電子契約システムを比較したい！いくつかのシステムを導入において重要なポイントから比較。

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近年ペーパーレス化は大きなトレンドになっています。そんな中、契約においても電子化が進んでいます。「電子契約」の導入を検討している企業は多いと思います。

従来の紙の契約から電子契約にシフトするためには電子契約システムを導入する必要があります。

電子契約システムを提供するサービスにも様々なものがありますから、しっかり比較して自社に適したものを選ぶことが大切です。

本記事では、電子契約システムの導入において重要なポイントを解説し、おすすめの電子契約システムのサービスをご紹介いたします。

電子契約システムとは？

電子契約システムとは、インターネット上で電子文書ファイルを使って契約を締結するシステムのことです。

紙を用いることなく、全てウェブ上で手続きを完了させることができ、電子署名とタイムスタンプによって、書類の改ざんを防ぐことができます。

紙の書類で必要な手続きの手間を省くことができて、書面と同等の証拠力を残すことができるため非常に便利です。

近年急速に普及が進んでいて小売業から製造業まで、幅広い業界で導入されています。

電子契約システムの導入において重要なポイント

電子契約システムの導入において重要なポイントとしては、次のようなものが挙げられます。

ワークフロー機能の有無

ワークフローとは、業務に関する一連のやりとりの流れのことです。

ワークフロー機能があれば、承認者や押印者を指定することができます。

社内稟議から契約締結まで、全てシステム上で管理することで、ガバナンスの強化が可能です。

複数人でアカウントを利用する場合は、ワークフロー機能がある電子契約システムを使うのが良いでしょう。

外部システム連携の自由度

電子契約システムの中心は契約締結や契約書の管理ですが、外部システム連携にも注目する必要があります。

契約書のレビューや文書管理などのサービスと連携できるものを選ぶことで、さらなる業務効率化を図ることができるでしょう。

外部システム連携を活用することで、電子契約システムはより使いやすくなります。

月額料金

当然ですが月額料金は重要です。

毎月かかるコストですから、料金を抑えるにこしたことはありません。

安ければ良いわけではなく、必要な機能が備わっていることが大事です。機能が多いほど月額料金が高くなるため、まずはどんな機能が必要かを整理しましょう。

また、月額料金と合わせて送信料も確認しておいてください。

送信料は、契約相手に電子データを送信する際に発生する費用のことです。

事前にしっかりシミュレーションして最適なプランを選びましょう。

紙との一元管理の可否

電子契約システムを導入することで、契約書を全て電子化できるのはとても便利ですが

システム導入の前に締結した紙の契約書と管理が別では不便です。

そうした問題を解決するために紙の契約書をスキャンして取り込み、電子化できるサービスがあります。一元管理することで、管理業務を効率化することができます。

セキュリティ機能の高さ

セキュリティ機能の高さも重視すべき項目です。

企業間で契約を結ぶ場合、情報漏洩に細心の注意を払う必要があります。

ファイルの暗号化やファイアウォール、IPアドレス制限などのセキュリティ面を確認しましょう。

税法上の要件を満たしているか

電子契約サービスを利用する場合、電子帳簿保存法の要件を満たしているかどうかを確認してください。

電子化推進の動きは加速していて、たびたび法改正を重ねています。最新の改正電子帳簿保存法の要件を満たす電子契約システムを導入しましょう。

自社の業種や業態に適しているか

自社の業種や業態に適しているかの確認は重要です。

例えば、IT系の企業では詳細の仕様書を添付することがあります。

また、建設業の企業では、許可証と合わせて管理が必要なケースもあります。

業種や業態によって必要な機能は異なりますから、自社に適しているかをよく検討しましょう。

電子契約システムを導入するメリット

電子契約システムを導入するメリットとしては、次のようなものが考えられます。

コストを削減できる

1つ目のメリットは、コストを削減できることです。

紙の契約書では印紙税がかかり、印紙税は契約金額が大きいほど高くなります。

電子契約は非課税ですので、この印紙税を削減できるのは大きなメリットと言えます。

また、他にも郵送代やインク代、契約書の管理費用など様々なコストを削減することが可能です。

業務効率化が可能

2つ目のメリットは、業務効率化が可能なことです。

紙の契約書の場合、書類を作成してから郵送する必要があるため時間と手間がかかります。

一方、電子契約であれば全てオンラインで完結します。

短時間で契約を締結できますので、業務効率化を図ることができます。

コンプライアンスを強化できる

3つ目のメリットは、コンプライアンスを強化できることです。

電子署名とタイムスタンプといった高度な改ざん防止機能によって、契約書の改ざんを防ぐことができます。

また、持ち出しなどによる紛失のリスクもなくすことができます。

紙の契約書の保管場所を減らせる

4つ目のメリットは、紙の契約書の保管場所を減らせることです。

紙の契約書の保管には相応のスペースが必要です。電子化することによってそのスペースを減らすことができます。

場所が不要になれば管理コストも減らすことができます。

過去の契約書の検索や閲覧が簡単

5つ目のメリットは、過去の契約書の検索や閲覧が簡単なことです。

紙の場合、膨大な書類の中から該当する契約書を探すにはかなりの手間と時間がかかります。

しかし、電子化すれば検索によって必要な契約書をすぐに見つけることが可能です。

おすすめの電子契約サービス

ここでは、おすすめの電子契約サービスを紹介します。

電子印鑑GMOサイン

「電子印鑑GMOサイン」は、GMOインターネットグループ株式会社が運営している電子契約システムです。

クラウド型の電子契約サービスで、契約の締結から管理までをワンストップで行えます。

弁護士監修で、トップレベルのセキュリティを備えています。

そのため、多くの大企業で利用されています。

契約データをひとつひとつ暗号化して保管できるほか、バックアップが毎日行われるのも安心です。

月額料金は8,800円（税抜）となっています。

マネーフォワード クラウド契約

「マネーフォワード クラウド契約」は、株式会社マネーフォワードが運営している電子契約システムです。

契約に関するワークフローの承認から、紙及び電子契約書の保管や管理までをワンストップで行えます。

ワークフローは自由にカスタマイズできるだけでなく、承認者の固定も可能です。

取引先がアカウントを保有していなくても電子契約を締結できる点が非常に便利です。

月額料金は個人が800円（税抜）から、法人は2,980円（税抜）からになっています。

freeeサイン

「freeeサイン」は、freee株式会社が運営している電子契約システムです。

Googleドキュメントを使用することで、テンプレートやドラフトの編集をシステム上で行えます。

送信料が0円ですので、契約件数が多いほどコストを抑えることができます。

個人事業主用のプランが有るのも特徴です。

月額料金は個人が980円（税抜）から、法人は5,980円（税抜）からになっています。

クラウドサイン

「クラウドサイン」は、弁護士ドットコム株式会社が運営している電子契約システムです。

知名度が最も高く、UIがとても使いやすいと評判です。

業界シェアNo.1なので、迷ったらクラウドサインを選ぶというのもありです。

月額料金は10,000円（税抜）からになっています。

みんなの電子署名

「みんなの電子署名」は、株式会社ベクターが運営している電子契約システムです。

機能制限がなく、文書作成や送信料は無料です。

有償サービスは、文書を1年以上保管する時の保管料のみです。

個人やとにかくコストを抑えたいという方におすすめです。

月額料金は0円となっています。

まとめ

本記事では、電子契約システムの導入において重要なポイントを解説し、おすすめの電子契約サービスをご紹介いたしました。

UIが使いやすいものから月額料金が0円のものまで、各サービス様々な特徴があります。
業種や業態、また取引先の状況によっても必要な機能や利用の仕方は変わってきます。
よく検討した上で自社に適した電子契約サービスを選んでください。

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