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オンラインアシスタントとは?特徴や選び方など導入を検討している方向けに詳しく解説

近年、オンラインアシスタントを導入する企業が増えています。
経理や人事、営業事務などのバックオフィス業務をカバーしてくれるため、コア業務に集中できると評判です。「自社でもオンラインアシスタントを利用したい」と考えている方も多いのではないでしょうか。

しかし、どのようなメリットがあるのか十分に理解できていないため、導入に踏み切れない方もいるのでは?

そこで今回は、オンラインアシスタントを利用するメリット・デメリットや、サービス選定時のポイント、おすすめのオンラインアシスタントなどを紹介します。オンラインアシスタントの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

目次[非表示]

  1. 1.オンラインアシスタントとは
    1. 1.1.オンラインアシスタントの特徴
    2. 1.2.オンラインアシスタントの業務範囲
  2. 2.オンラインアシスタントのメリット
    1. 2.1.1)コア業務に集中できる
    2. 2.2.2)人件費や採用コストの削減
    3. 2.3.3)専門知識が必要な業務も可能
  3. 3.オンラインアシスタントのデメリット
    1. 3.1.通信環境や連絡ツールの整備が必須
    2. 3.2.コミュニケーション面がやや不安
    3. 3.3.緊急性の高い業務は依頼しづらさを感じることも…
  4. 4.オンラインアシスタントの選び方
    1. 4.1.サービスの充実度
    2. 4.2.信頼性
  5. 5.おすすめのオンラインアシスタント
    1. 5.1.スタートアップ企業に最適な『SUPPORT+iA』
    2. 5.2.大企業の導入実績が豊富な『CASTER BIZ』
  6. 6.まとめ


オンラインアシスタントとは


まずは、オンラインアシスタントの特徴や、オンラインアシスタントがカバーする業務範囲を説明します。


オンラインアシスタントの特徴


オンラインアシスタントとは、インターネットを利用して企業の業務をサポートしてくれるサービスです。インターネットを介して、総務、経理、人事などのバックオフィス業務をカバーしてくれます。

利用者にとってオンラインアシスタントの特徴は、高いスキルをもつ人材を、必要なタイミングで必要な量だけ利用することができる点です。
大企業のように、バックオフィス部門だけで多数の人材を抱えているならいざ知らず、バックオフィス人材の採用教育に課題を持つ中小企業にとっては、使い勝手のいいサービスだといえます。

バックオフィスと一口に言っても、業務は多岐にわたります。
経理は得意だけど、人事労務周りはちょっと…といった風に、バックオフィス経験のある方でも、得手不得手があります。

オンラインアシスタントサービスは、依頼業務に合わせて最適な人材をアサインしていくため、仮に同じ費用をかけた場合でも、一人のメンバーが担当する時に比べて、業務品質の平均を上げることができることも特徴の1つといえます。


また、オンラインアシスタントは、リソース確保の方法にも特徴があります。
バックオフィス専門スタッフを組織化することで教育によって品質担保してサービスを提供しているモデルや、バックオフィス経験のあるママさんスタッフをクラウド上で手配してサービスを提供するモデルなど、サービスによって異なります。

現在の主流は、後者のクラウドモデルです。教育の必要がないため、ある程度コストを抑えて、一定品質のサービスを提供することができます。しかし、今後市場が拡大した場合、人材獲得競争に比例して、価格体系の維持が難しくなる可能性もあります。


これまでは、人手不足のベンチャー企業や中小企業、個人事業主を中心にサービスが利用されていました。
しかし、最近では大企業も積極的にオンラインアシスタントの導入を進めています。コロナ禍において社内体制を見直す企業が増えたことで、今後ますますオンラインアシスタントが企業に浸透していくでしょう。

オンラインアシスタントの業務範囲


オンラインアシスタントの基本的な業務範囲は、庶務、財務、経理、人事・労務、総務などのバックオフィス業務が中心です。会社が違っても業務の基盤は変わらない一方で、個々の業務に専門性を要求されることが多いため、バックオフィス業務とオンラインアシスタントには高い親和性があります。


庶務業務では、スケジュールの管理や資料作成、議事録作成、リサーチなどの事務的な作業をカバーしてくれます。高い専門性がなくても対応できるため、自分自身で抱え込んでしまうことが多く「時間がない」原因になりやすい業務領域です。


<具体的な業務例:庶務>

  • 書類整理(書類のデータ化)
  • 情報収集/検索リサーチ業務
  • 役所での謄本・証明書等の取得や各種書類の提出
  • 出張手配や会食予約、贈答品手配
  • 備品・消耗品発注
  • 名刺管理              など



財務や経理業務では、振込・納付代行や請求支払管理、記帳代行、入金・支払消込、月次の締め作業などを行ってくれます。専門性を要求される領域である一方、一度フローが決まってしまうと、非効率であっても延々と同じ作業が繰り返されていることがあるため、アウトソースすることで大幅な業務効率化が進むケースも少なくありません


<具体的な業務例:財務/経理>

  • 請求書発行/手配
  • 振込/納付手配や入出金の管理
  • 社員の立替経費精算処理
  • 勘定科目の設定や会計ソフト入力などの仕訳業務
  • 入金/支払時の消込伝票処理       など



また、給与計算や社会保険関連手続き、採用関連事務手続きなど人事・労務系の業務を請け負ってくれるオンラインアシスタントも多い印象です。給与計算のように、ルーチン業務であっても繁閑の差が大きかったり、採用関連業務のように、不定期に発生することで工数が予測しづらかったりするため、オンラインアシスタントのように工数コントロールしやすいアウトソースと相性が良いためだと考えられます。


<具体的な業務例:人事/労務>

  • 採用者への内定通知の雇用契約書の手配
  • 社員の勤怠管理や勤怠締め作業
  • 社保手続きなどの入社時書類の作成/手配
  • 給与計算
  • 年末調整の対応
  • 離職票などの退職時書類の作成/手配


オンラインアシスタントの中には、自社サイトの制作や外国語の翻訳、通訳などの専門的な業務をカバーしてくれるサービスも見られます。専門的な業務は、通常業務と単価が異なる場合も多いので、依頼を考えている場合は、事前に確認しておきましょう。


オンラインアシスタントを導入する際には、依頼したい業務内容をしっかり吟味したほうがよいでしょう。

オンラインアシスタントのメリット

それでは、実際にオンラインアシスタントを導入した際、どのようなメリットをもたらしてくれるのでしょうか?
ここでは、オンラインアシスタントの具体的なメリットを3つ紹介します。


1)コア業務に集中できる

オンラインアシスタントを利用すれば、コア業務に集中できるようになります。特に、小規模な会社で、一人の社員がいくつもの仕事を兼務しているような場合には、特に有効です。
バックオフィス業務は、売上に直結するわけではない一方で、手続きや提出期限が決まっているため業務優先度を高く設定しがちです。その結果、本来「やるべき」コア業務に割く時間が少なくなってしまうケースは少なくありません。
バックオフィス業務をオンラインアシスタントに担当してもらうことで、事業を成長させるためのコア業務に集中して取り組むことができます。

特に、起業時や新プロジェクトの発足時など、コア業務にしっかり時間を割くべきときは、オンラインアシスタントなどのアウトソーシングをうまく活用したほうがよいでしょう。
コア業務に集中できるようになれば、売上の向上や事業の拡大につながります。

時間を作り出すことももちろんですが、業務に集中することで効率アップも期待できます。
実際に導入された利用者様に聞くと、業務効率自体も体感値で20%くらい改善したというお声も聞きます。


2)人件費や採用コストの削減


オンラインアシスタントの導入により、人件費を削減することが可能です。オンラインアシスタントの費用相場は、時間単価3,000円~5,000円くらいのものが中心です。
単純な時給換算だけでみると、やや割高に感じるかもしれませんが、総合的にみると、実際には経費の削減に繋がっています。

例えば、

 ・採用に必要な求人広告の出稿費や、採用時決定時の成果報酬型費用などの採用費がかかりません
 ・あわせて、採用活動にかけるリソースも必要ありません
 ・社員雇用ではないので、社会保険料の負担などが不要です
 ・業務に必要なPCなどの機器は、サービス提供側が用意します
 ・オンラインでのアウトソースなので、執務スペースも要りません
 ・入社後の社員教育に必要なコストもリソースも不要です

社員雇用には、当然様々な費用がかかるのはよく知られたことですが、派遣社員やアルバイトを雇う場合も、実は業務環境の整備など認識されづらい費用が色々な所で発生しているのです。

オンラインアシスタントを使うことは、バックオフィス業務自体を任せられることはもちろん、スタッフを雇用することで間接的に発生する業務をなくすことにもなるので、結果的にコスト削減に繋げることができます。


3)専門知識が必要な業務も可能


オンラインアシスタントには、スキルや専門知識を持った優秀な人材が多いため、専門的な業務も安心して依頼できます。
バックオフィス業務の中でも、財務や経理などの業務は高度な専門知識を要します。また、人事労務などの業務は、法律変更も頻繁に行われるため、情報のアップデートが必須です。

オンラインアシスタントサービスの中には、複数人がチームを組んでクライアントの依頼に対応してくれるサービスもあります。複雑な業務やスピードを必要とする業務でも、高いクオリティを保ちながら柔軟に作業してくれるでしょう。

加えて、業務の問題点についてオンラインアシスタントがアドバイスしてくれることもあります。オンラインアシスタントと密なコミュニケーションを取れれば、業務の効率化につながるはずです。



オンラインアシスタントのデメリット

一方、オンラインアシスタントにはデメリットも存在します。デメリットを把握しないまま導入を決めてしまうと、後々のトラブルにつながりかねません。
デメリットもしっかり理解した上で、オンラインアシスタントの導入を判断しましょう。

通信環境や連絡ツールの整備が必須

オンラインアシスタントはインターネットを介してサービスを提供するため、通信機器や通信環境の整備が必要となります。現代の会社であれば、インターネット環境がないということはあまり考えられませんが、連絡ツールやデータ共有方法は、慣れていないと苦戦することもあります。


<連絡ツール>

オンラインアシスタントを使う場合、連絡ツールの導入は必須です。オンラインアシスタントとの連絡方法が電話・メールだけでは、ややスピード感に欠けることに加え、チェック漏れなどミスが発生しやすくなります。
よく用いられるのは、ChatworkSlackなどのチャット連絡ツールです。専用の連絡チャネルでやり取りすることができるので、確認漏れなども少なく、スピーディーにやりとりが可能です。また、ちょっとしたデータやファイルであれば、チャットツール上で共有することで業務がスムーズに進められます。Facebookのメッセンジャーを使って連絡している場合もあるようです。


<データ共有方法>

メールやチャットツールに添付する方法も可能ですが、毎回添付するのも面倒ですし、いつ送ったか分からなくなって再手配しなければならないといった二度手間になることも頻繁に起こり得ます。そのため、オンラインアシスタントを利用する場合、通常は共有フォルダを使用します。
Google DriveDropboxなどがよく用いられます。


もし自社で連絡ツールや共有フォルダを日頃から利用していない場合は、ツールを導入して使い方を覚えることから始める必要があります。また、使い慣れないツールを使わなければいけないということが、依頼ハードルを高くしてしまって、結果的にオンラインアシスタントをうまく使えなかったといった失敗例も聞きます。



コミュニケーション面がやや不安

オンラインアシスタントでは、オンライン上でのコミュニケーションが基本となるため、アシスタントの顔が見えません。相手の表情や雰囲気を察知できないので、慣れるまでに時間がかかってしまう方もいるかもしれません。

また、チャットツールなどでリアルタイムにコミュニケーションが取れるとはいっても、同じオフィス内ですぐに声かけできる状況に比べれば、多少の不便を感じる可能性もあります。

実際にオンラインアシスタントを利用されている方のアンケートでも、サービス利用開始後に活用しきれなかった理由の上位として「結局自分でやってしまうことが多い」という回答があがってきます。チャットツールなどでのコミュニケーションに慣れていない方ほど「依頼 < コミュニケーション」の状況が発生しやすくなり、結果的に期待していた業務を依頼しきれないことがあります。

どうしても、オンラインコミュニケーションに慣れないという方は、オフライン対応可能なアウトソーシングサービスを利用したほうがいいかもしれません。

一方で、在宅勤務やテレワークが推奨される現代社会において、オンライン上でのコミュニケーションは必須ともいえます。
オンラインでのやりとりが苦手な方も、今のうちから慣れておいたほうがよいでしょう。


緊急性の高い業務は依頼しづらさを感じることも…

オンラインアシスタントは、常に複数の顧客対応を行っていたり、もしくは家事の隙間時間などを使用することでサービスを提供しています。

依頼する側からすれば、担当者の業務全容を理解することはできないため、緊急性の高い業務を依頼することに躊躇うケースも少なくないようです。

「絶対にこの時間までに間に合わせなければいけない」という中でも、安心して任せられるオンラインアシスタントを見つけるのは、そう簡単なことではないのかもしれません。



オンラインアシスタントの選び方

オンラインアシスタントの特徴やメリット・デメリットについて、ある程度理解していただけたのではないでしょうか?
しかし、現在ではさまざまなオンラインアシスタントサービスが展開されているため、何を選んだらよいのか迷ってしまう方が多いと思います。

そこで、オンラインアシスタントを選ぶときに重要な2つのポイントを紹介します。

サービスの充実度

オンラインアシスタントを選ぶ上で重要なのは、サービスの充実度です。サービスの充実度を見極めるポイントは、業務範囲の幅広さだけではありません。自社の依頼したい業務内容に対して、どれだけの強みを持っているかという点にも注目してください。

例えば、自社の財務・経理業務体制が整っていないようであれば、財務・経理系のサービスが充実しているオンラインアシスタントを選ぶべきです。財務・経理系に強い有資格者が在籍しているので、業務内容のカバーだけでなく、コンサルティングを依頼できるケースもあります。

英語対応が必須の会社であれば、バイリンガル人材に特化したサービスを利用したほうがよいでしょう。ただし、専門業務に特化したオンラインアシスタントは、一般的なバックオフィス業務に対応できない場合があるので注意が必要です。

また、オンラインアシスタントとのコミュニケーションを特に重視したいときは、オンラインでもオフラインでも対応してくれるサービスがおすすめ。訪問頻度や回数、時間などの希望に応じて、スタッフが会社に常駐しながら業務対応してくれます。

依頼内容とオンラインアシスタントの強みをうまくマッチングさせるためにも、それぞれのサービス特性をしっかり理解しましょう。

信頼性

導入するサービスの信頼性が高いかどうかも、オンラインアシスタントを選ぶときの重要なポイントです。導入実績が豊富なオンラインアシスタントは、特に信頼性が高いといえます。ホームページで実績を公開しているところも多いので、導入を検討するときは必ずチェックしてください。

また、運営母体となる会社についても確認したほうがよいでしょう。母体となる会社が信頼できる会社であれば、サービスの信頼性にもつながります。

なお、オンラインアシスタントの中には海外の会社が運営しているサービスもあります。コスパのよさが売りとなっている一方で、運営会社の実態を掴みにくいのが懸念点です。場合によっては、契約上のトラブルに発展してしまう可能性があります。安心感を重視する方は、国内の会社が運営しているサービスを利用したほうがよいでしょう。

加えて、母体となる会社の特色を把握しておくこともおすすめです。会社の特色が分かれば、オンラインアシスタントのサービス内容もイメージしやすくなります。例えば、母体となる会社が財務・経理系に強いサービスを展開している場合、オンラインアシスタントも財務・経理系に強いことが予想できます。

現在はオンラインアシスタントの利用が拡大しているため、インターネット上の口コミも豊富です。利用者による口コミを読めばサービスの大枠を理解できるので、ぜひ参考にしてみてください。 

おすすめのオンラインアシスタント

オンラインアシスタントを選ぶ際は、「サービスの充実度」と「信頼性」が重要なポイントだとお分かりいただけたのではないでしょうか。

ここからは、「サービスの充実度」と「信頼性」を兼ね備えたおすすめのオンラインアシスタントを紹介します。

スタートアップ企業に最適な『SUPPORT+iA』

SUPPORT+iA』は、グランサーズ株式会社が運営する個人事業主やスタートアップ企業におすすめのオンラインアシスタントです。庶務、財務、経理、人事・労務、総務などのバックオフィス業務全般を、オンライン、オフラインでカバーしてくれます。

また、税理士法人が母体となっているため、公認会計士や税理士が在籍しているのも特徴です。

有資格者でしか対応できない士業等による独占業務は『SUPPORT+iA』で受けることはできないため、別途相談いただく形になりますが、『SUPPORT+iA』の運営は公認会計士や税理士がフォローする体制になっているため、チームとして高いクオリティを担保しています。


また、正社員採用にこだわっていることも特徴の1つ。

採用率は0.7%(2021年1月~2021年5月実績)

厳しい採用基準に加え、顧客アンケートをもとにした社内研修や業務効率化の改善も常に行われているため、専門性の高いスタッフによる高い平均水準のパフォーマンスを期待できます。


月3.3万円(税込)という小ロットから依頼できることも『SUPPORT+iA』の特徴の1つです。契約期間も最低2カ月で以降単月更新となっており、月ごとに契約内容も変更可能。月によって依頼量が変動しやすい方などの場合には特に使いやすいサービスといえます。

アウトソーシングやIPO支援などの要望が出た場合も、同じ運営会社内でサービスを提供しているので、相談することができます。バックオフィス業務を一任してコア業務にしっかり集中できるので、スピーディーに事業を拡大できるでしょう。


>> 『SUPPORT+iA』に興味がある方はコチラからお問合せください
>> 『SUPPORT+iA』についてもう少し詳しく知りたい方はコチラから資料をダウンロード(所要時間1分)


大企業の導入実績が豊富な『CASTER BIZ』

とにかく実績を重視したい方には、『CASTER BIZ』がおすすめです。大企業も導入しているオンラインアシスタントで、1,700社以上の導入実績を誇ります。日本で初めてオンラインアシスタント業務を開始した老舗ならではの安心感も魅力です。

アシスタントは、厳しい採用条件を設けているようです。採用では、これまでのキャリアを重視しているようですので、期待を大きく超えるハイキャリア人材に担当してもらえることもあるようです。一方で担当アシスタントの指名可能なプランがあるように、アシスタント毎の個人差はあるかもしれません。実績を重視する方は、ぜひチェックしてみてください。

まとめ

今回は、オンラインアシスタントの特徴やメリット、選び方について紹介しました。
オンラインアシスタントの導入によってコア業務に集中できるため、売上のアップや事業の拡大が期待できるでしょう。

各社が展開しているオンラインアシスタントは、それぞれ強みや特色を持っています。
導入する際には、自社の体制や業務に最適かどうかを見極めることが重要です。
ぜひ自社に合うオンラインアシスタントを見つけて、うまく活用してください。

グランサーズラボ|編集部
グランサーズラボ|編集部

2021年生まれ。 BPOや業務効率化など企業成長のためになることがすき。 特にスタートアップやベンチャーなど新しいことに挑戦している人たちを応援するのが生きがい。 知りたい情報のリクエストも受け付けてます!

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