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優秀な経験者の秘書をより安く雇いたい!オンライン秘書の紹介。

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秘書は忙しい経営者や上司をサポートする役割を担います。秘書を雇えば事務や各種対応などを任せることができ、コア業務に集中しやすくなります。

しかし経験豊富で優秀な秘書を雇うのは困難です。また経験のある人を雇おうとすると、どうしても人件費が大きくなりがちです。

本記事では秘書の経験がある優秀な人材を雇う方法や、安く秘書経験者に依頼できるオンライン秘書について解説します。

目次[非表示]

  1. 1.秘書の役割・仕事内容
    1. 1.1.スケジュール調整
    2. 1.2.出張や会議など各種手配
    3. 1.3.顧客の対応
    4. 1.4.その他の業務
  2. 2.秘書経験者を雇う方法
    1. 2.1.経験者を対象とした求人を出す
    2. 2.2.スカウト方式で採用する
    3. 2.3.紹介を受ける
  3. 3.秘書経験者に依頼するならオンライン秘書がおすすめ!
    1. 3.1.オンライン秘書とは
    2. 3.2.オンライン秘書のメリット
  4. 4.まとめ
  5. 5.関連記事

秘書の役割・仕事内容

秘書の役割は経営者や会社役員など、忙しい人のサポートです。具体的には以下のような仕事を行います。

  • スケジュール調整
  • 出張や会議など各種手配
  • 顧客の対応

秘書の仕事内容について、それぞれ詳しく解説します。


スケジュール調整

代表的な秘書業務のひとつがスケジュール調整です。経営者や役員といった多忙な人のスケジュールを、本人に代わって調整・管理します。

スケジュール調整が必要な場面の例は以下のとおりです。

  • ミーティング(社内・社外ともに)
  • 取引先との会食
  • 業務の締め切りや報告予定日
  • 外出や出張

スケジュールの調整は、予定を正しく把握できれば、難しい業務ではありません。しかし時間と手間がかかるため、多忙な人の負担になります。したがって秘書となる人が、代わりにスケジュール調整を行うのが一般的です。


出張や会議など各種手配

出張や会議などの各種手配も、できる範囲で秘書が行います。具体的な内容として、以下の業務があげられます。

  • 飛行機や列車などの予約、チケット発券
  • 相手先との時間調整
  • レストランやホテルなどの予約
  • 必要な持ち物のリストアップ

出張や会議に同行するか否かは、内容によって異なるため一概にはいえません。もし同行する場合は、通常の日と同様にサポートを中心に行います。


顧客の対応

顧客対応についても、経営者や役員本人以外で行える範囲は、秘書が担当するケースが多いです。

顧客対応の種類として、以下の3つがあげられます。

  • 電話対応:経営者・役員にかかってきた電話の一次対応、可能な範囲は秘書のみで完結
  • メール対応:メールの内容を確認、簡単な内容は秘書が返信するケースがある
  • 来客対応:来客の一次対応。応接室・会議室への案内やお茶出し、場合によっては資料の用意など

コア業務以外で誰でも対応できる内容については、秘書が行うのがほとんどです。


その他の業務

これまでに紹介した業務は、秘書の仕事において大部分を占める内容といえます。しかし秘書は、ほかにもさまざまな業務を行います。

その他の業務も多岐にわたりますが、主な例は以下のとおりです。

  • 備品などの買い出し
  • 会議や報告用の資料作成
  • 議事録の作成
  • その他庶務・雑務全般

なお買い出しや庶務・雑務については、総務や一般事務が行う会社もあります。資料や議事録の作成については、直属の部下が行うケースも多いです。

秘書の業務は多岐にわたりますが、秘書以外の従業員が行うことも珍しくありません。



秘書経験者を雇う方法

優秀な秘書を雇うなら、秘書経験者に絞って求人募集・採用を行うのが効果的です。秘書経験者を雇う方法として、大きく以下の3種類があげられます。

  • 経験者を対象とした求人を出す
  • スカウト方式で採用する
  • 紹介を受ける

それぞれの方法について詳しく解説します。


経験者を対象とした求人を出す

求人サイトや転職エージェントサービス向けに、経験者を対象とした求人を出す方法です。この方法なら秘書としての転職を検討している人のうち、秘書経験者のみを募集対象とできます。

求人サイトや転職エージェントは、転職を希望する人の多くが利用するサービスです。そのため転職希望者を探すうえでもっとも手軽といえます。

ただしこれらのサービスは、掲載料や成功報酬が発生します。そのため採用費が高額になりやすい方法です。


スカウト方式で採用する

求職者からの応募を待つのではなく、企業側からアプローチをして採用する、スカウト方式もあります。スカウト方式なら、自社が採用したいと思う人材のみに絞った採用が可能です。

スカウト方式の多くは、交渉のなかで労働条件や仕事内容などを明確にし、そのうえで採用活動を行います。したがって求職者にとっても、内定前に入社後のイメージがしやすいという大きなメリットがある方法です。

なおスカウトによる採用を行えるプラットフォームはそれほど多くありません。スカウトという方法を知らない求職者も多く、知っていても使っていない人も多くいます。

理想的な秘書経験者が見つけやすい方法ですが、そもそも利用者の絶対数が多くないというデメリットがあります。


紹介を受ける

第三者から紹介された人材を採用する方法も有力です。自社の関係者の知人であれば、まったく無関係な求職者よりも信頼できます。

紹介による採用であれば、他社サービスに支払う採用費の発生もありません。また求職者および紹介してくれた人、両者との信頼関係の構築にも効果的です。

ただし自社が求める理想的な人材を紹介してもらえるケースは多くありません。秘書経験者で転職を希望している知人を見つけるだけでも難しく、さらに追加で条件があれば、該当する人材が見つかる可能性は低くなってしまいます。



秘書経験者に依頼するならオンライン秘書がおすすめ!

秘書経験者を雇用する方法は複数あります。しかし自社で直接雇う場合、給与や社会保険料などの人件費、さらには採用費・研修費など費用が高額になりがちです。予算の都合で秘書経験者を雇うことが難しいケースも有り得ます。

そこでおすすめなのが、オンライン秘書を利用する方法です。オンライン秘書なら、経験者に比較的低コストで秘書業務を依頼できます。

オンライン秘書の概要や利用するメリットについて紹介します。


オンライン秘書とは

オンライン秘書とは、秘書業務の一部をWeb上で委託できるサービスです。Webのやり取りやツールの活用のみで完結する業務なら、幅広い内容を依頼できます。

オンライン秘書に依頼できる、具体的な業務の例を紹介します。

  • 電話代行:受電の一次対応を行い、発信者・電話番号・内容などをメッセージツールで伝えてもらえます
  • メール対応:簡単な内容であれば対応可能です
  • スケジュール調整、各種手配:ツール上で必要事項を登録すれば、その内容に応じて調整や手配を行います
  • 資料作成、調べ物:依頼した内容に沿って、資料の作成やリサーチ業務などを実施します

来客対応や買い出しなどの物理的な業務でなければ、オンライン秘書に依頼できるケースが多いです。


オンライン秘書のメリット

オンライン秘書の大きなメリットは以下の3点です。

  • コストをおさえられる:自社で直接雇用する際は、採用費・教育費・人件費が発生します。オンライン秘書のほうが雇用するよりもコストをおさえられます
  • 業務量の変動に合わせやすい:秘書業務の量は時期によって変動しやすく、直接雇用では対応が難しいです。オンライン秘書であれば、業務量に合わせてプランや依頼する内容を調整できます
  • 秘書経験者による高品質な業務を期待できる:オンライン秘書のサービスを提供する人は、いずれも秘書としての高い能力を有します。経験者による質の高い業務が可能です

オンライン秘書を利用すれば、秘書経験者に低コストで業務を依頼できます。業務量・業務範囲の調整もしやすいため、自社の理想に合わせて利用可能です。

優秀な秘書経験者をお探しであれば、オンライン秘書の活用も検討してはいかがでしょうか。



まとめ

秘書は幅広いサポート業務を行う職種です。秘書を雇うことで庶務・雑務を任せることができ、自身はコア業務に集中できます。結果として業務の効率化・生産性の向上が期待できます。

しかし業務経験のある優秀な秘書を探すのは容易ではありません。また直接雇用の場合には、大きなコストが発生します。

優秀な経験者に低コストで依頼したい場合は、オンライン秘書の活用がおすすめです。自社の理想や予算に合わせて依頼できるため、秘書を効率的に活用できます。

優秀な秘書経験者をお探しであれば、ぜひオンライン秘書の利用もご検討ください。


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グランサーズラボ|編集部
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2021年生まれ。 BPOや業務効率化など企業成長のためになることがすき。 特にスタートアップやベンチャーなど新しいことに挑戦している人たちを応援するのが生きがい。 知りたい情報のリクエストも受け付けてます!
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