フリーランスが業務代行（オンライン秘書）を利用する際の3つの注意点

オンラインアシスタント・秘書サービスなら「サポーティア（SUPPORT+iA）」

個人事業主（フリーランス）で仕事をする場合、1人でさまざまな業務を行わなければならず、うまく仕組みを考えておかないと負担が大きくなる恐れがあります。業務に関する負担を減らす方法の1つとして、オンライン秘書を活用してみると良いでしょう。

いわゆる業務代行サービスを利用することで、苦手な分野のサポートや専門性の高いサービスを受けることができます。この記事では、オンライン秘書の基本的なサービスや利用時の注意点などを解説します。

フリーランスがオンライン秘書を利用する3つのメリット

オンライン秘書は大企業や中小企業だけでなく、個人事業主（フリーランス）にとっても利用するメリットがあります。

ここでは個人事業主（フリーランス）がオンライン秘書を利用する3つのメリット「メディアやSNS運用の代行」「仕事が効率化され作業時間を削減」「雇用する必要がなくコストを削減」について詳しく解説します。

仕事が効率化され作業時間を削減

オンライン秘書を利用すれば、仕事が効率化されて作業時間を減らすことができます。具体的には経理・財務の管理を主とした、アナログな管理業務が効率化されるでしょう。

個人事業主（フリーランス）は売り上げに直結するコア業務以外にも、多くの雑務を自分でこなす必要があります。領収書や口座の整理、経費の処理や領収書の発行などの経理業務が代表的です。こういった処理は事業の管理や確定申告のために欠かせませんが、生産性はありません。しかも、多くの資料を扱うために長時間を費やしてしまうでしょう。

このような業務をオンライン秘書に代行すれば、事務作業を手放すことができ、生産性のない作業時間が削減できます。

空いた時間は休んだり、売り上げ向上のためのスキルアップや広告活動に充てるのも自由です。個人事業主（フリーランス）になって時間が足りないと感じている方は、検討してみてはいかがでしょう。

メディアやSNS運用の代行

オンライン秘書はメディアやSNSの運用を代行してくれます。ホームページの作成から管理、X（旧：Twitter）やInstagramなどを利用し、クライアントの広報活動をサポートしてくれるのです。

個人事業主（フリーランス）として生きていくには、自分という存在を多くの人に知ってもらうことは非常に大切です。

一方、これまでメディアやSNSの運用を行っておらず、苦手としているフリーランスの方も多いのではないでしょうか。

オンライン秘書のスタッフには、そういったSNSの運用スキルに長けた人材も揃っているいます。苦手な広報活動は外注化して、ご自身はサービスの質を向上させることに注力するのも、一つの手段かもしれません。

雇用する必要がなくコストを削減

オンライン秘書サービスはあくまで業務委託の形態なので、人材を雇用しない分、最低限までコストをカットできます。

雇用するとなれば毎月固定で給与を支払わねばならず、収支が安定しない個人事業主（フリーランス）にとってはハードルが高いです。また、育成や密なコミュニケーションが求められ、費用だけでなく人を管理するための時間と労力もかかってしまいます。

一方、オンライン秘書サービスならば必要最低限の費用とコミュニケーションコストで、依頼主が求める仕事を果たしてくれます。もし、オンライン秘書が自分には合わないと思ったら、解約してそれ以降は余計な費用を支払わずに済むので安心です。

人の手は借りたいけど、コストはなるべく抑えたい個人事業主（フリーランス）にとっては、ちょうど痒いところに手が届くサービスとなり得るでしょう。

フリーランスがオンライン秘書を利用する3つのデメリット

ここまで個人事業主（フリーランス）がオンライン秘書を利用するメリットについて解説しました。

一方、利用する際のデメリットについても理解しておきましょう。

ここからはオンライン秘書を活用する3つのデメリット「ITリテラシーが低いと活用が困難」「担当アシスタント次第で満足度が変化」「待機時間も契約時間に計上」について詳しく解説します。

ITリテラシーが低いと活用が困難

オンライン秘書サービスはその名の通り、担当者とのコミュニケーションツールはチャットやビデオ通話です。もし、利用する際に最低限のITリテラシーを身につけてなければ、コミュニケーションが円滑にできない可能性あります。

各種オンラインコミュニケーションツールについては、最低限は使い方を学んでおくようにしましょう。

担当アシスタント次第で満足度が変化

オンライン秘書サービスの満足度は、担当アシスタントとの相性で大きく変わります。また、担当アシスタントのスキルが未熟だった場合、作業のスピードやクオリティに不満を感じるケースがあるかもしれません。

担当の指名や変更については、対応していないオンライン秘書サービスが多く、自分にマッチしたアシスタントがついてくれるかは運次第です。

とはいえ、企業ごとに確立された研修を行っていることがほとんど。担当者によって多少スキルや相性に差はあれど、料金に見合った仕事をしてくれないケースは稀ですので、それほど神経質になる必要はありません。

待機時間も契約時間に計上

多くのオンライン秘書サービスは月額制を設けています。業務を依頼して稼働してもらっている間は問題ありませんが、業務が途切れて待機時間ができると非常にもったいないです。

同じ料金を支払ってサービスを受けるのであれば、なるべく多くの業務を消化して欲しいところです。オンライン秘書サービスを利用する場合、あらかじめ任せる業務を洗い出しておいて、常にアシスタントの方が稼働できるように心がけましょう。

依頼できる業務内容

オンライン秘書の利用を検討するにあたって気になる点は、どのような業務を依頼できるかという点があげられるでしょう。秘書業務に関することであれば、電話対応やメールの返信代行、スケジュールの調整などがあげられます。

また、経理業務に関しては記帳代行や請求書の作成、各種振込や支払いの代行業務などに対応してくれます。日々の経理業務は税務申告などにも影響してくるので、専門性の高いサービスを提供している会社に依頼をすることが大切です。

他にも、Webサイトの運用に関する業務や顧客管理といった営業支援などのサポートも受けられます。どのようなサービスをアウトソーシングすれば、全体的な業務負担を軽減できるかを踏まえて依頼先を検討してみましょう。

さまざまな業務に対応してもらうには、専門性の高いサービスを提供している会社を選ぶことが大切です。実績や利用料金、依頼できる業務内容などをチェックして選んでみてください。

利用する際の3つの注意点

オンライン秘書のサービスを使うことで、業務に関する負担を軽減できますが、利用にあたっては気をつけておくべきポイントもあります。ここでは、サービスを利用する際の3つの注意点「依頼内容をマニュアル化」「業務終了後は必ず確認」「利用時間は平日昼間」について詳しく解説します。

依頼内容をマニュアル化

オンライン秘書のサービスは、月額固定の料金プランを採用しているものが多く、1ヶ月あたりで利用できる時間数が決められているのが一般的です。あまり利用しない場合であっても定額料金が発生するので、定められた時間数を無駄なく活用することが大事だといえます。

依頼したい業務が曖昧なままサービスの利用を始めても、時間だけを無駄にしてしまう恐れがあります。自分で作業を行う際に苦手な部分が何かを洗い出すことで、任せるべき業務を整理してみてください。

また、サービスを提供する会社によってオンライン秘書のスキルにバラつきがあるため、複数の会社を比較して利用するところを選んでみましょう。会社によって得意分野やサポートできる範囲は異なるので、自分に合ったサービスを見つけることが効率化につながるはずです。

業務終了後は必ず確認

オンライン秘書サービスを利用するときは、依頼した業務をきちんと行ってくれたかを必ず確認しましょう。後から誤りが見つかれば、結局自分で作業を行うことになり、二度手間になるケースがあります。

たとえ、業務にミスがあったとしても早い段階で指摘をして修正作業を行ってもらうほうが、ロスとなる部分を減らせます。また、できるだけミスを減らすためには、事前のコミュニケーションをしっかりと行うことも大切です。

行ってほしい業務内容がきちんと伝わっていなければ、満足のいく成果を得づらくなるので意識的にやりとりを重ねてみましょう。スタッフとの相性がどうしても良くないときは、サービスの運営会社に相談をして、スタッフを変更してもらうなどの処置をとってみてください。

利用時間は平日昼間

フリーランスとして働いている方の場合、繁忙期などがあることから不規則なリズムで働いていることもめずらしくありません。オンライン秘書のサービスは基本的に平日の利用となっているところが多いので、土日祝日や遅い時間帯などは利用できないことも多いといえます。

そのため、スタッフとのやりとりが日中となるため、連絡がきた場合にすぐ対応できるかを確認しておきましょう。事務作業を依頼するなら平日に作業を進めてもらい、土日にチェックをして翌週の月曜日に修正作業を行ってもらうといったサイクルを組み立てておくとスムーズです。

1人で集中して作業を行う時間とスタッフに業務を依頼しながら作業を進める時間を切り分けることで、無駄なくサービスを活用できるようになるでしょう。サービスを利用する前に気になる点は相談をして、どのようなプランであれば効率的に使えるかを検討してみてください。

フリーランスがオンライン秘書を上手く活用する3つの例

オンライン秘書のメリットとデメリットについては、ご理解いただけたと思います。では、実際に個人事業主（フリーランス）がオンライン秘書を上手に活用する方法をご紹介します。

具体的には3つのポイント「スケジュール管理とリマインドを依頼する」「メディア運用を代行してもらう」「経理業務を依頼してコア業務に集中する」を意識するようにしましょう。

スケジュール管理とリマインドを依頼

個人事業主（フリーランス）と会社員の大きな違いが、スケジュール管理の重要性と難しさです。会社員であれば出勤と退勤の時間が決められており、最低限その時間を守って働いていれば給料をもらうことができるでしょう。

一方、個人事業主（フリーランス）の場合は出勤や退勤の時間が誰にも決められていません。また、クライアントとの約束や打ち合わせが多く、スケジュール管理が非常に煩雑です。もし、スケジュール管理が甘く、クライアントとの約束を破ってしまったら一気に信用を損ねてしまいます。

そのような致命的なミスを避けるために、スケジュール管理とリマインドを依頼するといいでしょう。予定のブッキングを予防するだけでなく、余計なリソースを使わないので、結果的にコア業務の成績アップが期待できます。

ホテルや新幹線・飛行機の確保

ホテルや新幹線・飛行機などの確保を依頼するのも、上手なオンライン秘書の上手な活用法です。立地や予算を考慮して出先のホテルを検索するのは、意外と面倒で時間がかかる作業です。

また、新幹線や飛行機の確保については、前述のスケジュール管理と一緒に依頼するといいでしょう。時間や移動方法を一元的に管理してもらえば、多くの作業時間と労力をコア業務に費やせます。

依頼内容をマニュアル化しておく

オンライン秘書に依頼できる業務は、良くも悪くも多岐に渡ります。それゆえ、何をどのように指示したらいいかも悩む可能性が高いです。指示が途切れてしまうと、前述の通り無駄な費用を払うことになりかねません。

対策として、オンライン秘書サービスを利用し始める前から、自分の業務内容を洗い出してマニュアル化しておきましょう。時間が足りない中、業務のマニュアル化するのは非常に難しいでしょう。

しかし、1度マニュアルが完成すれば、その後は最小限のコミュニケーションでアシスタントが動いてくれます。そうなれば、自分の仕事に集中できる時間が大きく増えて、生産性向上するはずです。

最初は大雑把にでもマニュアルができていれば、やり取りをする中で担当アシスタントが一緒にブラッシュアップをしてくれます。

複数のオンライン秘書サービスを比較する

オンライン秘書のサービスを提供する企業は複数存在します。提供元によって1ヶ月単位で契約できる企業もあれば、3ヶ月以上の契約が必要な企業もあり、期間の縛りは様々です。
また、サービスごとに料金も幅広く、サービス期間が同じであっても全く異なる料金形態となります。

何より大切なのは、自分が求めるサービスを提供してくれるかどうかです。いくら安くてサービス期間が長くても、サポートしてほしいポイントを的確に理解してくれないオンライン秘書サービスは利用するべきではありません。

企業によってメディア運用に長けていたり、経理業務やバックオフィスサポートを得意としていたりするものです。オンライン秘書サービスを利用する場合はしっかりと事前に調査し、ご自身がサポートしてほしい分野と提供側の得意とする分野が重なり、期間と料金に納得がいくのか確認しておきましょう。

​​​​オンライン秘書サービスの特徴を把握して効率良く活用してみよう

個人事業主（フリーランス）として働いている方の場合、メインとなる業務だけでなく経理や顧客管理など事務的な部分での作業も数多く処理しなければなりません。限られた時間のなかで滞りなく業務を進めるには、自分1人ですべての作業を行おうとするよりも、外部に任せられる作業はどんどん依頼をしていくほうがスムーズだといえます。

オンラインアシスタント・秘書サービスの「SUPPORT+iA」（サポーティア）なら、公認会計士が運営・監修しているので高品質なサービスを受けることができます。高いスキルを持ったスタッフによって運営されているサービスだからこそ、バックオフィスに関する業務を安心して任せられます。

依頼できる業務としては、資料整理や各種リサーチなどの他に、役所の手続きや契約書の作成など幅広い範囲で作業を任せることが可能です。特に、財務や経理に関する業務を得意としており、請求書の発行や支払管理、記帳代行など1人で行うには難しい作業を代行してもらえます。

事務作業を自分で進めようとしても、分からない部分を相談できなかったり、忙しさのあまりメインの業務が疎かになってしまったりするものです。SUPPORT+iAなら、月額固定の料金で必要な業務を依頼できるので、忙しさに応じて使うことができます。

人手が足りないときには事務作業を行うスタッフを雇うことも考えられますが、毎月コストが発生するので、結局は自分で作業を行う場合もあるでしょう。アウトソーシングを活用して業務を効率化しつつ、コストの負担も抑えたい方はSUPPORT+iAをぜひ、活用してみてください。

関連記事

• オンライン秘書の何がいいのか？オンライン秘書を雇うメリットを解説。
• オンライン秘書主要サービス比較！選定で押さえるべき基準を解説