したクオリティの高いサービスを提供しているのも魅力です。RPAコンサルティングだけでなく、オンラインアシスタントやアウトソーシングの運営も行っており、業務効率化全般に強みを持っています。総務、人事、経理などバックオフィス業務全般を任せられるのでぜひ『グランサーズ株式会社』に気軽に相談してみてくださいね。