中小企業の経理は大変？業務内容を効率化する方法

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中小企業の経理は少ない人数で業務に取り組まなければならないため、経理担当者はつらいと感じてしまうこともあるでしょう。経営者自身が経理を行っている場合もあり、普段の業務に取り組みながら経理までこなすのは大変な労力です。

経理業務を洗い出して、効率化できる部分に手を加えていくことが大切だといえます。税理士や外部の専門家の力も借りながら、経理業務にまつわる負担を減らして楽に管理が行える仕組みを整えてみましょう。

中小企業の経理業務

中小企業の経理業務といっても、取り組まなければならない業務は大企業とそれほど違いはありません。どのような業務を行う必要があるかをここでは解説します。

大手と比べて何が大変か

経理業務は直接的な売上につながる業務ではないため、中小企業の場合はそれほど多くの人数を割けるわけではありません。経理資格を持った専任の担当者を置く場合もあれば、人事労務などの業務と兼務することも多いでしょう。

大企業であれば多くの人数を割いたり、システム化したりして効率良く経理業務を行っている場合も多いといえます。ただし、昨今では会計ソフトの普及によってデジタルデータとして管理することが容易になってきているため、徐々に負担が軽減されています。

しかし、経理担当者が1人の場合は欠員が出たときに経理業務に支障が出ることもあり、どのように仕組みを整えるかが重要な課題でもあります。

主な業務内容

経理業務は会社のお金を管理する役割を担っており、自ずと業務も広い範囲にわたります。他の部署と比べても正確性が求められるため、ずさんな管理となってしまわないように、ルールの周知やチェックの徹底などが重要です。

経理業務にはどのようなものがあるのかを解説します。

日々の会計処理

日々の会計業務としては、現金の出納や立替金の精算、伝票の記帳や整理といったものがあげられます。他にも、販売を行う会社であれば受注・出荷・売上情報などを記録したり、在庫の入出庫状況を確認したりする作業もあります。

中小企業では、取引先の信用調査といった部分も経理部門が担うケースが多いでしょう。

毎月の会計処理

毎月行う経理業務としては、従業員の給与計算や支払い、経費精算、所得税・住民税の徴収と納税などがあげられます。また、仕入先への支払いや取引先からの入金確認など、締日を設定して集計し、処理を行います。

支払いや請求に関する業務は会社の資金繰りにも直結するため、重要な役割を担っているといえるでしょう。

中間決算・決算業務

決算に関する業務は、経理担当者にとって非常に大切です。どの規模の会社であっても、年に一度は決算を行う必要があり、税務申告・納税とあわせて欠かせない業務です。

また、中間納税を行ったり、中間決算を取りまとめたりといった業務も半期ごとに発生します。日々の会計処理を行いながら並行して取り組んでいく必要があるため、負担が重くならないような仕組みを整えることが大事です。

各種申告書の提出

経理業務を進めるうえで、税務署や労働基準監督署、年金機構など公的機関に提出する申告書も数多くあります。税務や労務、社会保険にまつわる書類はそれぞれ提出期限が定められているため、スケジュール管理が重要になるでしょう。

また、金融機関から融資を受ける際に必要な書類の作成や、助成金・補助金の申請に必要な書類を準備する役割を担うことも多くあります。

年末調整・法定調書の作成

従業員に対しては年末調整、外注先や顧問に対しては法定調書の作成を年に一度行う必要があります。税金の還付や翌年の住民税などにも影響があるため、滞りなく進めていくことが大切です。

年末調整の時期が近づいたら、扶養状況や所得控除に該当するものを従業員に申告してもらうため、書類のやりとりが多くなります。税務申告にはマイナンバーが必要になるため、管理を厳重に行う必要があります。

税務調査対応

数年に一度、税務調査が行われることがあります。どのタイミングで実施されるかは税務署の職員と調整して決めますが、経営者や顧問税理士の立ち会いも必要で1～2日間にわたって実施されます。

日々の会計処理やデータの保管などをきちんと行っていれば問題ありませんが、記帳のミスや見落としなどが生じることもめずらしくありません。申告内容に誤りがあれば、修正申告を行う必要があり、業務への負担も大きくなりがちです。

経理の業務効率化

経理業務が円滑に行われている状態を作ることは、経理担当者の負担を軽減させるだけでなく、経営そのものの効率化にもつながります。ここでは、経理業務を効率良く進めるためにどのような方法があるかを紹介します。

中小会計要領の導入

中小会計要領とは、「経理業務に充てられる人数が少ない」「会計情報の開示範囲が限定されている」といった中小企業の実態を踏まえて作られた会計ルールのことで、すべての中小企業で利用できます。

多くの中小企業が実務を行ううえで必要な項目に絞って、簡潔な会計処理ができるように工夫されているのが特徴です。顧問税理士などの意見も交えながら、経理業務を簡素化していきましょう。

クラウド会計ソフトの導入

すべての経理処理を紙やエクセルで管理するのは大変であり、ファイルの保管場所を確保するのも悩ましいといえます。多くの会計ソフトはクラウドに対応しており、電子帳簿保存法の改正によって、今後ますますデジタルでの管理が多くなるでしょう。

社内だけでなく、仕入先や取引先ともクラウドであれば情報共有を行いやすく、業務効率を高めることにつながります。紙の書類で保存する機会をできるだけ少なくする仕組みを整えれば、日々の会計処理も楽になるはずです。

法人のクレジットカード導入

会社の業務で必要な備品や消耗品などの決済は、法人用のクレジットカードを作っておくと便利です。管理者や利用できる金額をあらかじめ設定しておけますし、データの照合や記帳がスムーズになります。

交通費の精算などは、交通系の電子マネーカードを作成するなどして、経理業務の負担を減らしていきましょう。

専門の外部に委託する

経理業務を効率化しようとしても、社内リソースが足りない場合はどこから手をつければいいか分からないこともあるでしょう。そうしたときは、経理アウトソーシングを考えてみるのも1つの方法です。

専門性を備えた外部リソースを上手に活用することで、繁忙期の負担を軽減できますし、普段の業務を円滑に進める仕組みを整えられるでしょう。

経理業務を効率化して余裕を生み出そう

経理業務は日々行うものから、月次・年次で行うものまで幅広く、効率的な仕組みを構築しなければ担当者の負担は大きくなります。特に中小企業の場合は、少ない人数で経理に取り組む必要があるため、外部のリソースをうまく活用していくことも重要です。

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