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ペーパーレス化とは?概要と効果をわかりやすく解説。

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多くの企業がペーパーレス化を推進し、紙依存の業務から脱却しようとしています。政府が推奨する働き方改革にもペーパーレス化が組み込まれており、今後ますます加速すると言われています。

しかし、ペーパーレス化とはどういうものか、具体的にどういうメリットがあるのか、よくわからない人も多いでしょう。そのような状態で、とりあえずペーパーレス化を始めるのはおすすめできません。なぜなら、目的・効果がわからないままペーパーレス化すると、かえって悪影響がでるおそれがあるからです。

今回はペーパーレス化とはなにか、どのような効果があるのかについてわかりやすく解説します。

目次[非表示]

  1. 1.ペーパーレス化とは
  2. 2.ペーパーレス化で得られる効果
    1. 2.1.紙コストを削減
    2. 2.2.資料を一元管理
    3. 2.3.業務効率の向上
    4. 2.4.セキュリティの強化
  3. 3.ペーパーレス化を始める前にやっておくべきこと
    1. 3.1.ファイルサーバーなどのデータ共有スペースの準備
    2. 3.2.ペーパーレス化する文書の検討
    3. 3.3.運用ルールの策定
    4. 3.4.電子化するための機器・ツールの準備
    5. 3.5.タブレットやプロジェクターなどの機器準備
  4. 4.ペーパーレス化できない書類に注意!
  5. 5.ペーパーレス化は、業務効率を飛躍的に向上させる!
  6. 6.関連記事

ペーパーレス化とは

ペーパーレス化とは、業務の効率向上・コスト削減を目的に、業務で利用している紙媒体を電子化し、活用することです。ここで注意しておきたいのは、目的はペーパーレス化そのものではないということです。

電子化したデータをどのように利用するのか、それによってどのようなメリットが得られるのか。ペーパーレス化により得られる効果を、しっかり理解する必要があります。

あくまで、ペーパーレス化は手段であるということを忘れないようにしましょう。

ご質問やご相談など、コチラからお気軽にお問い合わせ下さい!


ペーパーレス化で得られる効果

ペーパーレス化することで、どのような効果があるのでしょうか。具体的に解説します。


紙コストを削減

ペーパーレス化によって、以下のような印刷にかかわるコストが削減出来ます。

 ・紙とインク代
 ・プリンタ・シュレッダーなどの機器コスト
 ・機器のメンテナンスコスト
 ・紙の廃棄コスト
 ・紙媒体の保管場所にかかっているスペースコスト

 紙媒体を利用した業務では、このようなコストが継続的に発生していました。

 ペーパーレス化を検討する際は、どれだけ節約できるか試算してみましょう。


資料を一元管理

ペーパーレス化によって、今まで難しかった資料の一元管理が可能になります。

紙媒体の資料は一箇所にまとめて保管することがむずかしく、部署やグループごとに保管場所がばらばらになってしまいます。そのため、資料が今どこにあるのか把握が難しいという問題がありました。

ペーパーレス化によって、資料はすべてデータサーバーに保存され、一元管理が可能になります。一元管理することで資料の管理が容易になる上、すぐにファイルアクセスできるようになります。


業務効率の向上

ペーパーレス化によって、業務効率の向上も期待できます。

まず、前述した資料の一元管理によって、資料の管理・閲覧が効率的におこなえます。資料を管理する手間・探す手間が軽減され、資料共有が容易になることで、作業時間の短縮に繋がります。

また、文書作成業務も、短い作業時間でおこなえるようになります。電子化していない手書きでの文書作成は、どうしても時間がかかってしまいます。文書作成自体はパソコンでおこなったとしても、紙で保管する場合は印刷とファイリングの手間がかかりました。文書をパソコンで作成し、データのまま保管することで、これらの作業は不要になります。

また、申請業務などをペーパーレス化することも、業務の効率化に繋がります。従来の紙媒体では、上長に承認を得るために、申請書の手渡しが必要です。外出の多い業種や、働いている場所が違う場合は、承認に何日もかかる場合があります。クラウド化で申請業務をインターネット上でおこなうことで、時間・場所を選ばずに素早く申請・承認がおこなえるようになります。

このように、ペーパーレス化はさまざまな面で、業務向上に役立つのです。


セキュリティの強化

ペーパーレス化はセキュリティ強化にもつながります。

電子データにアクセスするには、自身のアカウントでシステムにログインしなければならず、外部の人間では閲覧できません。また、データやフォルダにはアクセス権の設定をおこなえます。設定を詳細に決めることで、特定の人間、特定の役職だけに、データを閲覧・編集権を与えることができます。

設定をしっかりおこなうことで、情報漏えいなどのセキュリティリスクを回避できるのです。

ご質問やご相談など、コチラからお気軽にお問い合わせ下さい!


ペーパーレス化を始める前にやっておくべきこと

ペーパーレス化をおこなうにあたり、どのような作業が必要になるのでしょうか。具体的に説明します。


ファイルサーバーなどのデータ共有スペースの準備

従業員がデータにアクセスできるよう、データ保存スペースが必要になります。保存スペースは、大きく分けて2つの種類があります。

一つは、社内ファイルサーバーです。自社ファイルサーバーには高いカスタマイズ性があり、社内に合ったシステムを構築できるメリットがあります。

しかし、社内ファイルサーバーは、社内ネットワーク内でしか利用できません。そのため、テレワークや外出の多い業種にはあまり向きません。また、サーバー機器など初期費用がかかる、設置・運用にはサーバーの専門的知識が必要などのデメリットもあります。

もう一つが、オンラインストレージです。これはデータを保管できるサービスを利用するもので、インターネットにアクセスできればどこにいても利用できます。料金は基本的には月額制で、細かい設定やメンテナンスをおこなう必要がありません。

社外での業務が多い、または専門知識のある人材がいないなら、オンラインストレージがおすすめです。


ペーパーレス化する文書の検討

つぎに、ペーパーレス化する文書を決めましょう。社内のすべての文書をいきなりペーパーレス化するのは、作業量が膨大になり難しいからです。最初は業務マニュアル、会議資料、日報などから電子化を始めるといいでしょう。これらの文書は、電子化のために業務内容を大きく変える必要がないため、ペーパーレス化が比較的容易です。

まずは小さく電子化を進めていき、段階的に範囲を広げていくといいでしょう。


運用ルールの策定

ペーパーレス化をどのようにおこなっていくのか、運用ルールを決めましょう。

ペーパーレス化は、環境を用意するだけでは不十分です。どのように業務が変わり、具体的にどうするのかを周知しなければ、現場は混乱してしまいます。

業務フロー、システム利用のルール、禁止事項を明確にして、従業員に周知しましょう。また、ルール策定後も現場の声を反映してアップデートすることで、実態に則したした実用的なものが作れます。


電子化するための機器・ツールの準備

次に、既存の資料を電子化するための準備をします。

電子化作業にはスキャナーが必要です。スキャナーで紙媒体を読み取り、pdfファイルなどの形式で保存します。

スキャン後の資料には、OCRを利用することがおすすめです。OCRは画像データから文字情報を読み取り、テキスト情報を記録する技術です。OCRを活用することで、資料の検索やコピーができるようになります。

OCRは多くのスキャナーに搭載されています。OCR機能がなかったとしても、別途OCRツールを購入することで利用できます。


タブレットやプロジェクターなどの機器準備

必須ではありませんが、電子データを閲覧するためのデバイスも準備しましょう。

電子データの閲覧はパソコンがあれば十分ですが、他のデバイスを活用することで、さらに利便性が向上します。

タブレットは本のように、気軽にファイルを確認したり、プレゼンで利用することができます。外出が多かったり、自分のデスクにあまりいない業種は、タブレット利用がおすすめです。

また、会議室にプロジェクターを用意しておけば、会議の際に印刷する必要がなくなります。データはサーバーからいつでも取得できるので、資料の準備忘れなども起こりません。


ペーパーレス化できない書類に注意!

書類の中には、ペーパーレス化できないものがあることに注意しましょう。

電子帳簿保存法では、下記の書類は紙媒体での保管が必須になっています。

 ・手書きで作成した主要簿・補助簿
 ・現物性がきわめて高いもの(許可証や免許証など)
 ・緊急時に即座に確認ができるもの(船舶に備える安全手引書など)

このような書類は、必ず紙媒体を残しておきましょう。万が一紙媒体を破棄してしまった場合は、再作成・再取得をしなければなりません。


ペーパーレス化は、業務効率を飛躍的に向上させる!

ペーパーレス化によって、金銭的にも時間的にも大きな効果が得られます。印刷コストの削減、業務効率の向上など、そのメリットはさまざまです。

また、紙という物理的な媒体から、データという電子的な媒体に移行することで、場所に縛られない働き方が可能になります。テレワークがますます加速していく中で、このメリットは見逃せません。

もしペーパーレス化に魅力を感じたのであれば、本記事を参考に少しずつ始めてみましょう。


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グランサーズラボ|編集部
グランサーズラボ|編集部
2021年生まれ。 BPOや業務効率化など企業成長のためになることがすき。 特にスタートアップやベンチャーなど新しいことに挑戦している人たちを応援するのが生きがい。 知りたい情報のリクエストも受け付けてます!
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