オンラインアシスタントに依頼できる業務は？効果的な活用法や相性のいい業務をご紹介

2021-03-12 08:42（更新：2024-07-23 04:07）監修｜筧智家至（公認会計士・税理士）オンラインアシスタント

スタートアップオンライン秘書

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オンラインアシスタントは、インターネット上で企業の業務をサポートしてくれるサービスです。以前はスタートアップ企業や個人事業主を中心に利用されていましたが、最近では大企業も積極的に利用するようになりました。

経営者の中には、自社でも利用するべきかどうか悩んでいる方が多いのではないでしょうか？

そこで今回は、オンラインアシスタントに依頼できる業務内容や、効果的な活用方法、利用時の注意点などを紹介します。

オンラインアシスタントの利用を検討している方はもちろん、サービスについてよく知らないという方もぜひ参考にしてください。

目次[非表示]

1.オンラインアシスタントとは
2.オンラインアシスタントの業務範囲

2.1.バックオフィス業務
2.2.専門業務

3.オンラインアシスタントの効果的な活用法

3.1.バックオフィス業務を一任して、コア業務に専念
3.2.オンラインアシスタントで人材不足をカバー
3.3.採用コストや人材教育コストを削減
3.4.スピード感が必要な業務を依頼

4.オンラインアシスタント利用前の注意点

4.1.依頼したい業務範囲の明確化
4.2.サービスごとに対応範囲が異なる
4.3.通信機器や通信環境の整備は必須

5.おすすめオンラインアシスタント

5.1.財務・経理業務を任せるなら『SUPPORT＋iA（サポーティア）』一択
5.2.『nene』はアウトバンドコールやクレーム対応で営業をサポート

6.まとめ

オンラインアシスタントとは

オンラインアシスタントとは、インターネットを介して総務、経理、人事などのバックオフィス業務をカバーしてくれるサービスです。サービスによっては、営業代行や外国語の翻訳、マーケティングなどの専門業務を依頼することもできます。

オンラインアシスタントを利用すれば、業務の選択と集中を行うことが可能です。自社の売上に直結するコア業務を自分たちで行い、それ以外の業務はオンラインアシスタントに一任できます。

コア業務に集中できるようになればスピーディーに事業を拡大できるので、スタートアップ企業や中小企業、個人事業主には最適なサービスといえます。また、最近は働き方改革に力を入れる大企業にも積極的に利用されています。

オンラインアシスタントの業務範囲

オンラインアシスタントに依頼できる業務は、バックオフィス業務と専門業務の2種類です。

まずは、それぞれどのような業務を行ってくれるのかを紹介します。

バックオフィス業務

・財務・経理

財務・経理業務では、振込・納付代行や記帳代行をはじめ、入金・支払消込、月次の締め作業、請求支払管理などを依頼できます。

お金や機密情報を扱う業務なので、安心できるサービスを利用したほうがよいでしょう。公認会計士や税理士などの有資格者が監修しているサービスもあるので、ぜひチェックしてみてください。

ただし、銀行振込を依頼する場合に、最終的な入金実行は経営者自らが行わなければならないケースなどもあります。責任所在の観点で、線引きを設けていることがあるので、気になる方は問合せ時に聞いてみましょう。

・秘書・総務

バックオフィス業務と聞いて最もイメージしやすいのが、秘書・総務業務ではないでしょうか。

経営者のスケジュール管理やアポイント調整、出張の手配、資料・議事録の作成など、幅広い業務を代行してくれます。

オンラインアシスタントは「オンライン秘書」とも呼ばれており、秘書・総務業務に強みを持っているサービスが多い印象です。

・人事・労務

人事業務では、社員・スタッフの採用や管理を行ってくれます。人手不足に悩む企業が増えていることもあり、ニーズが高まっている分野です。最近は、人事に特化したオンラインアシスタントサービスも登場しています。

また、人事と併せて労務業務を依頼することも可能です。給与計算や社会保険関連手続き、採用関連事務手続きなどの煩雑な作業を依頼できます。

専門業務

・営業サポート

営業系に強いオンラインアシスタントであれば、営業サポートを依頼することも可能です。営業経験のあるアシスタントが、電話でのアポ取りやクライアント対応、クレーム対応などを代行してくれます。

営業社員の業務負担を減らし、営業に集中できる環境をつくれるのが大きなメリットです、

社員が営業に集中できれば、売上アップが期待できるでしょう。

・翻訳、通訳

外資系の企業が運営しているオンラインアシスタントは、英語の翻訳や通訳に対応しているケースが多いです。

英語でのメール・チャットの返信はもちろん、英語で電話対応してくれることもあります。

中国語やドイツ語に対応しているサービスもあるので、チェックしてみてください。

・マーケティング

自社商材の認知拡大や販売戦略に課題を感じている方は、マーケティング業務を依頼してみるとよいでしょう。

競合他社のリサーチはもちろん、自社サイトを運営している場合はサイトのアクセス解析・レポート作成も行ってくれます。また、SNS運用やメルマガ作成なども依頼可能です。

オンラインアシスタントの効果的な活用法

バックオフィス業務を一任して、コア業務に専念

売上のアップや事業の拡大を優先させたい方は、オンラインアシスタントにバックオフィス業務を一任したほうがよいでしょう。そうすれば、事業の成長に直接寄与するコア業務に集中できるようになります。

少人数の会社や個人事業主は、経営者や役員がバックオフィス業務を兼務しなければならないのが課題です。

こうした課題に応えてくれるのが、オンラインアシスタントです。記帳や入出金、請求書の発行などの事務作業から解放されれば、事業の成長につながる戦略策定や営業活動に専念できるようになるでしょう。

オンラインアシスタントで人材不足をカバー

オンラインアシスタントを活用すれば、効率的に人材を確保することができます。

オンラインアシスタントは高いスキルを持った優秀な人材が多いため、試用期間や教育期間が必要ありません。

依頼したらすぐに即戦力として活躍してくれるので、人手不足の解消に一役買ってくれます。

また、「繁忙期や突発的に業務量が増えたときだけ人員を増やしたい」というニーズにも対応可能です。

人手不足に悩まされている経営者の方は、ぜひオンラインアシスタントを有効活用してください。

採用コストや人材教育コストを削減

採用コストや人材教育コストを削減したい経営者の方も、オンラインアシスタントを活用したほうがよいでしょう。

社員やスタッフを採用する際は、採用コストがかかるのはもちろん、採用後の育成コストや社保・経費などの出費もかさんでしまいます。加えて、スタートアップ企業や中小企業は教育フローが確立されていないので、効率的な社員教育が難しいのも現状です。

一方、オンラインアシスタントを利用すれば、採用時に発生するコストをすべてカットできます。また、採用や教育に必要な工数を削ることも可能です。

スピード感が必要な業務を依頼

オンラインアシスタントは、複数人がチームを組んで依頼に対応してくれます。そのため、複雑な業務や専門知識を必要とする業務も、チームで連携しながらスピーディーに進めてくれます。

また、それぞれがスキルや経験を持っているので、依頼内容に対して常に先回りしながら最適な方法で作業してくれます。

スピード感がありながらも丁寧に仕事をこなしてくれるので、安心して業務を依頼することができます。

オンラインアシスタント利用前の注意点

依頼したい業務範囲の明確化

オンラインアシスタントを利用するときは、依頼したい業務範囲を明確にしてから契約を進めてください。依頼範囲があいまいなまま契約してしまうと、オンラインアシスタントとの連携もうまくできません。その結果、中途半端な成果しかあげられなくなってしまいます。

また、可能ならば、「財務・経理業務に時間を取られてコア業務に集中できないので、請求書発行や記帳代行、経費精算を依頼したい」というように、細かく依頼内容を決めた方がスムーズに導入が進みます。

一方で、細かく依頼内容を決める時間がないという場合は、業務範囲だけを明確にして、あとはまるごと依頼するという形で相談してみてください。

サービスごとに対応範囲が異なる

オンラインアシスタントはすべての業務に対応してくれるわけではありません。各サービスごとに得意分野があり、それぞれ対応できる範囲が異なります。

ほとんどのオンラインアシスタントがバックオフィス業務には対応できる一方、営業代行、翻訳・通訳、マーケティングなどの専門業務に対応できるオンラインアシスタントサービスは限られます。

ちなみに、営業代行はバックオフィス業務だと思われがちですが、一般的なオンラインアシスタントでは対応していないことが多いので注意してください。

また、バックオフィス業務にもサービスごとの強みがあるので、それぞれの特性を理解した上で業務を依頼することが重要です。
例えば、財務・経理業務を依頼する場合には、税理士や公認会計士などの有資格者が運営しているサービスの方が専門性が高く安心して任せることができるでしょう。

通信機器や通信環境の整備は必須

オンラインアシスタントはインターネット上で業務に対応してくれるため、通信機器や通信環境が整備されていないとサービスを受けることができません。

インターネット環境が整っていない企業は少ないとは思いますが、オンラインアシスタントとスムーズに連携できるよう回線の速度なども確認しておいたほうがよいでしょう。

また、連絡ツールの導入も必須です。ChatworkやSlackなどの連絡ツールを導入すれば、よりスピーディーにコミュニケーションできます。もし自社で連絡ツールを利用していない場合は、この機会に導入することをおすすめします。

まとめ

今回は、オンラインアシスタントに依頼できる業務内容や、効果的な活用方法、利用時の注意点などを紹介しました。

オンラインアシスタントを利用すれば、バックオフィス業務や専門業務の代行を依頼することができます。

経営者や役員がコア業務に専念できるようになれば、売上の向上や事業の拡大に直結するはずです。

自社のニーズとサービスの特性を照らし合わせて、最適なオンラインアシスタントを利用するようにしましょう。

監修｜筧智家至（公認会計士・税理士）

慶応義塾大学商学部卒。監査法人トーマツにて会計監査、株式上場支援、企業の経営改善支援に従事。平成２４年筧公認会計士事務所（現：税理法人グランサーズ）を開設。常に現場に入り、経営者とともに課題に取り組み、経営者と常に相談しながら経営者のニーズに応え、解決策を導き出すことをモットーにしている。スタートアップ企業からIPO（上場）準備支援まで、あらゆる成長段階の企業のサポートをしており、税務会計顧問にとどまらない経営を強くするためのコンサルティングサービスに中小企業経営者の信頼と定評を得ている。東京商工会議所専門家エキスパート、セミナー実績多数。経営者向け人気YouTubeチャンネル「社長の資産防衛チャンネル」にも出演中。