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ペーパーレス化の見逃せないメリットと、注意すべきデメリットを紹介!

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近年、ペーパーレス化を推進する企業はますます増えつつあります。

テレワークが活発になってきたこともあり、紙でのやり取りに不便を感じるところも増えてきました。そのような潮流の中で、ペーパーレス化は無視できないものになってきました。

しかし、ペーパーレス化をすることで、どのようなメリットがあるのか、わからない人も多いかと思います。逆に、デメリットはないかと不安を抱えてる人もいるでしょう。

この記事では、ペーパーレス化でどのように業務が変わるのか、メリットとデメリットを交えてお話しします。

目次[非表示]

  1. 1.ペーパーレス化で得られるメリット!
    1. 1.1.印刷コストが削減できる!
    2. 1.2.オフィスを有効活用できる!
    3. 1.3.正確で効率的な文書管理ができる!
    4. 1.4.場所を選ばずに利用できる!
    5. 1.5.資料の共有が容易になる!
    6. 1.6.申請業務が圧倒的に早くなる!
    7. 1.7.セキュリティの向上
  2. 2.注意すべきペーパーレス化のデメリット
    1. 2.1.導入・移行コストが発生する
    2. 2.2.大幅な業務内容の見直しが必要なこともある
    3. 2.3.資料にアクセスできる環境づくりが必要
    4. 2.4.ペーパーレス化について、従業員への周知が必要
  3. 3.ペーパーレス化でメリットを得るために、デメリットにしっかり備えよう!

ペーパーレス化で得られるメリット!

ペーパーレス化によって、どのようなメリットがあるのでしょうか。具体的に解説します。


印刷コストが削減できる!

ペーパーレス化によって、印刷にかかるコストが削減できます。

紙とインク代だけではなく、プリンタ・シュレッダーなどの機器。メンテナンス費用も抑えることが可能です。

印刷費は継続的にかかるコストなので、長期的に見ると大きな節約になります。


オフィスを有効活用できる!

ペーパーレス化することで、オフィススペースが広くなります。

棚や資料室など、紙資料の保管のためにはかなりの面積が必要になります。紙媒体を電子化することで、今まで資料が専有していたスペースを有効活用できるようになります。

また、オフィスから資料棚がなくなることで圧迫感がなくなり、開放的なオフィスになることも魅力の一つです。


正確で効率的な文書管理ができる!

ペーパーレス化によって、文書管理も効率的におこなえます。

従来の紙資料での管理は、多くの問題がありました。まず、紙資料では一元管理は困難です。そのため、資料が部署やグループごとに分散し、正確な状況把握ができませんでした。万が一資料を紛失したりしても、気づくまでに時間がかかってしまいます。

資料を探す手間も無視できません。どこにあるかわからない資料は、時間をかけてオフィス中を探し回る必要がありました。文書を一元管理することで、これらの問題は解消されます。

社内の文書はファイルサーバーで一元管理されるため、資料の状態がひと目で分かります。また、データの編集履歴・削除履歴などが確認できるため、変更があったときはすぐに気づけるのも大きな特徴です。変更前のバックアップも保存されているため、必要に応じてファイルの復元も可能です。さらに、検索機能を利用すれば必要なファイルが見つかるので、探す手間も小さくなります。

このように、ペーパーレス化によって、文書管理は正確・効率的になります。


場所を選ばずに利用できる!

ペーパーレス化することで、場所を選ばずに社内文書にアクセスできます。

オンラインストレージなどに社内文書を保存することで、従業員はインターネットを介して文書を入手できます。テレワークや外回りなどで社外にいる人が多い職場では、非常に大きなメリットと言えるでしょう。


資料の共有が容易になる!

資料の共有が、紙媒体に比べて圧倒的に簡単になります。

紙資料の共有は、コピーして配布する必要がありました。印刷や受け渡しに時間がかかってしまいますし、資料の内容が変更されれば配り直す必要がありました。これは非常に非効率です。

資料を電子化することで、共有は一瞬でおこなえます。必要な手順は、URLなどでファイルの場所を伝えることだけです。

また、サーバー内の資料の場所がわかっていれば、常に最新の状態のものを確認できるというのも、大きなメリットです。


申請業務が圧倒的に早くなる!

申請業務は高速に、簡単におこなえます。

紙媒体での申請業務は、承認に時間がかかっていました。上長などの承認者がオフィスにいなければ、承認作業が進まずに、申請が通るまでに数日かかることも珍しくありませんでした。

クラウドサービスを利用して、申請業務をオンライン化することで、場所を選ばずに申請作業が行なえます。承認者は社外からでも、パソコンやスマートフォン上で申請を確認・承認できます。これにより、申請が受理されるまでの時間は圧倒的に短くなるでしょう。

オンライン上で業務が完結できることは、ペーパーレス化の大きなメリットです。


セキュリティの向上

ペーパーレス化により、セキュリティ向上も期待できます。

ファイルサーバーに保管したデータは、アカウントを持つ従業員しかアクセスできません。これにより、外部の人間が資料を見ることを防げます。

また、ファイルサーバーのフォルダごと、ファイルごとにアクセス制限をかけることもできます。従業員の役職・所属部署・所属部署チームなどによって、ファイルの閲覧・編集の可否を設定可能です。アクセス制限を設けることで、無関係の人間のアクセスや内容変更を防ぐことができます。

また、データへのアクセスログも記録されるため、トラブル発生時の調査にも活用できます。

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注意すべきペーパーレス化のデメリット

ペーパーレス化には、注意すべきデメリットがあります。デメリットを考慮せずにペーパーレス化をおこなうと、かえって業務に悪影響が出てしまいます。

デメリットを踏まえた上で、ペーパーレス化を検討しましょう。


導入・移行コストが発生する

ペーパーレス化には金銭的・作業的コストが発生します。

たとえば、紙媒体を電子化する場合は、スキャナーなどの電子化用機器や、電子化作業が必要です。突然すべての社内文書を電子化しようとすると、コストが大きくなり失敗する危険があります。

はじめは試験的にペーパーレス化をおこない、作業感を見ながら発展させていくとよいでしょう。


大幅な業務内容の見直しが必要なこともある

ペーパーレス化は、ただ電子化すればいいわけではありません。業務効率向上などの目的をもっておこなう必要があります。そのためには、場合によっては業務内容を変更しなければなりません。しかし、変更内容が大きいと、従業員が慣れるまでの負担も大きくなってしまいます。

業務内容を変更する場合は、現場の声を参考にしながら、慎重におこなう必要があります。


資料にアクセスできる環境づくりが必要

業務実態に合った、IT環境の整備が必要です。最も大事なのは、必要なときにファイルサーバーにアクセスできることです。

たとえば、テレワークや営業などの社外にいる従業員がいるなら、オンラインストレージを利用するといいでしょう。オンラインストレージはインターネットを介してデータを取得できるので、場所を選ばずに利用できます。


ペーパーレス化について、従業員への周知が必要

ペーパーレス化は、環境を整えるだけでは不十分です。従業員の協力がなければ、期待した効果を得るのはむずかしいでしょう。

従業員に協力してもらうためには、以下のような事項を周知する必要があります。

 ・ペーパーレス化の目的
 ・ペーパーレス化で得られる効果
 ・運用ルール
 ・業務内容の変更点

ペーパーレス化の意義と、従業員がなにをすべきかを明確に伝えることで、自発的な行動を促すことができます。

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ペーパーレス化でメリットを得るために、デメリットにしっかり備えよう!

ペーパーレス化によって、場所を選ばずに、効率的な業務がおこなえると理解いただけたと思います。テレワークなど多様な働き方が広がる現代において、ペーパーレス化の重要性はますます大きくなっていくでしょう。

しかし、ペーパーレス化はメリットだけではなく、さまざまなデメリットも抱えています。そのため、デメリットについてもしっかり理解しなければ、予期しないトラブルに遭遇するおそれがあります。

事前に十分な準備と検討をおこなったうえで、ペーパーレス化に臨むようにしましょう。

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監修|筧 智家至(公認会計士・税理士)
監修|筧 智家至(公認会計士・税理士)
慶応義塾大学商学部卒。監査法人トーマツにて会計監査、株式上場支援、企業の経営改善支援に従事。平成24年筧公認会計士事務所(現:税理法人グランサーズ)を開設。常に現場に入り、経営者とともに課題に取り組み、経営者と常に相談しながら経営者のニーズに応え、解決策を導き出すことをモットーにしている。スタートアップ企業からIPO(上場)準備支援まで、あらゆる成長段階の企業のサポートをしており、税務会計顧問にとどまらない経営を強くするためのコンサルティングサービスに中小企業経営者の信頼と定評を得ている。東京商工会議所専門家エキスパート、セミナー実績多数。経営者向け人気YouTubeチャンネル「社長の資産防衛チャンネル」にも出演中。
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