業務改善に役立つフレームワーク4選！それぞれの特徴や活用方法を徹底解説
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働き方改革の推進により、多くの企業が業務改善に取り組み始めています。
組織を管理する方の中には「業務改善を進めたいが、具体的な進め方がわからない」と、お悩みの方も多いでしょう。当記事では、業務改善の進め方と業務改善に役立つフレームワークを紹介していきます。
抽象度の高い問題の解決にはフレームワークを利用することが有効です。フレームワークは業務改善における強力なツールといえます。
目次[非表示]
- 1.業務改善とフレームワークの定義とは
- 1.1.業務改善の定義とは
- 1.2.フレームワークの定義とは
- 2.業務改善に役立つフレームワーク4選
- 2.1.BPMN（ビジネス・プロセス・モデリング表記）
- 2.2.ECRS（イクルス）
- 2.3.ロジックツリー
- 2.4.SMART
- 3.業務改善にフレームワークを用いるメリットと注意点
- 3.1.メリット1：簡単に現状を可視化できる
- 3.2.メリット2：共通認識が生まれて要点がブレにくい
- 3.3.メリット3：すべての取り組みをロジカルに展開できる
- 3.4.注意点：フレームワークへの理解が必要
- 4.業務改善にフレームワークをフル活用する具体的な手順
- 4.1.目標の設定を行う
- 4.2.現状を可視化する
- 4.3.問題提起を行う
- 4.4.具体的な対策を検討する
- 5.まとめ
- 6.業務改善のことでお悩みのときは、専門家にお任せ！
業務改善とフレームワークの定義とは
まずは、業務改善とフレームワークの定義を解説していきます。それぞれのイメージを明確にすることで、着手すべき事柄や手順を明確にできるでしょう。
業務改善の定義とは
業務改善とは、より生産的な職場環境を作ることを意味します。解釈が異なることもありますが、多くの企業が業務改善と銘打ち、ムリ・ムダ・ムラの解消に取り組んでいます。
また、「生産的な職場環境」の意味合いが、時代や働く環境によって変化する点も業務改善の特徴です。働き方改革が進む昨今では、テレワーク環境下でも業務を進められる環境づくりが求められています。
このような時代背景や職場環境を適切な状態にすることも、業務改善が必要である理由の1つです。
フレームワークの定義とは
フレームワークは、「枠組み」と定義づけられるビジネス用語です。次の項目で解説するようにいくつかの種類が存在し、目的にあったフレームワークを選ぶことが重要です。
目標設定や可視化、アイデア出しといったフェーズに分け、適切な枠組みを用いるというイメージをもつことで数多くのメリットを手にできます。
業務改善に役立つフレームワーク4選
ここからは、業務改善に活用できるフレームワークを紹介していきます。フレームワークの特徴を把握し、目的に合わせて使い分けていきましょう。
BPMN（ビジネス・プロセス・モデリング表記）
業務改善の可視化に利用されるフレームワークが、BPMN（ビジネス・プロセス・モデリング表記）です。
「国際標準である」といった特徴から複雑に感じられることもありますが、フローの洗い出しが目的であれば、「シンプルな図で書き出すもの」といった理解で構いません。社内の業務を書き出し、各業務の関係性や作業内容の可視化に役立つフレームワークがBPMNです。
ECRS（イクルス）
ECRS（イクルス）は、業務フローの改善に役立つフレームワークです。
英語でEliminate（排除）、Combine（統合）、Rearrange（交換）、Simplify（簡素化）の頭文字をとったものであり、業務の組み合わせや特徴を分析し、統合や交換による改善の可能性を検討します。
ロジックツリー
考えられる対策に論理を付け加えるフレームワークが、ロジックツリーです。
ロジックツリーとは問題の原因を分析し、論理的に分解することで本来の課題を特定する手法を指します。このフレームワークの特徴は問題を漏れなく、効率的に展開できる点にあります。
例えば「テレワークにおけるコミュニケーション不足」という問題には「ツールの定着」や「モチベーションアップ」という対策が思いつきます。これがロジックツリーを使うことで、実は「信頼関係ができていない」という問題に帰結することがあります。
このようにロジックツリーは、1つの問題を木の枝が派生するように理論立てられるフレームワークです。
SMART
業務改善に限ったことではありませんが、問題解決のゴール設定に用いられるフレームワークがSMARTです。
SMARTは、Specific（具体的に）、Measurable（測定可能な）、Achievable（達成可能な）、Related（経営目標に関連した）、Time-bound（時間制約がある）の頭文字を取ったビジネス用語であり、目標設定をあるべき形に仕上げるためのフレームワークです。
テレワーク環境下のコミュニケーションを改善するケースであれば、「経営にどのような影響があり、現状の数値をいつまでにどのくらいの数値にするか？」を明確にすることが、SMARTを利用することでもたらされる目標設定です。
業務改善にフレームワークを用いるメリットと注意点
ここからは、業務改善にフレームワークを用いる理由を紹介していきます。
今回取り上げるように、「簡単に現状を可視化できる」、「論点がブレにくい」といったメリットがあるフレームワークですが、一部の注意点があることも理解しておきましょう。
メリット1：簡単に現状を可視化できる
フレームワークを用いる1つ目のメリットが、現状の可視化により共通認識をもてることです。
ビジネスにおける課題は、課題を客観視、俯瞰することが重要です。「物事を俯瞰しよう」という意識を持ち続けることは容易ではありません。しかし、先ほどのBPMNなどのような枠組みを上手に利用できれば、特別な意識をもたずに問題点の可視化を行えます。
メリット2：共通認識が生まれて要点がブレにくい
論点がブレにくいことも、フレームワークを利用するメリットです。
組織の業務改善には、多くのメンバーが参加することが多く、共通認識が薄いほど意見が多様化する傾向にあります。その点、フレームワークを活用する場合では、問題点が整理されており、簡単にメンバーに共有できる状況を作り出せます。
問題点の把握が容易であるほど、論点がブレない議論が可能になるわけです。
メリット3：すべての取り組みをロジカルに展開できる
フレームワークを利用すれば、すべての取り組みをロジカルに展開できます。
フレームワークを業務改善に活用する理由は、その取り組みを行う根拠を明確にするためです。
「◯◯◯の業務を省くべきと感じる」ではなく、「可視化した結果、◯◯◯の業務は前工程で行えるため簡素化すべき」といった形にすることで、第三者にも分かりやすいロジックを構築でき、理解者が多いほど業務改善に要する時間を短縮できます。
注意点：フレームワークへの理解が必要
メリットの多いフレームワークですが、しっかりとした理解が必要である点には注意が必要です。
フレームワークにはそれぞれに特徴があり、活用すべき場面があります。日常業務に追われるあまり、枠組みを変える必要性を理解せず、本来の目的を果たせずに終わることも珍しくはありません。
業務改善にフレームワークをフル活用する具体的な手順
最後に業務改善にフレームワークを活用する、具体的な手順を解説していきます。
「フレームワークを実施すること」に重きを置くのではなく、業務改善そのものを俯瞰する視点をもつことが大切です。
目標の設定を行う
業務改善を行う第一のステップが目標設定を行うことです。
販売促進などにおいては数値目標の設定は当たり前ですが、「業務改善は数値化できない」と思い込んでいる管理者が案外多いものです。
たしかに抽象的な課題は数値化しにくい部分もありますが、フレームワークのSMARTを活用することで、目標を具体化することができます。「業務改善によって労働時間を10％減らす」といった具体的な目標をもつことで、参加メンバーの一体感も高まるでしょう。
現状を可視化する
現状を可視化することが業務改善を進める2つ目の工程です。
現状の可視化においては、フレームワークのBPMNを活用することが有効です。この工程では「分析を含まない」点に注意が必要です。
BPMNによる図式化に注力し、処理工程や処理時間といった状況の可視化を進めていきましょう。
問題提起を行う
具体的な問題提起をする段階では、ロジックツリーを利用しましょう。
現状を可視化した時点で問題の特定を急いでしまいがちですが、把握している問題の根本的な課題の抽出が重要です。
1つの問題を派生させることで、対策を講じる段階の議論を、より核心に迫るものにできるでしょう。
具体的な対策を検討する
業務改善の最終ステップが、具体的な対策を検討することです。
状況を明確にして根本的な問題が見えてきたところで、フレームワークのECRSを利用して、「排除すべきか？統合すべきか？」といった具体的な対策を検討していきましょう。
まとめ
業務改善をより効果的なものにしたい場合は、フレームワークの価値を理解することから始めていきましょう。
今回取り上げたように、業務改善におけるフレームワークには、「共通認識が生まれて要点がブレにくい」、「すべての取り組みをロジカルに展開できる」といったメリットがあります。
ただし、これらのメリットを実感するには、それぞれの枠組みの特徴を理解し、目的に合わせた活用方法が必要です。
一部の注意点があることも事実ですが、フレームワークを活用することで、時間とコストを節約した、効率的な業務改善を行えるでしょう。
業務改善のことでお悩みのときは、専門家にお任せ！
業務改善に取り組みたいけれど、そもそもの業務の可視化につまずいている、改善点は分かったがそこに取り組む時間や人材がまず不足しているといったときにおすすめなのが、専門の外部サービスを利用することです。
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