ペーパーレス化とは？概要と効果をわかりやすく解説。
オンラインアシスタント・秘書サービスなら「サポーティア（SUPPORT+iA）」
多くの企業がペーパーレス化を推進し、紙依存の業務から脱却しようとしています。政府が推奨する働き方改革にもペーパーレス化が組み込まれており、今後ますます加速すると言われています。
しかし、ペーパーレス化とはどういうものか、具体的にどういうメリットがあるのか、よくわからない人も多いでしょう。そのような状態で、とりあえずペーパーレス化を始めるのはおすすめできません。なぜなら、目的・効果がわからないままペーパーレス化すると、かえって悪影響がでるおそれがあるからです。
今回はペーパーレス化とはなにか、どのような効果があるのかについてわかりやすく解説します。
目次[非表示]
ペーパーレス化とは
ペーパーレス化とは、業務の効率向上・コスト削減を目的に、業務で利用している紙媒体を電子化し、活用することです。ここで注意しておきたいのは、目的はペーパーレス化そのものではないということです。
電子化したデータをどのように利用するのか、それによってどのようなメリットが得られるのか。ペーパーレス化により得られる効果を、しっかり理解する必要があります。
あくまで、ペーパーレス化は手段であるということを忘れないようにしましょう。
ペーパーレス化で得られる効果
ペーパーレス化することで、どのような効果があるのでしょうか。具体的に解説します。
紙コストを削減
ペーパーレス化によって、以下のような印刷にかかわるコストが削減出来ます。
・紙とインク代
・プリンタ・シュレッダーなどの機器コスト
・機器のメンテナンスコスト
・紙の廃棄コスト
・紙媒体の保管場所にかかっているスペースコスト
紙媒体を利用した業務では、このようなコストが継続的に発生していました。
ペーパーレス化を検討する際は、どれだけ節約できるか試算してみましょう。
資料を一元管理
ペーパーレス化によって、今まで難しかった資料の一元管理が可能になります。
紙媒体の資料は一箇所にまとめて保管することがむずかしく、部署やグループごとに保管場所がばらばらになってしまいます。そのため、資料が今どこにあるのか把握が難しいという問題がありました。
ペーパーレス化によって、資料はすべてデータサーバーに保存され、一元管理が可能になります。一元管理することで資料の管理が容易になる上、すぐにファイルアクセスできるようになります。
業務効率の向上
ペーパーレス化によって、業務効率の向上も期待できます。
まず、前述した資料の一元管理によって、資料の管理・閲覧が効率的におこなえます。資料を管理する手間・探す手間が軽減され、資料共有が容易になることで、作業時間の短縮に繋がります。
また、文書作成業務も、短い作業時間でおこなえるようになります。電子化していない手書きでの文書作成は、どうしても時間がかかってしまいます。文書作成自体はパソコンでおこなったとしても、紙で保管する場合は印刷とファイリングの手間がかかりました。文書をパソコンで作成し、データのまま保管することで、これらの作業は不要になります。
また、申請業務などをペーパーレス化することも、業務の効率化に繋がります。従来の紙媒体では、上長に承認を得るために、申請書の手渡しが必要です。外出の多い業種や、働いている場所が違う場合は、承認に何日もかかる場合があります。クラウド化で申請業務をインターネット上でおこなうことで、時間・場所を選ばずに素早く申請・承認がおこなえるようになります。
このように、ペーパーレス化はさまざまな面で、業務向上に役立つのです。
セキュリティの強化
ペーパーレス化はセキュリティ強化にもつながります。
電子データにアクセスするには、自身のアカウントでシステムにログインしなければならず、外部の人間では閲覧できません。また、データやフォルダにはアクセス権の設定をおこなえます。設定を詳細に決めることで、特定の人間、特定の役職だけに、データを閲覧・編集権を与えることができます。
設定をしっかりおこなうことで、情報漏えいなどのセキュリティリスクを回避できるのです。
ペーパーレス化を始める前にやっておくべきこと
ペーパーレス化をおこなうにあたり、どのような作業が必要になるのでしょうか。具体的に説明します。
ファイルサーバーなどのデータ共有スペースの準備
従業員がデータにアクセスできるよう、データ保存スペースが必要になります。保存スペースは、大きく分けて2つの種類があります。
一つは、社内ファイルサーバーです。自社ファイルサーバーには高いカスタマイズ性があり、社内に合ったシステムを構築できるメリットがあります。
しかし、社内ファイルサーバーは、社内ネットワーク内でしか利用できません。そのため、テレワークや外出の多い業種にはあまり向きません。また、サーバー機器など初期費用がかかる、設置・運用にはサーバーの専門的知識が必要などのデメリットもあります。
もう一つが、オンラインストレージです。これはデータを保管できるサービスを利用するもので、インターネットにアクセスできればどこにいても利用できます。料金は基本的には月額制で、細かい設定やメンテナンスをおこなう必要がありません。
社外での業務が多い、または専門知識のある人材がいないなら、オンラインストレージがおすすめです。
ペーパーレス化する文書の検討
つぎに、ペーパーレス化する文書を決めましょう。社内のすべての文書をいきなりペーパーレス化するのは、作業量が膨大になり難しいからです。最初は業務マニュアル、会議資料、日報などから電子化を始めるといいでしょう。これらの文書は、電子化のために業務内容を大きく変える必要がないため、ペーパーレス化が比較的容易です。
まずは小さく電子化を進めていき、段階的に範囲を広げていくといいでしょう。
運用ルールの策定
ペーパーレス化をどのようにおこなっていくのか、運用ルールを決めましょう。
ペーパーレス化は、環境を用意するだけでは不十分です。どのように業務が変わり、具体的にどうするのかを周知しなければ、現場は混乱してしまいます。
業務フロー、システム利用のルール、禁止事項を明確にして、従業員に周知しましょう。また、ルール策定後も現場の声を反映してアップデートすることで、実態に則したした実用的なものが作れます。
電子化するための機器・ツールの準備
次に、既存の資料を電子化するための準備をします。
電子化作業にはスキャナーが必要です。スキャナーで紙媒体を読み取り、pdfファイルなどの形式で保存します。
スキャン後の資料には、OCRを利用することがおすすめです。OCRは画像データから文字情報を読み取り、テキスト情報を記録する技術です。OCRを活用することで、資料の検索やコピーができるようになります。
OCRは多くのスキャナーに搭載されています。OCR機能がなかったとしても、別途OCRツールを購入することで利用できます。
タブレットやプロジェクターなどの機器準備
必須ではありませんが、電子データを閲覧するためのデバイスも準備しましょう。
電子データの閲覧はパソコンがあれば十分ですが、他のデバイスを活用することで、さらに利便性が向上します。
タブレットは本のように、気軽にファイルを確認したり、プレゼンで利用することができます。外出が多かったり、自分のデスクにあまりいない業種は、タブレット利用がおすすめです。
また、会議室にプロジェクターを用意しておけば、会議の際に印刷する必要がなくなります。データはサーバーからいつでも取得できるので、資料の準備忘れなども起こりません。
ペーパーレス化できない書類に注意！
書類の中には、ペーパーレス化できないものがあることに注意しましょう。
電子帳簿保存法では、下記の書類は紙媒体での保管が必須になっています。
・手書きで作成した主要簿・補助簿
・現物性がきわめて高いもの（許可証や免許証など）
・緊急時に即座に確認ができるもの（船舶に備える安全手引書など）
このような書類は、必ず紙媒体を残しておきましょう。万が一紙媒体を破棄してしまった場合は、再作成・再取得をしなければなりません。
ペーパーレス化は、業務効率を飛躍的に向上させる！
ペーパーレス化によって、金銭的にも時間的にも大きな効果が得られます。印刷コストの削減、業務効率の向上など、そのメリットはさまざまです。
また、紙という物理的な媒体から、データという電子的な媒体に移行することで、場所に縛られない働き方が可能になります。テレワークがますます加速していく中で、このメリットは見逃せません。
もしペーパーレス化に魅力を感じたのであれば、本記事を参考に少しずつ始めてみましょう。
関連記事
