catch-img

経費精算を効率化させるための4つの方法|システム導入の注意点

オンラインアシスタント・秘書サービスなら「サポーティア(SUPPORT+iA)」
オンラインアシスタント・秘書サービスのサポーティア(SUPPORT+iA)のサービス詳細はコチラ


企業の経理業務の中でも、経費精算は従業員、経理担当者ともに、負担が大きくなりがちな作業です。今回の記事では、経費精算がなぜうまく進まないのか。どうすれば効率化できるのかを紹介していきます。

経費精算とは


経理精算とは、業務に関する費用を従業員が立て替え、それを会社に申請し、会社がその費用を払い戻す業務をさします。申請にはレシートや領収書などの立て替えを証明する書類が必要です。経理担当は、申請を受けて経費を勘定科目に仕訳、申請の承認を行い、計上します。

経費精算で一般的なのが、交通費精算と旅費精算でしょう。交通費精算は、通勤や営業など日々の業務で利用する交通費が対象となります。旅費精算は、遠方への出張時に発生する交通費・宿泊費などが対象となります。

一般的な経費精算の流れ

一般的な経費精算の流れは以下の通りです。経費精算に関わるのは、立替えを行った従業員とその上長、経理担当者です。

1.従業員が費用の立替払いを行う。

2.立替払いの際に領収書をもらう。通常、宛名は会社名。

3.立替を行った従業員が、領収書を添付して経費精算書を作成する。

4.経費精算書に上長の承認をもらい、経理に提出する。

5.経理が経費精算書を確認・承認する。

6.後日、従業員への払い戻しが行われる。

一般的に、経費精算はひと月ごとに行われ、給与振込とともに払い戻しが行われます。なお、社内の小口現金から都度払い戻しが行われる小口精算と呼ばれる方法もあります。

費用が高額になる場合は仮払いを行うこともある

遠方や長期の出張では、交通費や宿泊費などを合わせあると立替えが高額になることもあります。そういった場合、会社によっては従業員が仮払いを受けることもできます。一般的な流れは以下の通りです。

1.従業員が仮払申請書を作成する。

2.仮払申請書に上司の承認をもらい、経理に提出する。

3.経理が仮払申請書を確認・仮払いを行う。

4.仮払いを受けた従業員が、目的の費用の支払いを行う。

5.仮払いを受けた費用の支払い時にも領収書をもらう。通常、宛名は会社名。

6.支払いを行った従業員が、領収書を添付して仮払精算書を作成する。

7.仮払精算書に上長の承認をもらい、経理に提出する。

8.経理が仮払精算書を確認・承認する。


ご質問やご相談など、コチラからお気軽にお問い合わせ下さい!


経費精算が進まない原因

経費精算が進まないときは、経費精算のフローのいずれかの段階で手続きが止まっているはずです。まず、どこが主要な原因となっているのかを確認しましょう。特に、次のような状況が起こりがちです。

・経費精算書の記入事項や添付領収書に不備がある。

・上長が多忙、不在が多く経費精算書への承認に時間がかかっている。

・経理での経費精算書の確認・承認作業に時間がかかっている。

経費精算を効率化させる4つの方法

前述の経費精算が進まない原因を踏まえ、経費精算を効率化させるには、次のような方法が考えられます。

1.ルールを作るのが大事

経費精算に関して必ず行うべきなのが、ルールを明確化して従業員に周知することです。また、従業員がいつでもルールを確認できる状態にしておきましょう。明確にすべきルールとしては、以下が挙げられます。これら以外にも、会社の状況に合わせ、必要と思われるルールを作成しましょう。

・経費精算書のフォーマット

・経費の対象となる支払い・金額

・経費精算書に必要な情報・領収書

・承認を得るべき上長

・毎月の経費精算書の提出期限、期限を過ぎた場合の対応

上記により、経費精算書・添付領収書の不備を減らすことができ、従業員から上長、経理担当者へとスムーズに経理精算書が回されます。

2.書類を電子化する

経費精算書を電子化するだけでも、紙の書類よりも大幅に業務を効率化できます。経費精算書が電子化されれば、たとえば出張中などで出社が難しい場合でも、オンラインで手続きを進められます。また、昨今普及したリモートワークでも、出社を求める必要なく経費精算を進められます。これにより、経費精算は大きく効率化するはずです。近年、電子帳簿保存法の改正がすすみ、要件を満たしたシステムを使うことで、より効率的な経理が可能になりつつあります。

3.法人クレジットカードを活用する

法人向けのクレジットカードには、従業員向けの追加カードを複数枚発行できるカードがあります。

カードでの支払いは、一括管理が可能です。領収書は必要ですが、何にいくら支払ったが経理で一括管理できるため、現金による立替え払いよりも管理が効率的です。また、立替え金額を払い戻す手間も省けます。カードの種類によっては、ETC カードの複数枚発行に対応するものや、上限額をカードごとでコントロールできるものもあります。

4.システム・アプリを利用する

経費精算専用のシステム・アプリを利用することで、経費精算のフロー全体を効率化できます。特に、経費精算クラウドに対応したシステム・アプリが便利です。

クラウド上で利用できる経費精算クラウドシステム・アプリは、経費精算書の作成から上長の承認、経理への提出まですべてを、出社していなくても、どこでもオンライン上で手続き可能です。また、経費精算のルールを登録しておけば、従業員はいつでも確認できます。

さらに、経費精算の進捗状況や過去の履歴を一括で管理できるため、経理での確認・承認作業も効率化されます。金融機関の口座やクレジットカードを連携できれば、出入金や支払い状況も一括で確認できるため、その点でも経理の業務が効率化されます。


ご質問やご相談など、コチラからお気軽にお問い合わせ下さい!


経理精算システムを利用する際の注意点


経費精算のためのシステムを導入すれば業務を効率化できる可能性は高いですが、初期費用や月々のコストが発生しますので、コストに見合った効果が得られるかの見極めは必要です。システムを導入する場合は、他にも次のような点に注意しましょう。

ルールの明確化と反映

経費精算に関するルールが明確化されていないと、いくらシステムを導入しても、あまり効率化につながらないかもしれません。システム導入前にルールを明確化したうえで、そのルールに沿って問題なく利用できるシステムを選びましょう。システムの特性に合わせて業務フローを見直すという方法も有効です。

会社全体で活用できる体制作り

経費精算に限りませんが、業務効率化のためのシステム導入で起こりがちなのが、導入したものの利用が進まないという状況です。新しいシステムは、どんなに便利なものでも、慣れるまでに多少時間が必要です。システムの利用方法や利用メリットを従業員に周知して、システム利用を前提とした体制を作りましょう。

金融機関の口座や法人カードとの連携

経理精算のシステムを金融機関の口座や法人カードと連携することで、出入金や支払いのデータが自動的に取り込まれ、経理の業務が大幅に効率化されます。利用中の金融機関の口座や法人カードが、導入予定のシステムと連携可能かどうか、事前に確認しましょう。


ご質問やご相談など、コチラからお気軽にお問い合わせ下さい!


専門家に任せてみる

経費精算ここまで紹介したように、さまざまな方法で効率化が可能です。しかし、どこから改善したら良いか分からない、効率化を試みたもののそもそも人手が足りない、営業やマーケティングなどのコア業務に従業員を注力させたいという場合、経理精算などのバックオフィス業務に特化した専門のサービスを利用するのも有効な方法です。

オンラインアシスタント・秘書サービスの「SUPPORT+iA(サポーティア)」は、経理、総務、人事・労務などのバックオフィス業務の代行サービスです。公認会計士による運営/監修で、高い専門性と信頼性が特徴です。経費精算業務の効率化に合わせて、検討してみてはいかがでしょうか。


関連記事

バックオフィス業務を効率化したい!バックオフィス業務の課題と、効率化する方法を紹介。

経理をアウトソーシングする際の費用目安は?安いだけで選んで失敗することも


グランサーズラボ|編集部
グランサーズラボ|編集部

2021年生まれ。 BPOや業務効率化など企業成長のためになることがすき。 特にスタートアップやベンチャーなど新しいことに挑戦している人たちを応援するのが生きがい。 知りたい情報のリクエストも受け付けてます!

オンライン秘書を雇いたい!オンライン秘書の導入に必要なことを紹介。

2021-12-10 15:56

インターネットを活用して、バックオフィス業務などのアシスタント役をつとめてくれるのがオンライン秘書です。 業務効率を高めるためにオンライン秘書を利用する企業は年々増加。新型コロナ感染拡大以降のオンライン化に伴い、今後も需要が伸びていくことが予想されます。 周りの会社が利用しているのを見聞きして、自社でもオンライン秘書を活用したい!と思っている方も多いのでは? そこで今回は、オンライン秘書の概要や導入時に必要なことを紹介します。

オンライン秘書の何がいいのか?オンライン秘書を雇うメリットを解説。

2021-12-10 10:00

オンライン秘書とは、インターネットを通じてオンラインでさまざまな業務をリモートでサポートしてくれるサービスです。オンライン秘書に依頼できることは、いわゆる秘書業務はもちろんのこと、経理、財務、人事や営業、マーケティングなど、多岐にわたります。  ところで、なぜ正社員や派遣社員でなく、オンライン秘書を頼むのがよいのかわからないという方も多いのではないでしょうか。  そこで今回は、なぜオンライン秘書サービスを利用するとよいのか、そのメリットについて詳しく紹介します。

オンライン秘書を雇うには?オンライン秘書を雇うために必要な費用について解説。

2021-11-12 10:00

総務、経理、人事・労務などのオフィス業務は大切な業務ですが、会社の業績アップにつなげるためにはコア業務に力を注ぐことが大切です。そこで、バックオフィス業務を効率よく誰かに任せたいという時におすすめなのがオンライン秘書サービスです。  今回は、オンライン秘書を雇いたい方に、まずオンライン秘書のメリット、そして料金体系について、どんな仕組みで、どれくらいかかるのかをわかりやすくご紹介します。

オンラインアシスタントに依頼できる業務は?効果的な活用法や相性のいい業務をご紹介

2021-03-12 17:42

オンラインアシスタントは、インターネット上で企業の業務をサポートしてくれるサービスです。今回は、オンラインアシスタントに依頼できる業務内容や、効果的な活用方法、利用時の注意点などを紹介します。

オンラインアシスタントとは?特徴や選び方など導入を検討している方向けに詳しく解説

2021-02-17 17:59

近年、導入企業の増えているオンラインアシスタントとはどのようなサービスなのかについて、特徴や業務範囲を中心にメリット・デメリットを紹介する記事です。

グランサーズグループに興味を持っていただけたという方は、お気軽にご相談ください。