徹底解説！会社での人手不足の原因と負のスパイラルについて解説。

オンラインアシスタント・秘書サービスなら「サポーティア（SUPPORT+iA）」

「慢性的に人手不足で社員への負担が大きくなっている…」
「従業員の離職が多くて業務が回らなくなってきている…」

そんな悩みを持つ会社は少なくありません。人手不足は日本中で起こっている慢性的な問題であり、人手不足が原因で倒産する会社も出ています。

人手不足は自然と解決する問題ではありません。むしろ、放っておくことで悪循環に陥り、さらに状況が悪化する危険があります。

この記事では、人手不足に陥る会社の特徴と、人手不足が悪化してしまう理由、人手不足の解決策についてご紹介します。

人手不足は日本中の会社で起こっている

人手不足は日本中で起こっている問題です。必要な人材が確保できずに受注難に陥り、倒産にいたる企業は少なくありません。

人手不足が原因で倒産する会社の件数は年々増加しています。帝国データバンクによると、従業員の不足が原因で倒産している企業は2019年で185件にもなりました。これは前年比で20.9％の増加で、過去4年間で最多になります。

人手不足を解消する一般的な方法は、新しく人材を雇用することです。しかし、予算などの問題で新規雇用ができない企業が多いのが実情です。予算確保の難しい中小企業では、人手不足の問題はさらに深刻化すると懸念されています。

人手不足に陥る会社の３つの特徴

人手不足に陥る会社には共通した特徴があります。どのような会社が人手不足に陥りやすいのか、具体的な特徴を見ていきましょう。

離職率が高い

離職率が高い会社は人手不足に陥りやすいと言えます。

退職者が出ること自体はよくあることですが、離職率が高い会社にはなにか問題があるかもしれません。その問題を見つけて解決しないことには、いくら雇用を増やしても人手不足は解消されません。

離職率が高い原因は、職場環境、人間関係、雇用条件などさまざまなことが考えられます。従業員へのアンケートや社内調査で原因を見つけ出し、解決を目指すことが大切です。

採用予算を確保できない

予算の問題で人を雇う余裕がない場合もあります。

新規雇用のためには、求人掲載費用、説明会費用、事務費などさまざまな費用が必要です。採用コストは業種や雇用形態によって変動しますが、おおよそ30万から100万ほどの費用がかかるとされています。

さらに雇用した人材が一人前になるまでの教育コストを加えると、戦力になるまでにはさらに多くの費用が必要になります。

このように予算が理由で、人手不足から抜け出せない企業は少なくありません。

非効率な業務

見落としがちなのが、業務が非効率なために人手不足になっているパターンです。

業務の無駄が多い・やり方が悪い場合、過剰なリソースを必要とするため、業務が回らなくなってしまうのです。

とはいえ、非効率な業務の効率化は、部署単位、チーム単位、個人単位で取り組むこともできるため、比較的改善がしやすい問題と言えます。そして問題に気が付くことができれば、PDCAサイクルを回して改善を繰り返すことが可能です。

手順を工夫する、新しいシステムを導入するなどの方法で、業務効率を大きく向上させることも可能です。

人手不足に陥ると、会社は負のスパイラルに入ってしまう

人手不足でも、業務がまわっているから大丈夫と考える経営者は少なくありません。しかし、そのような考えではさらなる事態の悪化を招いてしまいます。一度人手不足になると、負のスパイラルに陥ってしまうからです。

人手不足の状態では、従業員たちは足りないリソースを補わなければなりません。過剰な業務と残業を強いられ、従業員には重い負荷がかかってしまいます。

そのような状態が続くと、従業員たちに慢性的なストレスがかかります。ストレスの高い職場では、社内の空気の悪化、体調不良をおこす人間の増加、業務効率の低下など、さまざまな問題が発生し、職場環境を悪化させます。

結果として求職者や離職者が増え、さらなる人手不足と労働環境の悪化を招いてしまうのです。

こうした負のスパイラルから脱却するには、可能な限り早く対策を講じなければなりません。早ければ早いほど、問題の解決は容易になります。問題が深刻化してからでは解決が非常に難しくなることもあります。

人手不足を解消する4つの方法

ここでは、人手不足を解消するための方法を４つご紹介します。自社で実現できそうなものがないか、検討してみてください。

採用の幅を広げる

よい人材からの応募が少ない場合は、従来の採用条件を見直し、採用の幅を広げる方法が有効です。

具体的には
・年齢制限の緩和
・性別を不問にする
・外国籍の応募者を受け入れる

などです。

門戸を広げることで、能力ある人材が集まる可能性が高くなります。

とはいえ、業務の関係で条件を絞らざるをえない場合もあるでしょう。たとえば、力仕事が多い業種なので女性は雇いにくい、高度な日本語コミュニケーションが必要なので外国人に仕事を任せづらい、などです。

その場合は、業務内容の割り振りを見直すとよいでしょう。業務を細かく分けることで、部分的にでも任せられる作業を見つけることができます。

さまざまな働き方を認める

従業員の事情に応じた柔軟な働き方を認めることで、離職を防ぐ、社員のストレスを軽減するなどの効果が期待できます。

たとえば、テレワークで在宅勤務を認めることで、離職を防げることがあります。介護などの家庭の事情で長時間家を空けることができず、退職を選ぶ人は少なくありません。しかし、そういう人でも、テレワークであれば働ける場合があります。

テレワークで会社が働く機会を提供することで、双方にメリットが生まれます。

また、勤務時間をフレックスタイム制にすることで、それぞれに合った時間での出勤・退勤が可能になります。通勤ラッシュ時間を避けたり、朝の支度をゆっくりおこなうことができるので、ストレスや疲労の軽減に繋がるでしょう。

また、さまざまな働き方を認めることで、求人への応募増加も期待できます。

能力があるにもかかわらず、さまざまな事情で出勤が難しい人たちは少なくありません。そのような人たちを受け入れる体制を作ることで、優秀な人材を採用する機会を増やせるかもしれません。

労働環境を改善する

労働環境を改善することで、社員の定着率は大きく向上します。

労働環境の改善方法にはさまざまなものがあります。

たとえば、パワハラのような人間関係の問題の改善です。パワハラは加害者自身が自覚なくおこなっていることもあり、発見が難しい問題です。定期的に従業員への啓発をおこなう、相談窓口を設置するなどの対策をおこなうと良いでしょう。

その他にも、有給を取得しやすい環境づくりなども重要です。社内に休暇の申請がしにくい空気があると、休みたくても休めない職場になってしまいます。

従業員に休暇取得を推奨したり、一人いなくても業務がまわる仕組みを作ることで、休みを取りやすい環境がつくれます。

業務内容を改善する

業務の効率化をはかることも、人手不足には効果的です。

業務内容を見直し、無駄な部分や非効率な部分を洗い出しましょう。これには直接業務にかかわっている従業員の協力が必要不可欠です。

そのためには、積極的に意見が出せるように啓発したり、改善案を考える時間を確保することが大切になります。

また、クラウドサービスなどを用いることで業務効率が劇的に上がることがあります。

たとえば、オンラインストレージを導入すれば、ネット環境さえあればどこでも業務データにアクセスできるようになります。

申請業務のオンライン化もおすすめです。従来の紙の申請書からオンライン申請システムにすることで、場所と時間を選ばずに申請・承認業務が可能になります。

業務効率が改善されれば、新しく人を雇うことなく、人手不足を解消することが可能です。

人手不足対策で、負のスパイラルから抜け出そう

人手不足は一度陥ると、なかなか抜け出せません。人手不足によって社員の負担が増加し、離職者が増え、さらなる人手不足を招いてしまう負のスパイラルに陥るからです。

人手不足を感じたら、可能な限り早く対策をおこないましょう。

今回ご紹介したものには、業務改善などすぐに実行できるものもあります。少しでも従業員の負担を軽くして、働きやすい職場を目指しましょう。

人手不足を補うためにオンラインアシスタント・アウトソーシングサービスを活用するのもおすすめ

人手不足を補うためには、オンラインアシスタント・アウトソーシングサービスを活用するのもおすすめです。税理士法人が母体となっている『グランサーズ株式会社』に相談してみましょう。オンラインアシスタントやアウトソーシングサービスを提供しており、特にスタートアップ企業やベンチャー企業の支援に強みを持っています。

バックオフィス業務全般をサポートしてくれる『SUPPORT+iA（サポーティア）』では、総務、経理、人事などのバックオフィスの業務をオンライン上でサポートして、業務効率化にも貢献してくれます。月3万円の小ロット依頼もできるので、お試しで利用することも可能ですよ。

関連記事

• 人手不足を解決したい！人手不足解決策を提案。
• 人手不足について相談したい！問題を解決するための方法とは？