経費精算を効率化させるための4つの方法｜システム導入の注意点

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企業の経理業務の中でも、経費精算は従業員、経理担当者ともに、負担が大きくなりがちな作業です。今回の記事では、経費精算がなぜうまく進まないのか。どうすれば効率化できるのかを紹介していきます。

経費精算とは

経理精算とは、業務に関する費用を従業員が立て替え、それを会社に申請し、会社がその費用を払い戻す業務をさします。申請にはレシートや領収書などの立て替えを証明する書類が必要です。経理担当は、申請を受けて経費を勘定科目に仕訳、申請の承認を行い、計上します。

経費精算で一般的なのが、交通費精算と旅費精算でしょう。交通費精算は、通勤や営業など日々の業務で利用する交通費が対象となります。旅費精算は、遠方への出張時に発生する交通費・宿泊費などが対象となります。

一般的な経費精算の流れ

一般的な経費精算の流れは以下の通りです。経費精算に関わるのは、立替えを行った従業員とその上長、経理担当者です。

1.従業員が費用の立替払いを行う。

2.立替払いの際に領収書をもらう。通常、宛名は会社名。

3.立替を行った従業員が、領収書を添付して経費精算書を作成する。

4.経費精算書に上長の承認をもらい、経理に提出する。

5.経理が経費精算書を確認・承認する。

6.後日、従業員への払い戻しが行われる。

一般的に、経費精算はひと月ごとに行われ、給与振込とともに払い戻しが行われます。なお、社内の小口現金から都度払い戻しが行われる小口精算と呼ばれる方法もあります。

費用が高額になる場合は仮払いを行うこともある

遠方や長期の出張では、交通費や宿泊費などを合わせあると立替えが高額になることもあります。そういった場合、会社によっては従業員が仮払いを受けることもできます。一般的な流れは以下の通りです。

1.従業員が仮払申請書を作成する。

2.仮払申請書に上司の承認をもらい、経理に提出する。

3.経理が仮払申請書を確認・仮払いを行う。

4.仮払いを受けた従業員が、目的の費用の支払いを行う。

5.仮払いを受けた費用の支払い時にも領収書をもらう。通常、宛名は会社名。

6.支払いを行った従業員が、領収書を添付して仮払精算書を作成する。

7.仮払精算書に上長の承認をもらい、経理に提出する。

8.経理が仮払精算書を確認・承認する。

経費精算が進まない原因

経費精算が進まないときは、経費精算のフローのいずれかの段階で手続きが止まっているはずです。まず、どこが主要な原因となっているのかを確認しましょう。特に、次のような状況が起こりがちです。

・経費精算書の記入事項や添付領収書に不備がある。

・上長が多忙、不在が多く経費精算書への承認に時間がかかっている。

・経理での経費精算書の確認・承認作業に時間がかかっている。

経費精算を効率化させる4つの方法

前述の経費精算が進まない原因を踏まえ、経費精算を効率化させるには、次のような方法が考えられます。

1.ルールを作るのが大事

経費精算に関して必ず行うべきなのが、ルールを明確化して従業員に周知することです。また、従業員がいつでもルールを確認できる状態にしておきましょう。明確にすべきルールとしては、以下が挙げられます。これら以外にも、会社の状況に合わせ、必要と思われるルールを作成しましょう。

・経費精算書のフォーマット

・経費の対象となる支払い・金額

・経費精算書に必要な情報・領収書

・承認を得るべき上長

・毎月の経費精算書の提出期限、期限を過ぎた場合の対応

上記により、経費精算書・添付領収書の不備を減らすことができ、従業員から上長、経理担当者へとスムーズに経理精算書が回されます。

2.書類を電子化する

経費精算書を電子化するだけでも、紙の書類よりも大幅に業務を効率化できます。経費精算書が電子化されれば、たとえば出張中などで出社が難しい場合でも、オンラインで手続きを進められます。また、昨今普及したリモートワークでも、出社を求める必要なく経費精算を進められます。これにより、経費精算は大きく効率化するはずです。近年、電子帳簿保存法の改正がすすみ、要件を満たしたシステムを使うことで、より効率的な経理が可能になりつつあります。

3.法人クレジットカードを活用する

法人向けのクレジットカードには、従業員向けの追加カードを複数枚発行できるカードがあります。

カードでの支払いは、一括管理が可能です。領収書は必要ですが、何にいくら支払ったが経理で一括管理できるため、現金による立替え払いよりも管理が効率的です。また、立替え金額を払い戻す手間も省けます。カードの種類によっては、ETC カードの複数枚発行に対応するものや、上限額をカードごとでコントロールできるものもあります。

4.システム・アプリを利用する

経費精算専用のシステム・アプリを利用することで、経費精算のフロー全体を効率化できます。特に、経費精算クラウドに対応したシステム・アプリが便利です。

クラウド上で利用できる経費精算クラウドシステム・アプリは、経費精算書の作成から上長の承認、経理への提出まですべてを、出社していなくても、どこでもオンライン上で手続き可能です。また、経費精算のルールを登録しておけば、従業員はいつでも確認できます。

さらに、経費精算の進捗状況や過去の履歴を一括で管理できるため、経理での確認・承認作業も効率化されます。金融機関の口座やクレジットカードを連携できれば、出入金や支払い状況も一括で確認できるため、その点でも経理の業務が効率化されます。

経理精算システムを利用する際の注意点

経費精算のためのシステムを導入すれば業務を効率化できる可能性は高いですが、初期費用や月々のコストが発生しますので、コストに見合った効果が得られるかの見極めは必要です。システムを導入する場合は、他にも次のような点に注意しましょう。

ルールの明確化と反映

経費精算に関するルールが明確化されていないと、いくらシステムを導入しても、あまり効率化につながらないかもしれません。システム導入前にルールを明確化したうえで、そのルールに沿って問題なく利用できるシステムを選びましょう。システムの特性に合わせて業務フローを見直すという方法も有効です。

会社全体で活用できる体制作り

経費精算に限りませんが、業務効率化のためのシステム導入で起こりがちなのが、導入したものの利用が進まないという状況です。新しいシステムは、どんなに便利なものでも、慣れるまでに多少時間が必要です。システムの利用方法や利用メリットを従業員に周知して、システム利用を前提とした体制を作りましょう。

金融機関の口座や法人カードとの連携

経理精算のシステムを金融機関の口座や法人カードと連携することで、出入金や支払いのデータが自動的に取り込まれ、経理の業務が大幅に効率化されます。利用中の金融機関の口座や法人カードが、導入予定のシステムと連携可能かどうか、事前に確認しましょう。

専門家に任せてみる

経費精算ここまで紹介したように、さまざまな方法で効率化が可能です。しかし、どこから改善したら良いか分からない、効率化を試みたもののそもそも人手が足りない、営業やマーケティングなどのコア業務に従業員を注力させたいという場合、経理精算などのバックオフィス業務に特化した専門のサービスを利用するのも有効な方法です。

オンラインアシスタント・秘書サービスの「SUPPORT+iA（サポーティア）」は、経理、総務、人事・労務などのバックオフィス業務の代行サービスです。公認会計士による運営/監修で、高い専門性と信頼性が特徴です。経費精算業務の効率化に合わせて、検討してみてはいかがでしょうか。

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