オンライン秘書を雇いたい！オンライン秘書の導入に必要なことを紹介

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インターネットを活用して、バックオフィス業務などのアシスタント役をつとめてくれるのがオンライン秘書です。

業務効率を高めるためにオンライン秘書を利用する企業は年々増加。新型コロナ感染拡大以降のオンライン化に伴い、今後も需要が伸びていくことが予想されます。

周りの会社が利用しているのを見聞きして、自社でもオンライン秘書を活用したい！と思っている方も多いのでは？

そこで今回は、オンライン秘書の概要や導入時に必要なことを紹介します。

オンライン秘書とは

オンライン秘書とは、オンライン上でのコミュニケーションで業務を依頼できるサービスです。オンライン上のコミュニケーションでは、主にチャットやWeb会議・テレビ会議などを使用します。

オンライン秘書と相性のいい業務は、人事・総務・秘書業務などのバックオフィス系や、営業のアポイント調整、資料作成、メルマガ配信、Webサイト更新作業などです。

オフラインの秘書とはどう違う？

オンライン秘書がオフライン秘書と異なる点は、オンライン上でコミュニケーションを取る点です。オンライン秘書の場合、出社などは一切しません。自宅や近所のカフェなどを仕事場にして業務を行います。必然的に、テキストコミュニケーションが多くなります。

新型コロナの感染拡大によって業務のオンライン化が加速しています。それに伴い、オンライン秘書の需要も拡大しているのです。個人事業主やスタートアップ企業はもちろん、最近は中小企業や大企業でもオンライン秘書の活用が増えています。

オンライン秘書導入のメリット

人件費の削減

オンライン秘書は時間単位で契約できるため、短期間での契約が可能です。そのため、まとまった期間の契約が必要な人材派遣よりもコストを削減できるのです。

時間単位での契約が可能なことによって、突発的な作業の増減にも臨機応変に対応してもらえます。業務がない場合は契約しなければいいだけなので、手軽に利用できるのもポイントです。

加えて、自社で採用活動をする必要がなくなるため、求人募集、書類選考、面接、入社手続き、研修などの採用コストも削減できます。

専門的な人材の確保

オンライン秘書には、採用や経理など、さまざまな専門知識を有する人材が揃っていることが多いです。そのため、知識や技術が必要な業務にも対応してもらえます。

人材不足が叫ばれて久しい現代社会で、専門スキルを持つ人材を採用・育成するのは難しいですよね。そういった人材難に苦しんでいる会社は、オンライン秘書に業務を依頼することで、自社のニーズに合う専門的な人材を確保し、活用できるようになります。専門的なスキルをもった優秀な人材が業務を行うことで、業務品質の改善や業務効率の向上も期待できるでしょう。

コア業務への集中

オンライン秘書を活用すれば、社員がコア業務に集中できるようになるというメリットもあります。オンライン秘書にバックオフィス系の業務を依頼すれば、自社の社員が手間のかかる業務を行う必要がなくなり、本来やるべきコア業務に時間と労力を集中させられるからです。

社員がコア業務に集中できるようになれば、業務効率が上がり、残業時間の削減などにもつながります。オンライン秘書を導入することで、結果的に会社の成長や収益向上に寄与するのです。

オンライン秘書を導入するときにチェックすべきポイント

費用形態（定額、従量）

オンライン秘書の費用形態には、定額制と従量制の2種類があります。

定額制では、稼働時間に応じた固定の料金を支払います。シンプルでわかりやすい費用形態といえるでしょう。契約期間や稼働時間によってプランが異なるケースが多いため、業務内容とボリュームを考慮しましょう。

一方の従量制では、業務内容や業務量に応じて料金が変動します。メリットとしては、ムダな費用が発生しにくいことでしょう。ただし料金の計算がやや煩雑になりがちな点には注意してください。分野によって料金が変わる点も頭に入れておきましょう。

契約期間

オンライン秘書には、最低契約期間が設けられているケースがあります。なかには、最低契約年数が1年と設定されているケースも。繁忙期のみの短期利用を考えている場合は注意が必要です。事前に契約期間を確認しておきましょう。

また、なかには無料トライアル期間を設けている場合もあります。無料トライアルで業務の品質や会社とのマッチング具合を確認できるのがうれしいポイントです。

契約内容の変更は可能か

オンライン秘書を契約する際には、契約内容の変更が可能かどうかも確認しておきましょう。繁忙期を過ぎたときに解約でき、再び繁忙期が訪れたときに改めて契約できるかがポイントです。

もし契約期間が変更できなかった場合、オンライン秘書が必要ない時期にも契約が続いてしまい、かえって費用がかさんでしまう可能性もあります。また、契約内容の変更が前月までなのか、前々月までなのかもチェックしておくとよいでしょう。

品質を担保してくれるか

オンライン秘書に業務を依頼すると専門的な知識をもった優秀スタッフが対応してくれます。とはいえ、会社との相性が悪いと期待どおりの品質が保たれない可能性があります。

またオンライン秘書では、サービス内でチームを組んで複数人で業務をこなすケースもあります。その場合、チーム内で担当者が頻繁に変わってしまうという事態も発生します。

担当者の変更が多いと会社側が意図が伝わりにくかったり、品質にバラつきが出てしまうようなことも起きかねません。そうすると修正依頼が発生し、納期が遅れてしまう恐れもあるでしょう。

修正依頼や緊急対応の有無

優秀なオンライン秘書といえども、完ぺきな人間ではありません。仕上がった内容によっては修正依頼をお願いしなければいけないこともあるでしょう。その際、修正期間中も契約時間内に含まれるため、修正工数を考慮したプランを契約するのがおすすめです。

休日や夜間、年末年始などに緊急対応をお願いする可能性があるなら、依頼の可否、納期までの期間を確認することも必要です。どの程度まで緊急対応をしてもらえるか、事前確認は必須といえます。

オンライン秘書導入時の注意点

対応している業務範囲

オンライン秘書は、サービスを提供する企業によって対応できる業務範囲が異なります。業務を依頼する前に、どのような業務を依頼したいのか明確にしましょう。オンライン秘書の対応範囲と自社が依頼したい業務内容を照らし合わして、依頼したい業務内容にマッチするサービスを選びましょう。

コミュニケーション

先述したとおり、オンライン秘書はオンラインでのコミュニケーションがメインです。必然的にテキストや音声、ビデオ通話などでのやりとりが多くなり、意思疎通がうまくいかなくなる可能性も高くなります。コミュニケーション不足によるミスが発生しないよう、情報共有や連携の方法はきちんと決めておきましょう。

まとめ 

今回は、オンライン秘書の概要や導入時に必要なことなどを紹介しました。

人件費の削減やコア業務への集中など、オンライン秘書を導入することでメリットを得られます。ただし、自社のニーズにマッチしているかどうかの確認は必要です。契約期間や費用形態も含めて、しっかり吟味したうえで導入するとよいでしょう。

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