今からでも遅くない！リモートワークの導入に必要なこと、注意点を解説。

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新型コロナウイルスの流行によって、リモートワークを導入する企業が急増しました。一方で、まだリモートワークを導入できていない企業もたくさんありますよね。なかには「いまさら導入しても遅いから……」とためらっている方もいるのでは。

そんなことはありません！リモートワークの導入は、いまからでも遅くはないのです。むしろ、新型コロナウイルスの長期化に悩まされているいまだからこそ、導入する意味があると言えます。

そこで今回は、リモートワークの導入に必要なことや、導入時の注意点などを紹介します。

リモートワークとは？

リモートワークとは、従業員がオフィスに出社せずに、会社以外の場所で業務を行うこと。テレビ会議・チャット・メールなどのオンラインツールを活用することで、たとえ遠隔地にいたとしても、従業員同士でコミュニケーションを取ったり、会社にいるときと同じように仕事ができたりします｡自宅はもちろん、カフェやコワーキングスペースで作業をすることも、リモートワークのくくりに入ります。

最近は、「テレワーク」という言葉もよく耳にしますよね。テレワークという言葉はアメリカで発祥したとされており、日本では1980年代から認知され始めました。現在は、国や自治体が、会社に出勤しない働き方を「テレワーク」と呼ぶことが多いです。

リモートワーク導入のメリット

生産性向上

テレワークでは、生産性の向上が期待できます。なぜなら、業務フローを見直しを行ったり、1人で集中して作業できたりするので、作業効率が上がるからです。

コストの削減

リモートワークの導入によって、会社に出勤する従業員が減れば、その分の交通費を削減できます。また、オフィスにいる人数が少なくなれば、オフィスの省スペース化も可能になりますよね。そうすれば、賃貸料の削減にも寄与します。

地方人材の採用

リモートワークを導入してオフィスへの出社義務が無くなることで、例えば「本社勤務可能か」という採用条件は不要になります。そのため、本社に出社できないという理由でこれまで採用を見送っていた全国各地の優秀な人材を採用できるようになります。そしてそれが、人手不足の解消にもつながります。

社員満足度の向上

先ほども述べた通り、リモートワークでは自宅やカフェ、コワーキングスペースで仕事ができるようになり、多様な働き方が実現します。また、満員電車に乗って通勤するストレスから解放されるので、従業員の生活の質が改善して従業員満足度の向上が期待できます。

従業員が育児や介護で離職する必要がなくなる

これまでの日本企業は、従業員が育児や介護を理由に離職するケースが多く見られました。しかし、リモートワークを導入すれば自宅で仕事ができるようになるため、育児や介護をしながら働き続けることができます。企業としても、優秀な人材を手放す必要がなくなるのはうれしいポイントですよね。

リモートワークを導入するための手順

目的の明確化

リモートワークを導入する前に、「なぜうちの会社ではリモートワークが必要なのか？」「リモートワークにより改善したい点は何なのか？」「どのようなメリットがあるのか？」「リモートワーク導入後はどのような働き方をイメージしているのか？」など、導入目的を明確化してください。

なぜなら、ただ漠然と導入するだけではリモートワーク導入のメリットを得られなくなるからです。リモートワークの導入は、あくまで会社の働き方を改善するための手段。「目的」と「手段」を混同しないように注意しましょう。

導入範囲・対象の決定

導入目的がはっきりしたら、リモートワーク導入の範囲や対象を決めましょう。範囲や対象を決めるときは、「メリットを受けられる従業員の多さ」を優先するのがおすすめです。また、職務単位ではなく、業務単位で細かく対象を決めたほうがよいでしょう。

リモートワークは、プログラマーやSEだけが対象になると思われがちですが、実際は技術職や研究職のほか、販売、営業といったコア業務、営業サポート、総務などのバックオフィス業務でも実施できます。まずは試験的に一部で導入し、様子を見ながら対象範囲の拡大してみてください。

就業規則の改正

リモートワークを導入するためには、実施環境の整備や、評価基準や勤怠管理、業務管理、セキュリティなどの細かい就業規則の改正も必要です。上記で述べたように、一度試験的に導入し、課題を洗い出したうえで諸環境を整えていってください。

導入計画の策定

試験導入を終えて、就業規則の改正や環境整備なども完了したら、本格的なリモートワークの導入計画を策定しましょう。試験導入よりも対象範囲が広がると思うので、全社的な研修会や説明会を開催するのがおすすめです。

PDCAサイクルを回す

導入後は定期的にPDCAサイクルを回しましょう。Plan（計画）、Do（実行）、Check（評価）、Action（改善）を繰り返しながら、リモートワークの質を向上させてください。

社内アンケートやヒアリング、インタビューなどを通して、当初の目的は達成されているのか、社員満足度は向上しているのかといった点を調べるとよいでしょう。調査を行う際は量的・質的の両面から検証するのがポイント。継続的なPDCAサイクルの運用が、より高い効果につながります。

リモートワーク導入時の注意点

緊急時の連絡手段

リモートワークでは、従業員同士が離れた場所にいるため、緊急事態が起きたときにそれぞれの居場所がわからなかったり、連絡が取れなくなったりする可能性があります。リモートワークを行う際、少なくとも就業時間内は迅速に連絡が取れるよう、携帯電話やタブレットなど、連絡が取れるデバイスを手元周りに置き、常に連絡が取れるようルール化する必要があります。

セキュリティ対策

リモートワークの導入時は、セキュリティへの不安も感じますよね。オフィス外でパソコンを開いて重要な資料やメールを見る場合、従業員のセキュリティ管理やセキュリティ意識に頼らざるを得ません。先述したようなリモートワークの研修会や説明会を開く際には、セキュリティ対策の研修や意識の徹底などを行ったほうがよいでしょう。

社員の評価方法

リモートワークを導入すると、社員の評価が難しくなります。なぜなら、実際の業務態度や業務の遂行課程を直接見られなくなるからです。そうなると、評価基準となるのは成果物のみ。しかし、成果物だけで従業員を評価すると、従業員の努力や態度への評価がおろそかになり、従業員の不満につながる恐れがあります。リモートワークを導入する際には、あらかじめ評価基準を検討し、周知しておく必要があります。

助成金の申請

とくに中小企業の場合、テレワーク導入時に助成金を申請できるケースが多いです。例えば「人材確保等支援助成金（テレワークコース）」や「IT導入補助金」がリモートワークの導入で活用できる助成金です。ぜひうまく活用してみてください。\

まとめ

今回は、リモートワークの導入に必要なことや、注意点を説明しました。

リモートワークを導入するときは目的や対象範囲を明確にして、きちんとルール化したほうがよいでしょう。また、会社側と従業員側の双方で、リモートワークに対する意識改革を行い、PDCAサイクルを回しながら、効率的に導入を進めてみてください。そうすれば、生産性の向上や多様な働き方の実現などのメリットを享受できますよ。

『グランサーズ株式会社』が運営する『SUPPORT+iA(サポーティア)』は、税理士法人が母体となっていることもあり、財務・経理業務に強いオンラインアシスタントです。リモートワークでのバックオフィス業務をサポートしてくれますのでどこからリモートワークに切り替えたらよいのかわからない場合もぜひ相談してみてください。また、『SUPPORT+iA』ならオフライン業務にも対応可能です。常駐型のアウトソーシングサービスも提供できますのでうまく使い分けて業務効率化を図りたい場合、ぜひ相談してみてください。