【徹底解説】オンライン秘書とは？メリット・デメリット、費用やサービス内容を詳しく解説！

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「仕事が忙しすぎて業務が溜まる一方だ」「自分の苦手な業務を専門家に任せたい」「求人を出しているが、なかなか条件に合う候補者がいない」…そのようなお悩みを解決するサービスとして、オンライン秘書サービスが挙げられます。

オンライン秘書サービスとは、さまざまな業務をリモートで依頼できるサービスです。会社の営業時間に束縛されず、頼みたい業務があるときにだけ頼むことができますが、初めは何をどう依頼したらいいのかわからないという方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、オンライン秘書サービスで依頼できる業務の種類やメリット・デメリット、上手く活用するためのポイントなどを紹介します。

オンライン秘書とは

オンライン秘書とは、秘書業務の一部をオンラインで委託できるサービスです。Webのやり取りやツールの活用などインターネット上で完結する業務であれば、幅広い内容を依頼できます。

秘書を雇うことで、経営者や役員、管理職などの多忙な人がコア業務に集中しやすくなります。しかし経験豊富で優秀な秘書を雇うのは困難なうえ、経験者の雇用はどうしても人件費が大きくなりがちです。

オンライン秘書であれば、自社で雇うよりもコストを抑えながら、豊富な秘書経験のある優秀な人材に業務を依頼できます。特定の業務範囲のみ依頼する・忙しい時期だけ活用するなど、自社の都合に合わせた柔軟な活用も可能です。

オンライン秘書サービスに依頼できる業務の範囲

オンライン秘書という名称ではありますが、秘書業務以外の幅広いバックオフィス業務について対応可能です。オンライン秘書サービスに依頼できる主な業務として、以下の範囲が挙げられます。

• 秘書業務
• 経理・財務
• 人事・労務
• 庶務・総務
• その他アシスタント業務

オンライン秘書に依頼できる業務範囲について詳しく解説します。

秘書業務

オンライン秘書という名の通り、多忙な経営者や総務担当者をサポートするさまざまな雑務の依頼が可能です。具体的な業務の例を紹介します。

• スケジュールの調整
• 電話やメールの対応
• 出張手配：交通機関やホテルの予約など
• 会食手配：会食の会場となるレストランのリサーチや予約など
• 資料作成、調べ物：依頼した内容のリサーチや資料作成、議事録作成など

物理的な業務でなければ、幅広い業務を依頼できます。

経理・財務

経理・財務といったお金に関する業務も、オンライン秘書サービスへの依頼が可能です。月末や期末のなどの多忙な時期に依頼するなど、好きなタイミングで依頼できます。

オンライン秘書に依頼できる経理・財務業務の例を紹介します。

• 振込・納付代行
• 請求書発行、請求・支払管理
• 記帳代行
• 入金・支払消込
• 月次締め処理

経理・財務は企業に欠かせない業務でありながらも、コア業務ではない・知識や経験が必要などの理由から、人材確保が困難になりがちです。そのため低コストでスポット的な依頼が可能であるオンライン秘書が役立ちます。

人事・労務

人材採用から既存社員の管理といった人事・労務業務も、オンラインで完結する内容であれば広い範囲で依頼可能です。依頼できる業務として、以下の例が挙げられます。

• 給与・賞与計算
• 年末調整の対応
• 入社・退職時・算定基礎などの各種社会保険手続き
• 従業員の勤怠管理
• 採用関連の各種事務手続き
• 求職者の対応
• 求職者に対するスカウトDM送信代行

人事・労務は期日がシビアかつ知識・経験が求められる業務が多いため、自社ですべてを対応するのは容易ではありません。そのため、経験豊富な外部人材であるオンライン秘書の活用が便利です。

庶務・総務

庶務・総務は直接お金にはならない日々の細かいタスクが多く含まれます。コア業務に集中したい・バックオフィスに割くリソースが足りないなどの場合、庶務・総務に該当する業務をオンライン秘書に依頼するのがおすすめです。

オンライン秘書に依頼できる庶務・総務業務の例を紹介します。

• 役所関係手続き
• 書類作成・整理
• 反社チェック
• 取引先との契約書製本

庶務・総務に該当する業務のうち、オンラインや郵送で完結できる業務は多く存在します。そのような業務をオンライン秘書に依頼するだけでも、バックオフィス業務の負担が軽くなり効果的です。

その他アシスタント業務

バックオフィス業務以外にも、コア業務のサポートを依頼することができる会社もあります。

• 営業アシスタント
• マーケティング
• 公式サイト・SNS・各種提携サイトなどのWeb運用サポート

オンライン秘書のメリット

オンライン秘書サービスの大きなメリットとして、以下の3つが挙げられます。

• コア業務に集中できる
• 採用コスト・人件費を削減できる
• 幅広い業務を依頼できる

それぞれ詳しく解説します。

コア業務に集中できる

オンラインアシスタントを活用する大きなメリットのひとつが、コア業務に集中できるようになることです。

バックオフィス業務は、売上に直結するわけではない一方で、手続きや提出期限が決まっているため業務優先度が高くなりがちです。その結果、本来優先するべきコア業務に割く時間が少なくなってしまうケースは珍しくありません。

また近年は人手不足が深刻化しており、バックオフィス人材が足りていない企業も増えています。

オンライン秘書を導入すれば、バックオフィス業務を外部に任せられるため、自社の人材・リソースをコア業務に集中できます。

採用コスト・人件費を削減できる

オンライン秘書を導入することで、採用コストや人件費の削減も可能です。

秘書人材を自社で採用しようとすると、求人募集・書類選考・面接・入社手続き・研修や教育など、さまざまな面でコストが発生します。金銭的なコストだけではなく、人材リソースや時間面のコストも含まれます。また給与や社会保険料以外にも、業務環境の整備など認識されづらい費用も決して小さくありません。

オンライン秘書サービスはこれらのコストをカットしながら、即戦力となる人材に業務を依頼できます。採用費・人件費を削減することで浮いたコストを、コア業務など優先度の高い部分に充てることも可能です。

幅広い業務を依頼できる

オンライン秘書は秘書という言葉が入っていますが、実際には秘書業務に限らず幅広い業務を依頼できます。「オンライン秘書サービスに依頼できる業務の範囲」で紹介したように、オンライン（一部郵送）で完結する業務について、幅広い範囲で依頼可能です。

バックオフィス業務には、コア業務ではないものの優先度が高い業務が多く存在します。そのような業務の多くをオンライン秘書に依頼できるため、自社内におけるノンコア業務の負担削減や業務効率化などが可能です。

オンライン秘書のデメリット

オンライン秘書はメリットが多く便利なサービスではありますが、以下のように注意するべきデメリットも存在します。

• オンラインで対応できない業務がある
• 事前にスタッフのスキルが判断できない

デメリットについてもそれぞれ詳しく解説します。

オンラインで対応できない業務がある

オンライン秘書に依頼できるのは、あくまでもオンラインで完結する業務（一部郵送業務の代行も可能）が前提です。オンライン秘書には幅広い業務を依頼できますが、オンラインで対応できない業務については自社で行う必要があります。

たとえば紙の書類や領収書の整理など、郵送などの準備が必要な業務については、依頼するのに時間と手間がかかります。自社の負担を最小限に抑える・効率的にサービスを活用するためには、オンラインで対応できる範囲の明確化および認識が必要です。

なお、オンライン秘書サービスの中には、オフラインでスタッフが実際にオフィスに来て業務をこなすサービスを提供している会社もあります。

事前にスタッフのスキルが判断できない

オンライン秘書は知識・経験が豊富な人材に任せられるのが前提ではありますが、事前にスタッフのスキルが判断できません。スキルの高さを期待しすぎると、依頼後にギャップを感じてしまうケースが有り得ます。

実際に秘書を雇う場合には、応募者に対して直に面接を行います。受け答えの仕方やその人の知識・経験などを対面で確認し、選考のうえで採用するため、スキルの判断がしやすいです。しかし、オンライン秘書の場合には、担当スタッフのスキルが不明なままスタートすることも考えられます。

オンライン秘書サービスを行う会社の採用や育成・フォロー体制などをしっかりチェックしたうえでの依頼が大切です。

こんな企業はオンライン秘書の導入がおすすめ

オンライン秘書に興味があるものの、自社で導入するべきか判断に悩んでいる担当者の人も多いかもしれません。以下に当てはまる企業は、オンライン秘書の導入を特におすすめできます。

• 人手不足に悩んでいる
• 自社にないノウハウを取り入れたい
• 繁忙期に業務を代行してほしい

おすすめできる理由や導入するメリットなどを解説します。

人手不足に悩んでいる

人手不足に悩んでいる企業は、オンライン秘書の導入がおすすめです。

オンライン秘書は秘書業務をはじめとしたバックオフィス業務を、知識・経験のあるスタッフに任せられます。自社で人材を育成・採用する必要がなく、人手不足の解消に効果的です。

またオンライン秘書は自社で人材を雇うよりも、採用費・人件費などのコストを抑えられます。

バックオフィス人材を自社で雇うことにこだわりすぎず、外部のサービスを利用することで、人手不足の解消が可能です。

自社にないノウハウを取り入れたい

自社にないノウハウを取り入れたい場合にも、オンライン秘書の活用がおすすめです。

バックオフィス業務を効率的に進めるためには、ある程度の知識や経験が求められます。しかしバックオフィス業務はコア業務ではないため、人材育成やノウハウの蓄積が後回しになりがちです。自社でバックオフィス業務を行なっている場合でも、これまでの慣習や大雑把な理解で業務を遂行してしまい、ノウハウが溜まらないケースが珍しくありません。

オンライン秘書に依頼することで、バックオフィスの豊富なノウハウを活かした業務を間近で確認できます。外部のプロによる業務を見ることで、これまで自社になかったノウハウを蓄積できる可能性が高いです。

繁忙期に業務を代行してほしい

繁忙期など特定の時期のみに業務を代行してほしいと考える企業にも、オンライン秘書の導入をおすすめします。

閑散期と繁忙期の差が大きい・恒常的に発生する業務ではない場合、スタッフを直接雇っていては人件費が無駄になってしまう恐れが大きいです。オンライン秘書サービスは必要なボリュームで依頼し、必要でない時期は契約を解除することができます。

繁忙期は人手不足で悩むものの、恒常的に人材を確保するほどではない場合、オンライン秘書を活用するのが効果的です。

オンライン秘書を導入する際に注意したいポイント

オンライン秘書を上手く活用するために、導入時に押さえたいポイントがあります。

• 依頼する業務を精査しておく
• 依頼内容は具体的に伝える

それぞれ詳しく解説します。

依頼する業務を精査しておく

オンライン秘書を活用する際は、事前に依頼する業務の精査が必要です。

オンライン秘書はサービスを提供する企業によって、料金体系や強みを持つ業務がかなり異なります。自社で依頼したい内容が不明瞭な状態のまま契約してしまうと、利用を開始してから、依頼したい内容と対応範囲のギャップに気付くといった事態が起こり得ます。

オンライン秘書を上手く活用するためには、どのような業務を依頼したいのかを明確にする必要があります。オンライン秘書サービスのサービスプランに依頼する業務を合わせるのではなく、自社の依頼したい業務内容に合致するサービスを展開している企業を選択しましょう。

依頼内容は具体的に伝える

オンライン秘書を活用する際は、依頼内容を具体的に伝えることも大切です。

オンライン秘書はあくまでも外部の人材です。すなわち自社内部の事情や依頼する目的、オンライン秘書に求める要素などを知りません。依頼したい業務内容を具体的に伝えなければ、依頼したかった業務を実施してもらえない・自社で実施できる範囲まで対応されるなど、対応範囲のギャップが生じる恐れが大きいです。

依頼したい内容と実際に対応してもらう内容にズレが生じてしまうと、オンライン秘書を活用するメリットが薄れてしまいます。オンライン秘書を上手く活用するためには、導入時や相談のタイミングで、依頼内容を具体的に伝える必要があります。

まとめ

オンライン秘書は自社で対応が難しいバックオフィス業務を幅広く代行してもらえるサービスです。

オンライン秘書を導入することで、コア業務に集中できる・コスト削減ができるなど、さまざまなメリットを得られます。一方でオンラインで対応できない業務がある・事前にスタッフのスキルが判断できないなど、デメリットも存在します。

オンライン秘書を上手く活用するためには、自社にとっての必要性やメリットのほか、導入時の注意点などを知ることが大切です。今回紹介したポイントを押さえて、オンライン秘書を上手く活用しましょう。

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