オンライン秘書とは？オンライン秘書について解説します。

オンラインアシスタント・秘書サービスなら「サポーティア（SUPPORT+iA）」

「仕事が忙しすぎて業務が溜まる一方だ」「自分の苦手な業務を専門家に任せたい」「求人を出しているが、なかなか条件に合う候補者がいない」…そのようなお悩みを解決するサービスとして、「オンライン秘書サービス（オンラインアシスタント）」があります。

オンライン秘書サービスとは、さまざまな業務をリモートで依頼できるサービスです。会社の営業時間に束縛されず、頼みたい業務があるときにだけ頼むことができますが、初めは何をどう依頼したらいいのかわからないという方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、オンライン秘書サービスで依頼できる業務の種類やメリット・デメリットについて紹介します。

オンライン秘書サービスに依頼できる業務の範囲

オンライン秘書に依頼できるのは、秘書業務はもちろん、庶務、経理、財務、人事・労務、総務、営業アシスタント、マーケティング運用、ウェブ運用など、バックオフィス業務全般で多岐にわたりますが、各社によって依頼できる業務が異なってきます。

秘書業務

オンライン秘書は、多忙な経営者や総務担当者をサポートするアシスタントとして様々な雑務をこなしてくれます。

・　スケジュールの調整
・　出張手配（交通機関やホテルの予約など）
・　会食手配（レストランのリサーチや予約など）
・　議事録や資料の作成
・　メール対応　　　　　など

経理・財務

経理、財務に関わるあらゆる業務にも、オンライン秘書サービスは対応してくれます。月末や期末など、業務が多忙になるタイミングで依頼することが可能です。

・　 振込・納付代行
・　 請求書発行、請求・支払管理
・　 記帳代行
・　 入金・支払消込
・　 月次締め処理　　　　　など

人事・労務

人材採用にかかわるセミナーや研修の手配、応募者対応などや、既存社員の勤怠管理に至るまで、企業の労務管理に関わる業務をサポートしてくれます。

・　給与計算
・　社会保険関連手続
・　採用関連事務手続
・　応募者対応
・　スカウトDM送信代行
・　勤怠管理　　　　　など

庶務・総務

コア業務に集中したいときに、お金にならない雑務など日々の細かいタスクをサポートしてくれます。

・　役所関係、書類整理
・　反社チェック
・　契約書製本
・　議事録作成　　　　　など

その他アシスタント業務

バックオフィス業務以外にも、コア業務のサポートを依頼することができる会社もあります。

・　営業アシスタント
・　マーケティング
・　ウェブ運用　　　　　など

オンライン秘書に依頼する際に注意したいポイント

オンライン秘書は、サービスを提供する企業によって、料金体系や強みを持つ業務はかなり異なっています。そこで、どのような業務をオンライン秘書に依頼したいのかを明確にすることが必要です。そのうえで、サービスプランの確定しているオンライン秘書サービスに依頼したい業務を合わせるのではなく、自社の依頼したい業務内容に合致するサービスを展開している企業を選択するようにしましょう。

オンライン秘書のメリット・デメリット

オンライン秘書には様々なメリットがありますが、お金がかかるのも事実。デメリットも存在します。自社の業務にオンライン秘書がどうフィットするのかをよく考えてサービスの利用を決めることが大切です。

オンライン秘書のメリット

コア業務に集中できる

バックオフィス業務など、コア業務以外はオンライン秘書に任せることで、自社のスタッフはコア業務に集中できるようになります。

業務量に応じた人件費の調整が可能になる

閑散期と繁忙期の差が大きく、恒常的に発生する業務ではない場合、スタッフを直接雇っていては人件費が無駄になってしまうことがあります。その場合、オンライン秘書サービスなら、必要なボリュームで依頼し、必要でない時期は契約を解除することができます。

採用コストのカットができる

オンライン秘書サービスは採用コストのカットも可能です。求人募集、書類選考、面接、入社手続き、研修や教育など、金銭的なコストだけではなく、人手や時間面のコストも含まれます。これらのコストをカットしながら、すぐに実務を手伝ってもらうことが可能な点もオンライン秘書サービスの大きなメリットと言えます。

スピーディーに業務を依頼できる

新しく人材を採用する場合、募集をかけてすぐに採用に至らない場合も多いですし、人材育成にも時間がかかります。オンライン秘書はすでにスキルのある人材に業務を依頼することができるので、数日以内に即戦力となってもらうことが可能です。

オンライン秘書のデメリット

オンラインで対応できない業務は時間と手間がかかる

紙の書類や領収書の整理など、オンラインだと郵送するなどせねばならない業務は、依頼するのに時間と手間ががかかってしまいます。ただし、オンライン秘書サービスの中には、オフラインでスタッフが実際にオフィスに来て業務をこなすサービスを提供している会社もあります。

事前にスタッフのスキルが判断できない

実際に秘書を雇う場合には、応募者に対して直に面接を行い、受け答えの仕方など、その人のスキルを対面で確認し、選考のうえで採用します。しかし、オンライン秘書の場合には担当スタッフのスキルが不明なままスタートすることも考えられます。

オンライン秘書サービスを行う会社の採用や育成・フォロー体制などをしっかりチェックして依頼をすると安心できます。

コミュニケーション面が心配

オンライン秘書サービスはメールや電話・ビデオ通話などでコミュニケーションできますが、オンライン上でのやりとりとなるため、意思の疎通がうまくいかない可能性があります。同時にアポイントメントやメール対応を任せる場合にも注意が必要です。コミュニケーション不足によるミスを発生させないためにも、連携の方法に関しては常に注意しておきましょう。

まとめ

今回はオンライン秘書についてご紹介しました。バックオフィス業務の様々な作業を代行してもらうことで本来やるべきコア業務に集中することができ、業務全体効率化が期待できるでしょう。自社の業務内容に合わせて是非活用してみてください。

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グランサーズ株式会社では、『SUPPORT+iA』というオンラインアシスタントサービスを展開し、インターネットを介して、経験豊富な正社員が庶務、財務、経理、人事・労務、総務などのバックオフィス業務全般を代行してくれます。

また、オフラインでのアウトソーシングサービスも提供中。専門性の高いスタッフが会社に常駐し、コミュニケーションを取りながらバックオフィス業務を行ってくれます。訪問頻度や回数、時間などの希望にも柔軟に応えてくれますよ。

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