フリーランスが業務代行（オンライン秘書）を利用する際の3つの注意点

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個人事業主（フリーランス）で仕事をする場合、1人でさまざまな業務を行わなければならず、うまく仕組みを考えておかないと負担が大きくなる恐れがあります。業務に関する負担を減らす方法の1つとして、オンライン秘書を活用してみると良いでしょう。

いわゆる業務代行サービスを利用することで、苦手な分野のサポートや専門性の高いサービスを受けることができます。この記事では、オンライン秘書の基本的なサービスや利用時の注意点などを解説します。

オンライン秘書がフリーランスにおすすめの理由

個人事業主（フリーランス）の方が、オンライン秘書のサービスを利用することのメリットは、バックオフィス業務の負担を減らせる点があげられます。請求書の作成や顧客管理などは業務にとって必要なものですが、あまり多くの時間をかけられないこともあるでしょう。

事務作業に手がかかることで、メインとなる業務が疎かになることは避けたいものです。バックオフィスに関する業務はある程度ルーティンワーク化できるものなので、外部に業務代行を依頼することが可能だといえます。

日々の経理業務などをアウトソーシングできれば、本来取り組むべき業務に集中できるので、売上をアップさせることにつなげられるでしょう。経理を雇うとなれば人件費がかかるため、外注化することで費用の面からも負担を減らせるはずです。

オンライン秘書のサービスはリモートでの依頼が可能なので、さまざまな業務を必要なタイミングでお願いすることができます。業務の忙しさに応じてうまく使い分けてみることで、売上のアップに結びつけられるでしょう。

依頼できる業務内容

オンライン秘書の利用を検討するにあたって気になる点は、どのような業務を依頼できるかという点があげられるでしょう。秘書業務に関することであれば、電話対応やメールの返信代行、スケジュールの調整などがあげられます。

また、経理業務に関しては記帳代行や請求書の作成、各種振込や支払いの代行業務などに対応してくれます。日々の経理業務は税務申告などにも影響してくるので、専門性の高いサービスを提供している会社に依頼をすることが大切です。

他にも、Webサイトの運用に関する業務や顧客管理といった営業支援などのサポートも受けられます。どのようなサービスをアウトソーシングすれば、全体的な業務負担を軽減できるかを踏まえて依頼先を検討してみましょう。

さまざまな業務に対応してもらうには、専門性の高いサービスを提供している会社を選ぶことが大切です。実績や利用料金、依頼できる業務内容などをチェックして選んでみてください。

利用する際の3つの注意点

オンライン秘書のサービスを使うことで、業務に関する負担を軽減できますが、利用にあたっては気をつけておくべきポイントもあります。ここでは、サービスを利用する際の3つの注意点「依頼内容をマニュアル化」「業務終了後は必ず確認」「利用時間は平日昼間」について詳しく解説します。

依頼内容をマニュアル化

オンライン秘書のサービスは、月額固定の料金プランを採用しているものが多く、1ヶ月あたりで利用できる時間数が決められているのが一般的です。あまり利用しない場合であっても定額料金が発生するので、定められた時間数を無駄なく活用することが大事だといえます。

依頼したい業務が曖昧なままサービスの利用を始めても、時間だけを無駄にしてしまう恐れがあります。自分で作業を行う際に苦手な部分が何かを洗い出すことで、任せるべき業務を整理してみてください。

また、サービスを提供する会社によってオンライン秘書のスキルにバラつきがあるため、複数の会社を比較して利用するところを選んでみましょう。会社によって得意分野やサポートできる範囲は異なるので、自分に合ったサービスを見つけることが効率化につながるはずです。

業務終了後は必ず確認

オンライン秘書サービスを利用するときは、依頼した業務をきちんと行ってくれたかを必ず確認しましょう。後から誤りが見つかれば、結局自分で作業を行うことになり、二度手間になるケースがあります。

たとえ、業務にミスがあったとしても早い段階で指摘をして修正作業を行ってもらうほうが、ロスとなる部分を減らせます。また、できるだけミスを減らすためには、事前のコミュニケーションをしっかりと行うことも大切です。

行ってほしい業務内容がきちんと伝わっていなければ、満足のいく成果を得づらくなるので意識的にやりとりを重ねてみましょう。スタッフとの相性がどうしても良くないときは、サービスの運営会社に相談をして、スタッフを変更してもらうなどの処置をとってみてください。

利用時間は平日昼間

フリーランスとして働いている方の場合、繁忙期などがあることから不規則なリズムで働いていることもめずらしくありません。オンライン秘書のサービスは基本的に平日の利用となっているところが多いので、土日祝日や遅い時間帯などは利用できないことも多いといえます。

そのため、スタッフとのやりとりが日中となるため、連絡がきた場合にすぐ対応できるかを確認しておきましょう。事務作業を依頼するなら平日に作業を進めてもらい、土日にチェックをして翌週の月曜日に修正作業を行ってもらうといったサイクルを組み立てておくとスムーズです。

1人で集中して作業を行う時間とスタッフに業務を依頼しながら作業を進める時間を切り分けることで、無駄なくサービスを活用できるようになるでしょう。サービスを利用する前に気になる点は相談をして、どのようなプランであれば効率的に使えるかを検討してみてください。

​​​​オンライン秘書サービスの特徴を把握して効率良く活用してみよう

個人事業主（フリーランス）として働いている方の場合、メインとなる業務だけでなく経理や顧客管理など事務的な部分での作業も数多く処理しなければなりません。限られた時間のなかで滞りなく業務を進めるには、自分1人ですべての作業を行おうとするよりも、外部に任せられる作業はどんどん依頼をしていくほうがスムーズだといえます。

オンラインアシスタント・秘書サービスの「SUPPORT+iA」（サポーティア）なら、公認会計士が運営・監修しているので高品質なサービスを受けることができます。高いスキルを持ったスタッフによって運営されているサービスだからこそ、バックオフィスに関する業務を安心して任せられます。

依頼できる業務としては、資料整理や各種リサーチなどの他に、役所の手続きや契約書の作成など幅広い範囲で作業を任せることが可能です。特に、財務や経理に関する業務を得意としており、請求書の発行や支払管理、記帳代行など1人で行うには難しい作業を代行してもらえます。

事務作業を自分で進めようとしても、分からない部分を相談できなかったり、忙しさのあまりメインの業務が疎かになってしまったりするものです。SUPPORT+iAなら、月額固定の料金で必要な業務を依頼できるので、忙しさに応じて使うことができます。

人手が足りないときには事務作業を行うスタッフを雇うことも考えられますが、毎月コストが発生するので、結局は自分で作業を行う場合もあるでしょう。アウトソーシングを活用して業務を効率化しつつ、コストの負担も抑えたい方はSUPPORT+iAをぜひ、活用してみてください。

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