オンライン秘書の何がいいのか？オンライン秘書を雇うメリットを解説。

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オンライン秘書とは、インターネットを通じてオンラインでさまざまな業務をリモートでサポートしてくれるサービスです。オンライン秘書に依頼できることは、いわゆる秘書業務はもちろんのこと、経理、財務、人事や営業、マーケティングなど、多岐にわたります。 

ところで、なぜ正社員や派遣社員でなく、オンライン秘書を頼むのがよいのかわからないという方も多いのではないでしょうか。 

そこで今回は、なぜオンライン秘書サービスを利用するとよいのか、そのメリットについて詳しく紹介します。 

業務効率化に貢献 

メインの業務に集中できる 

バックオフィス業務など、コア業務以外をオンライン秘書に任せることで、自社のスタッフはコア業務に集中できるようになります。 

日常的に繰り返すルーティンワークから解放されて、効率的に利益に直接かかわるコア業務を行うことができます。残業を減らすことも可能でしょう。 

幅広い業務を依頼できる 

オンライン秘書と似たようなサービスとして、クラウドソーシングがあります。しかし、クラウドソーシングの場合には、案件単位での契約となるため、契約した案件以外の業務を依頼することはできません。その点、オンライン秘書サービスの場合は「時間単位」「人単位」での契約なので、幅広い業務をフレキシブルに依頼できます。 

分野ごとのプロに依頼できる 

オンライン秘書は、その分野に精通しているプロがオンライン秘書業務を行っているケースもあり、プロに任せることも可能なので安心です。 

悩みに合った分野のプロフェッショナルが専用のチームを編成して担当してくれるため、効率よく業務を遂行してくれます。 

スピード感のある採用が可能 

オンライン秘書は正社員や派遣社員とは違い採用スピードが早いというのも特徴の一つです。 

通常、社員であれば求人を掲載して、応募者からの連絡があり、面接を経て合否発表を送付し、雇用契約を結んでと色々な手順を踏んでやっと一人のスタッフを獲得できるという流れです。 
これでは少なくとも数週間〜1,2ヵ月くらいの時間がかかってしまいます。 

ですが、オンライン秘書なら最短で3日程度から導入することが可能です。 

費用面でのメリット 

オンライン秘書は費用の面で大きなメリットがあります。 

バックオフィス系の業務を頼む際、正社員や派遣社員を雇うとなると月20万円程度かかってきます。 

一方でオンライン秘書では度程度の業務を月数万円～十数万円程度で頼むことができます。全てではありませんが30分単位で仕事をお願いできるところもあり、使い方によってはかなり少ない額で頼むことも可能です。 

リーズナブルで融通が効く点が、オンライン秘書のメリットといえます。どういうことか、もう少し詳しくみていきましょう。 

業務量に応じて人件費の調整が可能 

閑散期と繁忙期の差が激しい場合や、定期的に発生する業務ではない場合、スタッフを直接雇っていては人件費が無駄になってしまうことがあります。しかし、オンライン秘書サービスなら、必要な時に必要なボリュームで業務を依頼することができます。 

採用コスト、固定費の抑制につながる 

人を新たに採用する場合は、求人メディアの選定〜掲載、面接設定など様々な費用や時間を費やすことが必要になってきますが、オンライン秘書サービスはそれらの採用に関する業務は一切不要になります。 

さらに採用活動に掛ける労力以外にも、採用後は 

労災保険料 
雇用保険料 
社会保険料 
交通費 
福利厚生費 
退職金 
採用費 
教育研修費 
各種備品（パソコン、社用携帯など）にかかる準備 

などが必要になってきます。 これらの費用がなくなることで、人件費の抑制につながります。 

また、せっかく採用しても期待値を下回る場合や、会社になじめずすぐ辞めてしまうリスクもあります。 その点、採用コストがかからず、チームで業務に取りかかってくれるオンライン秘書は使い勝手がいいといえます。 

また、経営が傾いたときに従業員を解雇したいという状況になった場合、正社員を解雇するのは容易ではありません。 一方でオンライン秘書であれば、会社の経営状況に合わせて契約の更新、終了を調整できます。 

教育コストがかからない 

オンライン秘書サービスで実務を行うスタッフは、結婚や出産などさまざまな理由で企業を退職した方も多いため、各領域において実務経験豊富な人材が豊富です。 

未経験の秘書を雇うとなると、0から仕事を教えないといけないので、教育コストがかかります。  オンライン秘書であれば教育コストがかからず、即戦力を獲得することができます。 

まとめ 

いかがでしたでしょうか？ 
これからの時代においてバックオフィス業務の外注化というのは企業にとってより有力な選択肢になってくると考えられます。 

費用の面でも多くのメリットがあるオンライン秘書をいち早く取り入れて、会社を円滑に稼働させることで、業務効率化を図ることができるはずです。 

オンライン秘書は、サービスを提供する企業によって、対応できる業務がかなり異なっています。自社の依頼したい業務内容に合ったサービスを展開している企業を探してみてください。 

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また、オフラインでのアウトソーシングサービスも提供中。専門性の高いスタッフが会社に常駐し、コミュニケーションを取りながらバックオフィス業務を行ってくれます。訪問頻度や回数、時間などの希望にも柔軟に応えてくれますよ。 

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