秘書が欲しい！秘書を雇うメリット・デメリットを紹介

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日々の業務が忙しく、サポートや効率化のために秘書を雇いたいと考える方も多いのではないでしょうか。秘書の雇用には業務におけるさまざまなメリットがある一方で、費用や相性などのデメリットも存在します。

秘書を検討する際には、メリット・デメリットそれぞれの十分な確認が必要不可欠です。本記事で詳しく解説します。

そもそも：秘書に依頼できる仕事とは

秘書のメリット・デメリットを確認する前に、秘書に依頼できる仕事内容について紹介します。

秘書の役割を一言でいうと、多忙な人のサポートです。経営者や役員など忙しい人につき、さまざまなサポート業務を行います。具体的な仕事内容の例は以下のとおりです。

・担当者のスケジュール管理や調整

・書類の作成・管理

・電話・メールなどの対応

・出張や会食、接待などの手配

・会議室の予約や郵便物の管理など各種サポート業務

秘書は担当者がコア業務に集中できるよう、幅広い面でのサポートを実施します。

秘書を雇うメリット

秘書を雇うことによる大きなメリットは以下の3点です。

・コア業務に集中できるようになる

・雑務や管理の手間が減る

・身近な理解者ができる

メリットについて、それぞれ詳しく解説します。

コア業務に集中できるようになる

秘書にはバックオフィスや簡単な対応など、庶務・雑務に該当する業務全般を任せられます。自身が行う必要のある業務が減り、コア業務に集中できるようになる点が、大きなメリットのひとつです。

書類作成やスケジュール管理などの業務は、避けられない業務ではあります。しかし特別な知識や資格は必要なく、いわば誰でもできる業務です。そのような業務を多く抱えた状態では、処理するためにある程度の時間や労力を割く必要があります。したがってコア業務に使えるリソースが小さくなってしまい、非効率的な状態になってしまうのです。

庶務や雑務といった業務を他の人に任せられれば、時間的・体力的に余裕が生まれます。コア業務に集中できるようになるため、結果として業務の効率化や生産性の向上が期待できるのです。

雑務や管理の手間が減る

雑務や管理の手間が減るというのも、秘書を雇うメリットです。

抱える案件や業務の量が多くなるほど、付随する雑務や管理が必要な情報も多くなっていきます。しかし難易度や重要性の高い案件を抱えながら、こまごまとした業務まで意識を向けるのは容易ではありません。疲労の蓄積や時間的な制約などにより、ミスの発生・新規案件の取り逃しといった事態が起こりやすくなってしまいます。

秘書を雇いサポート業務を任せられれば、雑務や管理といった業務を自身で行う必要がありません。その分の手間が削減でき、重要性の低い業務に追われるといった状態を避けられます。物理的な余裕が生まれるのはもちろんのこと、精神面での良い効果も期待できます。

身近な理解者ができる

身近な理解者ができるというのも、秘書を雇用する大きなメリットです。

秘書は特定の人をサポートする役割を担います。そのため抱えている業務の内容やスケジュールについて、本人と同じレベルまで把握しているというケースも多いです。自身のことを深く理解している人が存在するというのは、業務を行ううえで大きな支えとなります。

案件や業務を多く抱える多忙な人は、さまざまな人と関わる状況でありながら、本当の理解者がいないと感じるケースが珍しくありません。心から信頼して話せる人や関係性の深い人がおらず、孤独感を覚える人も多くいます。

自身をサポートする役割である秘書は、身近な理解者となる存在です。あくまでビジネスのため距離や関係性をわきまえる必要はありますが、精神的な支えとして強い効果が期待できます。

秘書を雇うデメリット

秘書は業務の効率化や精神的な支えなど、さまざまなメリットを有します。しかしメリットだけではなく、デメリットの存在も認識・理解が必要です。秘書のデメリットとして、以下の3点があげられます。

・コストがかかる

・相性によってはトラブルの恐れ

・時期によって任せる業務量にバラつきが起こりやすい

デメリットについても、それぞれ詳しく解説します。

コストがかかる

大きなコストがかかる点は、秘書を雇うことによるデメリットのひとつです。

秘書の給与相場は、正社員・非正規雇用社員それぞれ以下のとおりです。

正社員：年収400万円弱

非正規雇用：時給1,500円〜2,000円

つまり秘書を雇う場合、給与として上記の金額が発生するといえます。ほかにも社会保険料や福利厚生に関する費用などもかかります。また直接的な人件費以外にも、採用費や教育費も高額になりやすい費用です。

秘書の雇用によって業務の効率化・生産性の向上が実現し、売上アップにつながる可能性もあるでしょう。しかし秘書の雇用に要するコストのほうが大きく、金額的にはトータルで損となる恐れも十分に起こり得ます。

相性によってはトラブルの恐れ

秘書は一人の人物を徹底的にサポートする職種です。そのため相性の良し悪しによる影響を受けやすい職種といえます。もし秘書と担当者の相性が悪い場合、思わぬトラブルにつながる恐れもあります。

相性が原因によるトラブルとして、いくつかの例を紹介します。

・相手に対する苦手意識が原因で就業意欲が低下、精神的苦痛を感じる

・相手との相性の悪さが原因で無意識にストレスが蓄積され、集中力や能率が下がり、生産性も低くなる

・相手に対する嫌悪感から、意図的に業務の手を抜く、指示に従わないなどの行動をとる

仕事である以上、感情や相性によって態度を変えるのは好ましくありません。しかし相性の良し悪しが業務に対して影響を与えるのは事実です。上記は極端な例ですが、相性の悪さが業務に悪影響を及ぼす恐れは有り得ます。

時期によって任せる業務量にバラつきが起こりやすい

時期によって任せられる業務量にバラつきが起こりやすい点も、秘書を雇うデメリットのひとつです。

秘書は多忙な人をサポートする役割を担います。すなわち秘書として担当する人が忙しい時期は業務が多く、反対に落ち着いている時期は業務量も少なくなります。また担当者が忙しくても、秘書に任せられる庶務・雑務がないケースもあります。

業務量が少ない時期であっても、秘書を雇っている以上は給与の支払いが必要です。非正規雇用で出勤日数や時間を調整しやすい場合でも、給与額を減らすのには限界があります。業務量のバラつきが大きいとはいえ、常に一定以上の人件費は発生するのです。

秘書を雇うメリットは大きい？

秘書の雇用にはメリット・デメリットの両方が存在します。実際のところ、秘書のメリットは大きいのでしょうか。

結論から申し上げると、秘書を雇うべきかは、自社の状況やメリット・デメリットとのバランスによります。自社にとって秘書が本当に必要かしっかり検討することが大切です。

また自社で直接秘書を雇用するのではなく、オンライン秘書を利用するのも選択肢のひとつです。秘書としてのメリットはほとんどそのまま存在するうえ、以下のような魅力があります。

・採用・教育コストがかからない

・業務量のばらつきはプランによって最適化できる

・秘書が必要になったタイミングですぐに利用できる

企業によっては、秘書を雇うよりもメリットが多い場合もあります。直接雇用する方法だけでなく、オンライン秘書の利用も検討してはいかがでしょうか。

自社に合ったオンライン秘書を見つけよう

オンライン秘書サービスは会社によって得意分野があります。オンライン秘書のご利用を検討される場合は、自社が特に依頼したい業務を基準として、サービスを選びましょう。

グランサーズ株式会社では、『SUPPORT+iA（サポーティア）』というオンライン秘書アシスタントサービスを展開し、インターネットを介して、経験豊富な正社員が庶務、財務、経理、人事・労務、総務などのバックオフィス業務全般を代行してくれます。 

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